1. juni trådte Utviklings- og kompetanseetatens nye organisasjon i kraft. – Målet er å gi treffsikker støtte til virksomhetene, sier etatsdirektør Marit Forseth.
Drøye to måneder etter innføringen av ny systemdriftsavtale følger UKE opp med ny organisasjonsstruktur. Det nye kartet ligner lite på den forhenværende strukturen med fagområder, og er opptegnet med tjenester og virksomhetsdialog i sentrum.
– Ny struktur i UKE er en absolutt nødvendighet, skal vi kunne være en relevant tjenesteleverandør til kommunen. Samfunnet er blitt langt mer teknologisk – analyser viser at kravet til teknologikompetanse hos ansatte som ikke er teknologer økte med 60 prosent bare i perioden 2014–17. Og vi vet at takten øker, sier Forseth.
Kompetanseløft
For UKE betyr det blant annet et kompetanseløft for alle ansatte, samt at vi rigger organisasjonen for en mer agil virksomhetsdialog og livssyklusansvar for tjenester.
– Uansett om tjenesten heter Ansattportal, Kontorstøtteplattform, Prosjektportal, HMSREG eller verktøykasse for RPA-automatisering, tar vi ansvar for innkjøp og utvikling, support, forvaltning, drift og avvikling.
Kapabiliteter som gir forretningsverdi
Med utgangspunkt i tildelingsbrevet og virksomhetenes innmeldte behov, har representanter fra etatsledelsen, HR, de tillitsvalgte og et knippe nøkkelpersoner jobbet med det internasjonale, uavhengige analyseselskapet Gartner for å modellere hvilke oppgaver etaten bør være i stand til å løse framover.
Gruppen har også sett på hvilken kompetanse, hvilke verktøy, prosesser og ikke minst kultur som kreves for å lykkes. Målet er å gjøre etaten, og dermed kommunen, mer effektiv, transparent, forutsigbar og solid.
– Vi har jobbet med konkretisering av forretningsstrategien, hvor vi anskueliggjør hver verdi vi leverer til kommunens virksomheter. Workshops med utvidet ledergruppe, så vel som spørringer mot forretningsmiljøene i virksomhetene, ga oss et bilde av hvilke oppgaver som er de viktigste vi skal være kapable til å ivareta. Deretter kvalitetssikret vi mot Byrådsavdeling for finans, før vi ferdigstilte kapabilitetsmodellen, og dermed også organisasjonskartet, sier Forseth.
EN NY START. UKE-direktør Marit Forseth gleder seg til å fylle direktørbordet med nytt innhold og nye tanker. – Vi skal dyrke relasjoner med forretningssiden hos virksomhetene for å utvikle og videreutvikle relevante tjenester, sier Forseth.
Én vei inn
Fem tjenestevertikaler og fire stabsenheter utgjør fasit for den nye organisasjonen, men Forseth er mest opptatt å snakke om det man finner i «cockpit», snarere enn alt som befinner seg under panseret.
– Vi har etablert et profesjonelt KAM-apparat, der hver virksomhet har fått en navngitt kontaktperson. Denne skal lære sektoren og virksomheten å kjenne, samtidig som han eller hun skal ha oversikt over hele tjenestespekteret til UKE, og kunne koble virksomheten med riktige fagpersoner. UKE skal være enkelt å forholde seg til, KAM-en skal være ditt nærmeste kontaktpunkt, og du skal kunne kreve den servicen du fortjener, sier Forseth.
Beste praksis og UKE-Akademiet
UKE skal, som en forlenget arm til byrådsavdelingene, være en aktiv utviklingspartner med forretningssiden hos virksomhetene. Dette er viktig for at man velger den riktige tjenesteporteføljen for utvikling, videreutvikling og drift, og velger bort tjenester fra porteføljen for avvikling/sanering.
I forlengelsen av dette ligger også opplæring i bruk av tjenester, både hvordan bruke dem og hvordan bruke dem på best mulig måte. Innen valgte satsingsområder vil UKE besitte og dele beste praksis innen fagområder, teknologi og verktøy. Dette kan for eksempel være beste praksis innen HR-feltet, med kompetanse om moderne ledelsesteori, samt kompetanse om kommunens verktøy som KS-læring, Dossier mfl. og hvordan de best anvendes.
En av arenaene for deling av beste praksis vil være UKE-Akademiet, som er en videre satsing på og forsterkning av dagens kurs- og konferansetilbud.
Profesjonalisering og effektivisering
I tillegg til systemdriftsavtalen, anser Forseth styrking av prosjektkontoret og Innovasjonsprogrammet som spesielt viktige eksempler på nye UKEs retning.
– Virksomhetene vil merke økt kapasitet, høyere fart, tydeligere prioriteringer og mer transparens fra oss på Helsfyr. Og byrådsavdelingene vil få en mer profesjonell og aktiv partner, som bidrar til å operasjonalisere byrådets politikk, sier Forseth.
Med UKE som en profesjonell tjenesteleverandør, kan også virksomheter og byrådsavdelinger
forvente en effektivisering av tjenesteproduksjon, forvaltning og systemdrift. Ny organisasjon
legger til rette for skalafordeler og ny teknologi som blant annet RPA. Kunstig intelligens vil ikke bare bli en del av tjenestetilbudet til virksomhetene, men også benyttes til kvalitetsheving og effektivisering internt i UKE.
SQUAD. Utvidet ledergruppe i nye UKE er på opplæringsseanser i den nye arbeidsmetodikken. Forrest avdelingsdirektørene som allerede er på plass: Birgit Aakre i Virksomhetsdialog, Gunnar Wedde i Konsernservice, Tor Fjellstad i Basistjenester, samt ledere i staben, Jon Øgar i Porteføljestyring, Vibeke Rise i Økonomi og Mavela Gonilovic i Etatsservice (sittende).
Hva er nytt med nye UKE?
Knut Håland, seksjon for Konsulenttjenester – kommunikasjon, organisasjon og ledelse
– Nye UKE synes mer kunde- og brukerorientert, og virker rigget for å ha en helhetlig dialog ut
mot våre kunder. Videre synes ansvarsområdene internt å være mer spisset og tydelige, ingen i
Nye UKE bør være i tvil om hva som forventes av den enkelte eller av UKE som helhet. For
virksomhetene bør det fremstå som tydelig hvor man skal henvende seg og hvor man skal rette
kommunikasjonen. Jeg forventer derfor at UKE oppnår høyere brukertilfredshet innenfor hele
tjenesteporteføljen.
Maria Therese Sanna, seksjonsleder Tjenester og marked
«UKE med den nye tjenesteutviklingsvertikalen skal bli en lettbent og kompetent partner for Oslo kommunes virksomheter gjennom å levere forståelige og kunderettede tjenester. Det betyr i praksis at vi skal dreie fokus fra løsninger og det som oppleves som vanskelig tilgjengelig med hensyn til kompleksitet, forutsetninger og begrensninger, til relevante og lett forståelige tjenester.
Da trenger vi MYE innsikt og vi må jobbe på tvers og trekke på viktig kompetanse – ikke bare i
egen avdeling og UKE, men vi må være tett på og forstå virksomhetenes behov».
Kari Margrete Hove, seksjonsleder Tjenesteforvaltning
«Vi bruker våre erfaringer fra forvaltning av kommunens to store fellessystemer HR og økonomi, til å etablere tjenesteforvaltning etter god praksis for alle tjenester UKE leverer.
Nye tjenester utvikles på løpende bånd, men for kommunens virksomheter er forvaltning av
tjenestene gjennom hele livsløpet kanskje det aller viktigste. Nye UKE vil gi oss mulighet til å
trekke på ressurser fra alle fagområder på en strukturert og systematisk måte som sikrer god og forutsigbar forvaltning».
Tor Arild Sunnevåg, seksjonsleder Interaksjonsdesign, arkitektur og systemutvikling
«Endelig får vi på plass tjenester på en strukturert og effektiv måte! Bort med «one size fits all».
Vi skal være en aktiv utviklingspartner gjennom en tydelig tjenesteorientering, som hjelper
virksomhetene med å utvikle seg. Tjenestene skal ligge i front gjennom kontinuerlig forbedring,
slik vil virksomhetene opplever dem som relevante og oppdaterte.
Vi tar ansvaret for hele livsløpet, fra det tidspunkt du har behov for en helt ny tjeneste eller tar i
bruk en eksisterende. I spenningsfeltet mellom virksomhetenes fagområder og vår kompetanse
finner vi de beste løsningene».
Øystein Haga, seksjonsleder Plattformforvaltning – systemutvikling
«Gjennom denne omorganiseringen har vi nå etablert en struktur som skal gjøre det enkelt for
kundene å komme i kontakt med oss, og vi er klare til å realisere behovene deres.
Vi har fått en klarere organisering rundt tjenesteutvikling for å levere enda bedre og
kostnadseffektive tjenester for byens virksomheter, næringsliv og borgere. Tjenestene utvikles og forvaltes i et smidig miljø, og produksjonsettes på en av landets mest moderne tekniske
plattformer, som skalerer ved behov og gir kostnadseffektiv drift av våre tjenester. Den nye
kapabilitetsmodellen har også gitt oss masse spennende støttefunksjoner».
Janne Kittelsen, seksjonsleder Oppgjør, kontroll og avstemming
«Jeg har store forventninger til den nye organiseringen. Det at kundene våre og resten av kommunen skal slippe å vite hvordan vi er organisert for å komme i kontakt med rett tjenesteyter blir veldig bra, og uttrykket «én dør inn» gir et godt bilde på hvordan vi skal ha det. I tillegg får vi et profesjonelt apparat som både ivaretar kundekontakten og sørger for å selge inn nye tjenester eller at UKE kan tilby etterspurte tjenester.
Det at vi nå fremover skal jobbe på tvers av avdelingene, vil føre til en bedre utnyttelse av kompetansen. Vi blir kjent med andres arbeidsområder, noe som vil bidra til en god etatskultur og et godt arbeidsmiljø.
Lederopplæringen er intensiv, men nødvendig, og alle ledere blir utfordret til å bruke kapabilitetsmodellen for å forstå hvordan vi skal jobbe fremover. I tillegg har vi som er ledere i nye UKE blitt bedre kjent med hverandre, slik at listen ligger lavt for å oppsøke hverandre ved behov».
Vibeke Rise, avdelingsleder Økonomi og utvikling
«Ny organisering gjør at vi vil utnytte potensialet til alle de flinke folka i UKE på rett måte, til rett tid, på rett sted. Vi rigger oss for fremtiden. For å møte kundens behov også før de vet at de har et behov. Jeg er også glad for at vi ledere har fått et nyttig navigasjonskurs for å operasjonalisere ny org».
Astri Skar, teamleder Konsulenttjenester – kommunikasjon, organisasjon og ledelse
«Jeg har inntrykk av at mange kunder har ønsket seg et tydeligere kraftsenter i UKE. Jeg har hørt beskrevet erfaringer av type «ta en kunde, la den vandre …» I den nye organisasjonen blir det tydeligere hvor ansvaret ligger, og det er definerte prosesser knyttet til kundebehov, tjenester og løsninger. UKE har spisskompetanse i alle faser som skal til for å bistå virksomhetene med realisering av historien om Tim.
I Konsulenttjenester kan vi bistå ledelsen i virksomhetene med det organisatoriske blikket: Hvordan bygge innovasjonskultur. Hvordan forberede mellomlederne på nytenkning og innovasjon. Hvordan setter vi brukerbehov i sentrum. Hvordan gjennomføre prosesser som sikrer involvering, medvirkning og forpliktelse.
Innovasjon og digitalisering handler først og fremst om mennesker. Virksomhetene har gjort det før og de kan det! Så er tempoet og kanskje helhetstenkningen nyere for noen».
Hva venter du deg fra nye UKE?
