Workplace-avtale på plass

Kommunen har signert avtale med Facebook om innføring av nytt verktøy for internkommuniksjon. – Dette åpner opp for hyppigere deling av erfaringer og informasjon, sier Ellen Bjelke, Thea Angelo og Mari Sophie Hveem.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Verktøyet har vært pilotert i kommunen gjennom et år, der ansatte i byrådsavdelingene, Bydel Alna, Sykehjemsetaten, UKE og Kulturetaten har fått leke seg ganske fritt.

Prosjektet har vært ledet av UKE, på oppdrag fra Byrådslederens kontor. Erfaringene med bruk av et sosialt internkommunikasjonsverktøy har vært så gode, at det ble utlyst konkurranse for anskaffelse senhøsten 2016.


NOK TIL ALLE. Ellen Bjelke, Thea Angelo og Mari Sophie Hveem i UKE står klare med internkommunikasjonstilbud til hele kommunen.

Ikke alle på én gang
Anskaffelsesprosessen løp sommer og høst 2017, og hadde form som en anbudskonkurranse med forhandling. Forrige uke ble det klart at kommunen altså hadde tegnet avtale med Facebook, som den enkelte virksomhet kan knytte seg til.

Avtalen innebærer ikke at alle kommunens medarbeidere får tilgang på én gang.

– Så langt har 26 virksomheter stilt seg i kø for tilgang og satt av midler til lisenser og implementeringskost, forteller avdelingsdirektør Ellen Bjelke i Kunde og kommunikasjon i UKE.

Dermed vil rundt 41 000 medarbeidere, 74 prosent av oss, være på Workplace i løpet av året.

Fremmer tillitskultur
Bjelke anser Workplace som en viktig del av arbeidet med å skape en åpen og tillitsbasert kultur, med kort avstand mellom byens ledelse, kommunens ledere og ansatte i kommunale virksomheter.

– Med dette verktøyet kan vi bidra til en åpen og mer delende kultur, og samtidig gjøre kommunen mer effektiv. En slik satsing på internkommunikasjon vil dermed gi positive utslag for byens innbyggere, sier Ellen Bjelke.

Strengt detaljert
Det er imidlertid noen helt spesielle utfordringer knyttet til det å inngå avtale med et internasjonalt teknologiselskap av denne typen, ikke minst i forbindelse med innføringen av ny europeisk personvernlovgivning.

– Derfor har kommunens spesialistmiljøer på personvern, skylagring og jus jobbet ekstremt hardt med å skaffe oss en vanntett og bærekraftig avtale, sier Mari Sophie Hveem, som har vært prosjektleder for piloten og anskaffelsen.

Prosjektet har også hatt kontinuerlig dialog med Datatilsynet

– Vi har spesialisert og detaljert avtalekrav til Facebook som sikrer oss fullstendig eierskap til alle data på vår del av plattformen. Men ingen kontrakt kan sikre sunn informasjonsforvaltning, det er opp til oss selv. Derfor har vi lagt opp til et fast og relativt strengt implementeringsløp for hver enkelt virksomhet, sier Hveem.

Kolonnekjøring i bevegelse
Av de 26 virksomhetene som p.t. står i kø, er Brann- og redningsetaten, Bydel Nordstrand, Klimaetaten, Omsorgsbygg og Vann- og avløpsetaten i første pulje. Ledere og utvalgte nøkkelpersoner får tilgang allerede denne uken, med øvrige medarbeidere hakk i hæl etter vinterferien.

– De fem virksomhetene er valgt ut på grunn av variasjonen i antall medarbeidere, lokasjoner, modenhetsgrad og lederforankring. De blir som en slags «annenpilot» etter prosjektpilotene fra i fjor. Erfaringene vi gjør oss fra pulje én vil bestemme hastigheten på den videre implementeringen, sier prosjektleder Thea Angelo i Kunde og kommunikasjon.

Dynamisk utrullingsplan
– Hva slags regime kan disse virksomhetene vente seg i forbindelse med Workplace-innføringen?

– Innføringen av Workplace har stor betydning for utviklingen av kommunikasjons- og arbeidskulturen i kommunen. Vi må gjøre alt vi kan for å sikre at vi utnytter potensialene som ligger i verktøyet. Alle medarbeidere og alle virksomheter må derfor forplikte seg til å følge et sett av kjøreregler, basert på retningslinjene vi utviklet i pilotprosjektet, sier Angelo.

– Hva skjer etter at første pulje er trygt i gang med deling og liking?

– Vi har sju puljer, med opptil fem virksomheter i hver. 2018 er avsatt til forsvarlig utrulling av disse, og vi skynder oss så mye vi kan. Kanskje gjør vi unna den nåværende køen allerede tidlig i høst, dette er avhengig av hvordan det går med de første. Så er det lov å håpe at vi etter hvert blir enda flere også. Fullt potensial oppnås jo først når alle virksomheter er på, sier Angelo.

Gode erfaringer
Bydel Alna har gode erfaringer med Workplace.

– Verktøyet bringer oss nærmere hverandre og gjør samhandling enklere. Med Workplace er det lettere å dele fag med kolleger på tvers av avdelinger og tjenestested. Samtidig så skal vi ikke underslå at implementeringen krever noe av oss. Det er nødvendig å sette av tid og ressurser til å motivere hele organisasjonen til å bruke verktøyet. Et verktøy for internkommunikasjon er noe vi har savnet, og Workplace hjelper oss til å få mer effektive arbeidsprosesser og god samhandling, sier kommunikasjonssjef Cecilie Dahl i Bydel Alna.

Lignende signaler kommer fra Deichman:

– Workplace er et uvurderlig verktøy som hjelper nær 300 ansatte, spredt over mer enn 15 ulike arbeidssteder, til å dele kunnskap, erfaringer, arbeidsprosesser. Bibliotekene deler nå erfaringer på tvers, enklere og mer effektivt enn før. Workplace bidrar også til at man «ser» hvem de andre. Workplace brukes av de aller fleste hos oss, også på mobil, sier kommunikasjonssjef Jørn Johansen i Deichman.

Kommunikasjonssjef Kjersti Tubaas i Kulturetaten sier følgende:

Workplace har vært et utrolig viktig verktøy for nye samarbeid og tilgjengelighet i etaten. Det er rett og slett lettere å komme i kontakt med ansatte uavhengig av stilling, hierarki og hvor du er lokalisert. Vi får fremmet kompetanse som før var mer usynlig og skaper bedre arbeidsprosesser på flere felt. Workplace brukes daglig av de fleste ansatte, og vi er vel sånn nå at vi tenker; hvordan klarte vi oss før Workplace?

Lurer du på noe om verktøyet eller innføringsløpet?

Kontakt Thea Angelo


Kontakt Mari Sophie Hveem

Se også:
– Man må være med (29.5.2017)
Åpnere internkommunikasjon (9.1.2017)

Videohilsen fra bydelsdirektøren (Workplace)