Overgangen til Office 365 krever en opprydning i fellesområdene der virksomhetene lagrer filer og dokumenter. Det store spørsmålet er hvordan man starter å rydde?

Av: Sindre Haugan

I løpet av 2021 skal filene flyttes over til SharePoint, og ansvaret for denne flyttejobben ligger hos hver enkelt virksomhet.

For Innkrevingsetaten (INE) er det viktig å sikre bred involvering av ledelsen, og ansvarliggjøre eierne av filområdene.

–  Vi må tydeliggjøre ansvarsområder, så vi unngår den rotete filorganiseringen vi har nå, sier Katja Mlodzianowska. Hun er en av superbrukerne for utrullingen av Office 365 i Oslo kommune.

Hva tar vi med oss videre?

Hver avdeling får en egen mappestruktur, og alle utnevner kontaktpersoner som har hovedansvar for å gå gjennom dokumenter og legge over aktuelle filer i den nye strukturen. Filområdene blir tilgjengelig med lesetilgang en periode, før det resterende blir slettet.

– Vi har diskutert med hver avdeling hva de har behov for. Her prøver vi også å utfordre avdelingene på hvordan de jobber. For eksempel er det en del av informasjonen som kan og bør deles med flere enn de som har tilgang per nå, sier Katja.

Frykter det ukjente

Personlig brenner hun for digitalisering og effektivisering, men hvordan får hun med seg de som ikke deler hennes glødende entusiasme for alt digitalt?

– Det ukjente er alltid skummelt, sånn er det med teknologi også. Jeg vil at folk skal komme til meg hvis de er usikre, for da kan vi finne løsningen sammen, sier hun.

Katja hevder hun merker et generasjonsgap, hvor de yngre er ofte mer nysgjerrige og lærer ting raskere.

– De har gjerne vært borti lignende verktøy før, og da er det enklere å se for seg hvordan man kan nyttiggjøre seg av det i arbeidshverdagen, sier hun.

Gjør det praktisk og nært

Ikke alle lyser opp når de hører ord som: «samhandling, OneNote og Planner». Katja mener det er viktig å synliggjøre verdien av verktøyene, og gi praktiske eksempler på hvordan man kan bruke dem.

– Jeg pleier å illustrere forskjellen mellom Skype og Teams med en gammel hustelefon og en moderne smarttelefon. Ja, en gammel hustelefon kan brukes til å prate, men med en moderne smarttelefon kan du gjøre så mye mer. Du kan handle, se filmer og fikse ting i nettbanken, sier hun.

Mer enn komplisert Skype

Når hun først har fått kollegaene over på det tankesettet, forsøker hun å illustrere verktøyene med konkrete eksempler fra deres arbeidshverdag.

– Teams er likevel mer enn en avansert versjon av Skype. Det handler om å vise folk hvordan de kan bruke ulike funksjoner. Nå kjenner jeg så mange av arbeidsprosessene internt, og kan knytte eksemplene mine til det. Jeg tror det er en viktig del av rollen som superbruker, sier hun.   

Ikke alt på en gang

Ved å knytte verktøyene til eksempler som er kjent for brukeren blir det mindre fremmed og mindre skummelt. Katja er også påpasselig med hvor mye hun presenterer av gangen.

– Man bør unngå å vise alt på en gang. Bryt det opp i små, lettfordøyelige opplæringsbiter, sier hun.

Lykkes man med å pirre nysgjerrigheten har man kommet langt.

– Ofte er jungeltelegrafen den beste reklamen. Man bruker gjerne en håndverker man har blitt anbefalt av naboen, jeg tror det er likt med ny teknologi, sier Katja. 

Bryte ned siloene

I november 2020 gikk Oslo kemnerkontor til å bli Innkrevingsetaten (INE), hvor Skatteetaten overtok skatteoppkreveroppgavene. Tiden var derfor moden til gå opp rutinene, og se hvordan man kan jobbe bedre sammen.

– Jeg tror vi har mye å lære av hverandre, derfor er det fint hvis vi kan benytte anledningen til å bryte ned noen av siloene mellom oss. Vi har alle signert den samme taushetserklæringen, sier Katja.

Hvordan bruker du Office 365 til å bedre arbeidshverdagen?

Selv bruker Katja delingsdokumenter gjennom OneNote og Planner til å planlegge større oppgaver med flere involverte.

– Det funker veldig bra til koordinering og holde styr på hvem som gjør hva. I tillegg slipper vi mange unødvendig møter, sier hun.

God støtte fra ledelsen

– Divisjonsdirektør Øystein Hillestad er tett involvert i utrullingen, og hjelper oss finne flaskehalser vi skal forsøke å løse. Hva gjør for lite av, hva gjør vi for mye av og hva kan vi gjøre bedre i morgen, sier Katja.

For henne representerer prosjektet et viktig steg for å øke den generelle digitale kompetansen og skape en større åpenhetskultur i etaten.