Acos Websak har fra første kvartal 2020 blitt den største sak- og arkivløsningen i kommunen. – I løpet av 2021 vil de fleste andre arkivsystemer være avviklet. Og i juni gjør brukervennligheten et byks, for da kommer Websak 8, sier prosjektleder Kristin Westbye.
Av Svein Jørgen Kjenner Johansen
Ved årsskiftet, med 16 virksomheter i produksjon, ble Websak den mest benyttede sak- og arkivløsningen i Oslo kommune. Byrådsavdelingene, Helseetaten og Sykehjemsetaten er blant virksomhetene som har gått over til fullforvaltet sak- og arkivtjeneste fra UKE det siste halvåret.
Totalt er nå 23 virksomheter tilknyttet fellesavtalen. Riktignok har korona ført til mindre forsinkelser nå i vår, men det store bildet er at kommunen samler seg om én løsning i tråd med avtalen fra 2016.
Enklere i bruk
Tjenesteforvaltningen i UKE jobber i tillegg i disse dager på spreng for å kunne tilgjengeliggjøre Websak+, som er det nye nettbaserte saksbehandlingsgrensesnittet.
– Etter planen slippes den i starten av juni. Sammenlignet med det vi har i dag er det en lettere og luftigere løsning, med mer intuitiv funksjonalitet og enklere begrepsbruk. Ikke fullt så arkivtung. Nye prosjekter i kommunen tar denne i bruk fortløpende, og vi forventer å se virksomhetene som allerede er i gang skifte over til Websak+ utover høsten, sier prosjektleder for implementering av kommunens sak- og arkivsystem, Kristin Westbye.
Med det nye grensesnittet går vi fra saksbehandling i e-post til en mer moderne arbeidsform. Skjemaløsninger med integrasjon til rammeverket for Digitalt veiledet dialog, SvarINN og svarUT gir en helhetlig og heldigital prosess.
En mer digital kommune
Websak er integrert med Webcruiter, HR-systemet, SvarInn, SvarUT, Enhetsregisteret, Folkeregisteret, skjemaer for digitalt veiledet dialog og en del virksomhetsspesifikke fagsystemer. Ikke minst er det funksjonalitet for publisering til eInnsyn, noe som legger til rette for fulltekstpublisering av hver virksomhets saker, og dermed økt åpenhet og et mer robust demokrati.
– Ideen om ett felles sak- og arkivsystem for alle kommunens virksomheter er like god i dag som i 2016. Papirbaserte og ikke-støttede systemer på gamle avtaler gjør oss sårbare for feil, og krever store ressurser å forvalte. Systemkonsolideringsprosjektet har beregnet at det er millioner å spare på samle leverandøroppfølging og videreutvikling innen sak og arkiv. I tillegg nyter vi godt av kontinuerlig dialog og kompetansedeling, sier Westbye.
Én for alle
Blant virksomhetene som er i oppstartsfase av sine implementeringsprosjekter denne våren er Næringsetaten, Gravferdsetaten og Byantikvaren. Det største prosjektet er imidlertid fellesprosjekt for bydelene, som i løpet av 2021 samles på en Acos-løsning hos Byarkivets dokumentssenter.
– Ikke alle velger UKEs tjeneste med full drift og forvaltning på felles IKT-plattform, men det viktigste er at vi samles om på én tjeneste for kommunens virksomheter. Målet er at alle virksomheter i Oslo kommune skal få mulighet til å komme over innen 2021, og vi er godt i rute, sier Westbye.
Se også:
Hylleklar sak- og arkivløsning (8.2.2019)
Fus på ACOS Websak (27.4.2018)
Kast alle papirene (13.4.2018)
Valgte ACOS til eArkiv (22.8.2016)
Sak/arkiv-anskaffelse kunngjort (15.9.2015)