Oslo kommune har valgt leverandør til felles sak-/arkivsystem. – ACOS oppfylte alle punktene i kravspesifikasjonen, sier avdelingsdirektør Terje Sætervik i UKE Virksomhetsstyring.
Av Svein Jørgen Kjenner Johansen
Avtalen mellom ACOS og Oslo kommune er den største kommunale anskaffelsen av et Noark 5-godkjent dokumenthåndteringssystem, og en av Norges mest omfattende sak- arkivinnføringer noensinne.
– Det er en stor tillitserklæring å bli valgt til en så sentral samarbeidspartner innenfor digitalisering i Oslo kommune. Vi er også veldig stolte over at kommunen med dette satser på norskutviklet hyllevareløsning, sier daglig leder i ACOS, Bent-Inge Storheim, i en pressemelding.
GØY MED ARKIVERING. Johnny Nyløvold, Terje D. Sætervik, Trine Iren Samuelsen og Inger-Mette Gustavsen fra Oslo kommune og Terje Nes og Ingvild Granseth fra ACOS gleder seg til å innføre nytt sak-/arkivsystem til alle kommunens virksomheter. Klikk her for å se prosjektets intranettside.
Slutt på papirarkivene
Avtalen er konsernovergripende, noe som betyr at alle kommunens etater og bydeler etter hvert skal benytte systemet. Inngåelsen av en felles avtale for sak- og arkivsystem har vært lenge etterspurt blant kommunens virksomheter. Spennet i programporteføljen er stort, og ikke alle innehar et godkjent elektronisk arkiv.
– Dagens situasjon gjør at vi bruker uforholdsmessig mye ressurser på å være i henhold til lov og forskrift. Papirbaserte originalarkiver vanskeliggjør både sporbarhet, sikkerhet, koordinering, gjenbruk, søk og effektiv innbyggerkommunikasjon. Avtalen med ACOS vil gagne både tjenesteproduksjon og publikums innsynsrett. Vi skal sikre at verdien av arbeid ikke går tapt, men kan nyttiggjøres av andre i og utenfor kommunen, sier avdelingsdirektør Terje Sætervik i UKE Virksomhetsstyring.
Autolagring
Løsningen som er valgt er ACOS’ standard programvare på området sak-, arkiv- og dokumentbehandling, ACOS WebSak. Fra før benytter over 1/3 av norske kommuner denne løsningen. UKE har det merkantile ansvaret for innføringen av det nye systemet, mens Oslo byarkiv sikrer det arkivfaglige.
– Et felles arkivsystem som er integrert med virksomhetenes fagsystemer gjør at journalføring og arkivering kan skje mer automatisk og systematisk. Dette sikrer kvaliteten på kommunens hukommelse, i tillegg til å gjøre innbyggere og næringsdrivendes kontakt med kommunen tryggere og mer forutsigbar, sier systemforvalter Inger-Mette Gustavsen i UKE Virksomhetsstyring.
Digital kommune
Den nye anskaffelsen er del av et gigantisk løft på området for eletroniske tjenester og digital kommunikasjon. Nye nettsider, flere selvbetjeningsløsninger og en helhetlig digitalisering av kommunen skal sørge for en enklere og mer effektiv hverdag for innbyggerne.
I byrådets budsjett ligger det 750 millioner kroner til å utvikle digitale løsninger i Oslo kommune. Av disse er det etablert en låneordning på 200 millioner kroner til sak-/arkivsystem. Hver enkelt virksomhet har anledning til å søke rentefritt lån over en fireårsperiode til hjelp med implementeringen av det nye systemet.
UKE og UDE først ut
Utdanningsetaten og Utviklings- og kompetanseetaten blir de første virksomhetene som knytter seg an til det nye systemet. Disse er forventet å være «på lufta» i løpet av mai 2017.
– Vi opplever stor interesse fra kommunens øvrige virksomheter. Noen benytter WebSak allerede, andre er i gang med utredning og analyse av egne arbeidsrutiner i forberedelse til den nye løsningen. Vår rolle vil være som coach, og bistå hver enkelt virksomhet i prosessen frem mot implementering, sier Gustavsen.
Nytte snarere enn plikt
– Hva er suksessfaktoren for en vellykket overgang til nytt sak- og arkivsystem?
– Det er vanskelig å peke på én ting, og virksomhetenes situasjon er innbyrdes ulik. Vi råder enheter som har motsvarende behov og benytter de samme fagsystemene til å vurdere fellesinstallasjoner, for slik å spare tid og penger. For øvrig bestemmes utfallet i stor grad av det som er mellom øra på oss som skal bruke systemet: Det ligger et enormt potensial i tjenestekvalitet og intern effektivitet ved innføringen av WebSak. Men for å oppfylle det, må kommunens virksomheter komme dithen at hver enkelt medarbeider ser nytten av å arkivere, snarere enn å føle det som en plikt, sier Sætervik.
Har du spørsmål om eArkiv eller hvordan man kan benytte seg av den nye avtalen? Kontakt systemforvalter Inger-Mette Gustavsen i UKE Virksomhetsstyring.