Utnytter ikke digitaliseringspotensialet

damengen_aakre_HR-forum_906

HR-konsulent Aud Bratlie Vågenes i Bydel Frogner fikk blomster av UKE ved avdelingsdirektør Birgit Aakre for mest digitalmodne virksomhet ved HR-forum før sommeren. Vi andre ligger dessverre langt bak.

Oslo kommune innførte i 2012 nytt HR-system som skulle automatisere eller gjøre selvbetjent viktige HR-prosesser. Investeringen kostet 350 millioner kroner og ga ledere 35 ulike prosesser knyttet til lønn, fravær og refusjon, håndtering av overtallige, rekruttering, ansettelse, HMS, forhandlinger og kompetansestyring.

En undersøkelse gjennomført i april 2016 viser at kommunen ennå har til gode å utnytte det fulle potensialet av denne viktige IKT-investeringen. Gammeldagse og manuelle arbeidsformer preger mange virksomheter, og bare halvparten av selvbetjeningsmulighetene i HR-systemet er implementert i sin helhet.

liv_ulvmoen_HR-forum_904
VENNLIG TORDENTALE. Fagsjef Liv Stien Ulvmoen i UKE la ikke fingrene i mellom da hun presenterte bruken av HR-systemet på HR-forum i mai.

Dørstokkmila
Det er imidlertid flere gode nyheter spredt mellom det overveiende nedslående inntrykket. Bruken av HR-systemet øker jevnt (om ikke trutt). Og når det gjelder rekruttering har gevinstrealiseringen vært betydelig.

– Paradoksalt nok sier kommunens ledere at det viktigste hinderet for å utnytte potensialet i HR-systemet er at det ikke prioriteres i personaloppfølgingen. Det blir tale om en dørstokkmil, hvor vi samlet sett kunne ha jobbet mer effektivt og med høyere kvalitet, hvis vi bare hadde bestemt oss for implementering, sier fagsjef Liv Stien Ulvmoen i UKE.

Manuellinnsats senker kvaliteten
Heldigvis er det ikke for sent for et digitalt skifte av denne typen. HR-systemet ligger tilgjengelig for ledere og medarbeidere i alle virksomheter, med funksjonaliteter tiden slett ikke har løpt fra.

– Grensesnitt og praktikaliteter ved selve systemet er faktisk blitt rapportert som et større hinder for å ta i bruk HR-systemet ved tidligere undersøkelser enn i år. Nå virker det som om flere ser kvaliteten ved de delene av systemet de har gjort seg kjent med, men utnyttelsen av hele systemets bredde går for langsomt. Dermed blir det større behov for manuell oppfølging, med lavere kvalitet og dårligere tid som resultat, sier Ulvmoen.

Opplærer gjerne
Hun kan fortelle om stor læringslyst og gode resultater hos virksomheter som blir utsatt for «oppsøkende salg» på vegne av kommunens HR-system.

– De fleste vi snakker med innser at det er viktig å utnytte de verktøyene man tross alt har, selv om man ikke anser dem som perfekte. Det hører vel ellers til sjeldenhetene at folk anser arbeidplassens IKT-verktøy som perfekte, og vi har dessverre ikke rukket ut til alle. Men det er bare å ta kontakt for de som ønsker en halvdags innføring i HR-systemets muligheter, sier Ulvmoen.

Ny tid for HR-funksjonen
Medarbeidere som ønsker ytterligere innsikt i HR-systemet eller kravene som stilles til HR-funksjonen i Oslo kommune gjør ellers klokt i å utforske kompetanseprogrammet Ny HR-hverdag. Gjennom seks samlinger, med start 27. september, gjennomgås HR-funksjonens rollen som aktiv støttespiller i utøvelsen av god personalforvaltning.

Hold deg oppdatert
Via UKEs intranett kan du holde deg kontinuerlig oppdatert på endringer og ny funksjonalitet i HR-systemet. Blant de siste nyhetene er nytt tekstfelt i fraværsregistreringsbildet og automatisk selvbetjeningstilgang for nyansatte.

Har du oppdaget smarte måter å bruke HR-systemet på? Bruk kommentarfeltet under denne saken og fortell andre i kommunen om det.

Se også:
Svart belte i selvbetjening (27.5.2015)
HR-medarbeideren i en ny tid (23.2.2016)
Snorklipp for ny HR-funksjon (28.4.2016)
Lærte seg volds- og trusselrapportering (2.12.2015)