Vekk med permene!

Flytting ga Bydel Gamle Oslo (BGO) en god mulighet til å implementere en av de etablerte RPA-arbeidsprosessene.

Å slutte med arkivering av bilag i permer og la RPA gjøre jobben, har krevd og krever tett oppfølging fra leder.

BGO har tatt dette på alvor. Bydelen er på flyttefot til nye lokaler i Christian Kroghs gate 16, og grep muligheten til å iverksette RPA-arbeidsprosessen «opplasting av bilag i økonomisystemet». Nå kvitter bydelen seg med arkivet, roboten jobber for harde livet med scanning av bilag, og permer fjernes. Sverre Osland, avdelingsdirektør for økonomi, strategi og analyse, er tilfreds med besparingsmulighetene med tanke på arkivet.

– I dag benytter vi 150 m2 til lagring av papirer for underbilag. Det er uaktuelt å leie ekstra plass til dette når vi flytter. Arbeidsprosessen har derfor vært betimelig og god for oss, sier han.

FYSISK ARKIV I PERMER ER RETT OG SLETT LITT «PRE-HISTORISK». Arkiv er fremdeles veldig relevant, men da digitalisert. Nå fører RPA til at Bydel Gamle Oslo kan kvitte seg med disse permene (og mange flere permer som du ikke ser på bildet). Fra venstre: Nina Merete Ellingsen, Sverre Osland og Viosa Krasniqi Dulovi.

Sverre legger til at bydelen havnet «midt i smørøyet» med tanke på RPA. Bydelen var ikke deltaker i den første evalueringen av RPA, og Sverre er glad for at bydelen kan benytte seg av erfaringer som Innovasjonsprogrammet har høstet. Samarbeidet mellom deltakerne i Innovasjonsprogrammet har ført til en god oppbygging av kompetanse på effektivisering av forretningsprosesser, teknologi og rammeverk.

Ressursallokering er et lederansvar
Viosa Krasniqi Dulovi, teamleder for lønn og regnskap, forteller at det er de tidkrevende og manuelt repeterende oppgaver som settes bort til roboten. Tiden som frigjøres fordi roboten jobber raskere, gjør at bydelen kan bruke kompetanse og ressurser på andre oppgaver som tidligere fikk lav prioritet.

– Nærmeste leder har et ansvar for hvilke oppgaver som skal opp- eller nedprioriteres blant medarbeiderne. De oppgavene som roboten gjør, er som oftest oppgavene som aldri gjøres i tide fordi vi ikke har nok tid, forteller Viosa.

Sverre understreker at nærmeste leder er ansvarlig for å sørge for at medarbeiderne har tilstrekkelig med oppgaver og riktig kompetanse til å utføre eventuelt nye oppgaver. Dette er forankret i ledergruppen og følges opp der.

Lederdialog og kommunikasjon avgjørende
Alle ledere i Oslo kommune har et informasjonsansvar. En leder i en bydel med RPA har et viktig ansvar for å sørge for god kommunikasjon og for å ta medarbeiderne med på endringsreisen som RPA medfører.

Én av utfordringene lederne i BGO har møtt, er usikkerhet blant medarbeiderne om hva RPA innebærer. Ny teknologi og endringer i måten vi jobber på kan virke skremmende på mange. Det er derfor viktig å skape trygghet og forutsigbarhet for hvordan RPA påvirker arbeidsdagen til den enkelte gjennom tydelig kommunikasjon. Lederne må være gode rollemodeller for endringen slik at medarbeiderne forstår hva som forventes, og for at RPA oppleves som positivt.

Nina Merete Ellingsen, kommunikasjonssjef, fremhever hvor viktig nettopp lederforankring og tydelig kommunikasjon er.

– Lederne er nødt til å ha konkret kunnskap om RPA og bruksområder, om hva vi ønsker å oppnå og hva RPA betyr for oss som bydel og for arbeidsdagen til medarbeiderne. Dersom RPA forankres i alle ledd i organisasjonen og følges tett opp av lederne, blir RPA en positiv opplevelse og gevinstene blir trolig enklere å realisere, avslutter hun.

Les mer om RPA på Workplace.

Fakta

Innovasjonsprogrammet

Innovasjonsprogrammet består nå av Bydel Stovner, Bydel Alna, Bydel Gamle Oslo, Helseetaten og UKE

Robotic Process Automation (RPA)

RPA står for Robotic Process Automation. RPA er en programvare som kan logge seg av og på ulike applikasjoner som et menneske kan, og kan programmeres til å benytte eksisterende brukergrensesnitt slik en medarbeider ville jobbet i systemet.

Følgende arbeidsprosesser er i produksjon:

 • Kontroll av vederlagsberegning

 • Laste opp bilag i økonomisystemet

 • Passivisering av saker i fagsystemet FASIT

 • Bekreftelse på ansettelsesforhold

 • GAT-turnus