Det nye EU-direktivet om offentlige anskaffelser fastslår at leverandørkommunikasjon; utlysning og anbudsinnhenting, skal foregå elektronisk. Nå har Oslo kommune tilgang på verktøyet som gjør dette mulig.
Av Svein Jørgen Kjenner Johansen
Et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV på kommunalt tbf-sk) har i årtier vært en halvsaftig fantasi for mang en innkjøpsrådgiver. Ettersom regelverket for offentlige anskaffelser har økt i omfang, godkjenningssløyfene gjerne har blitt flere og mer intrikate, har tanken om kontorstøtte, en slags CRM for innkjøpere, fremstått som stadig mer besnærende.
VALGTE EU SUPPLY. Kathrine Andersen, Fredrik Herbern Schjelle og Kjetil Østgård i Konserninnkjøp vil aldri gå tilbake til papirbasert konkurransegjennomføring.
Langt mellom de gode
Ettersom prinsippet om etterspørsel og tilbud knapt er fremmed for IT-bransjen, har det ikke manglet på produkter. Konserninnkjøp har testet konkurransegjennomføringsverktøy i mange år, problemet har gjerne vært at disse ikke har vært spesielt godt egnet til Oslo kommunes behov.
– Utfordringen med oss som offentlige anskaffere er blant annet dette med at vi er så mange som er involvert i de ulike prosessene. Programmet må være fleksibelt og enkelt å ta i bruk, samtidig som det skal ivareta sikkerheten og faktisk gi merverdi, forteller Kjetil Østgård i Konserninnkjøp.
Den teknologiske innovasjonen går gjerne raskest der hvor markedet er størst. Offentlige anskaffelser tilpasset norsk lovgivning på kommunenivå utgjør ingen gullgruve i det globale perspektiv.
Full- og lettversjon
Med EU-direktivet 2014/24 som forventes å være innført i norsk lovgivning innen sommeren 2018, skjedde det imidlertid en endring. Nå måtte det offentlige Norges papirbaserte anskaffelsesregime endres uansett. E-postkommunikasjon er ikke sikkert nok for utveksling av offentlige anbudsdokumenter. Imens slår byrådserklæringen fast at Oslo kommune skal digitalisere det som digitaliseres kan.
– Vi har inngått avtale med EU Supply, leverandøren som blant annet er operatør for Doffin, om et verktøy i to konfigurasjoner: Full- og lettformat. Sistnevnte lar deg hovedsakelig distribuere konkurransegjennomføringen elektronisk, mens fullversjonen er for de som ønsker et administrasjons- og fagsystem for hele anskaffelsesprossesen, sier prosjektleder Kathrine Andersen i Konserninnkjøp.
Sømløst mot sak/arkiv
Verktøyene vil nå tilbys alle kommunens virksomheter i form av en kjøpsavtale. Pris og øvrige detaljer rundt dette er ikke klart ennå, men Andersen sier hun vil ha kontakt med alle virksomheter som er interessert i å hekte seg på.
– Av produktene på markedet akkurat nå er EU Supply utvilsomt det som er best tilpasset vårt behov, og vi har tatt det begeistret i bruk i vår egen konkurransegjennomføring. Vi vil etablere integrasjon med ACOS Websak, og jeg har tro på at dette verktøyet vil spille en stor rolle i videreutviklingen av økonomisk effektive og juridisk korrekte anskaffelser for Oslo kommune, sier Andersen.