171220_Informasjon og avtale mellom pilotbrukere og OkAvdeling for virksomhetsstyring har etablert nye internkommunikasjonsrutiner, gjør seg bemerket på Workplace, og setter av høstsemesteret til kompetanseutvikling.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

En kan mene at UKE er en rimelig assortert gjeng. Vi styrer med IT og intranett, men også lønnskjøring og sentralbord. Kurs og anskaffelser. Anti-arbeidsmarkedskriminalitet, remittering, kaffemaskiner og coaching.

Kulturbygging
I midten av det hele sitter Virksomhetsstyring. Og som et UKE i miniatyr styrer man her med informasjonssikkerhet, MinTid, kulepenner, eArkiv og HR-rapportering. Bokser og piler flyter omkring i organisasjonskartet, mens vi som arbeider her gjerne trenger litt 1) Kontinuitet 2) Lagånd 3) Informasjon om hva som skjer.

– Det vi gjør i avdelingen i høst er en direkte oppfølger til etatsdirektørs klare oppfordring om å bygge kompetanse avdelingsvis og for UKE som helhet. Vår avdeling har nok flytt litt fra hverandre, medarbeiderne rapporterer om litt svak organisasjonskultur. Så vi prøver å bygge den litt opp, forteller avdelingsdirektør Terje Sætervik.

STATUSOPPDATERING. Avdeling for virksomhetsstyring rapporterer om ekstrainnsats for kontroll av feriesaldo, maldistribusjon i Acos Websak, flytteprosess for Grenseveien 92, hjemlån av elsykler, endringer i kostnadssted og planlegging av høstens kommunikasjonsopplæring.

Kjappe statusmøter
Virksomhetsstyring hadde tidligere månedlige avdelingsmøter. Her samlet man seg gjerne om faglige presentasjoner og fikk rapport fra ledermøter og signaler fra kommunen for øvrig. Flere opplevde imidlertid dette som for spredt og lite relevant. Nå gjennomføres i stedet ukentlige stand up-møter, der hver enkelt medarbeider deler en kort statusrapport og signalene ovenfra kommer mer regelmessig

– I tillegg benytter vi Workplace til å dele informasjon aktivt, både internt og med etaten, alt med den hensikt å gjøre arbeidsinnsatsen vår mest mulig effektiv, sier Sætervik.

Kommunikasjonstrening
Et ekstra spennende kompetansetiltak avdelingen har planlagt, er et egenutviklet kommunikasjons- og klarspråkskurs som skal gjennomføres i løpet av høsten. Ved hjelp av interne krefter gjennomføres et kollektivt opplegg med henblikk på gjennomføringskraft, samarbeid og omdømme.

– Kurset vårt har blant annet opphav i kundeundersøkelsen vi gjennomførte tidligere i år, hvor bedre kommunikasjon var blant tilbakemeldingene fra folk i etaten. Nå som teknologien gir så gode muligheter for smidig kommunikasjon, med Workplace, Skype og håndholdt og døgnkontinuerlig forbindelse, skal serviceinnstillingen i hvertfall ikke stå på oss som jobber her, sier Sætervik.

Kursopplegget starter i oktober. Sætervik oppfordrer alle UKE-folk til å rapportere om eventuell forbedring.