Tar bølgen for nytt HR-verktøy

 – Vi merker at folk er gira på å ta i bruk den nye HR-modulen. Sist vi presenterte løsningen utbrøt en: «Nå tar jeg bølgen på vegne av alle ledere», sier Snezana Rabasovic, tjenesteforvalter i UKE. 

Av: Sindre Haugan

Snezana leder arbeidet med utrullingen HR EveryOne, som skal erstatte den gamle personalforvaltningsmodulen i HR-web. Verktøyet brukes av HR-folk og ledere til å registrere og oppdatere informasjon om ansatte.

– Det er gøy når folk umiddelbart ser verdien i en ny løsning. Her er det ikke snakk om noe helt nytt, men en forenkling og forbedring av løsningen vi har i dag, sier hun.

Snezana Rabasovic leder innføringen av HR Everyone fra hjemmekontoret.

Hva er nytt i HR EveryOne?

  • Intuitivt brukergrensesnitt: HR EveryOne er enklere og mer intuitivt i bruk. Løsningen har vært gjennom gjentatte brukertester på ulike målgrupper i Oslo kommune
  • Bedre oversikt: Profilsiden til ansatte vil vise aktive og historiske ansettelser, slik at det blir enklere å følge opp krav til ansettelse
  • Mer samlet: Elektronisk utsendelse av arbeidsavtaler og vedlegg, alt fra samme modul. Slik sikres gjenbruk av data, og man slipper å lagre ting flere steder enn nødvendig
  • Færre manuelle oppgaver: Automatisk løsning for overføring av ansettelser til ressursregisteret, endringer knyttet til lønnskjøring m.m.
  • Enklere kvalitetssikring: Endringslogg for mer målrettet kvalitetssikring

Startsiden i gammel modul:

Startsiden i ny modul:

Like enkelt som å bestille flybilletter

HR EveryOne skal gjøre hverdagen som leder litt enklere.

– Forhåpentligvis kan verktøyet bidra til å involvere flere ledere, og gi dem mulighet til å bli mer selvstendige. Mange av disse oppgavene blir fortsatt utført sentralt, for eksempel ved at ledere fyller ut skjemaer, og sender oppgavene videre til HR-avdelingen, sier Snezana.  

Ifølge leverandøren skal det være like enkelt å registrere informasjon om ansatte som å bestille flybilletter. Selv om metaforen fungerer best uten en overhengende global pandemi, er poenget i alle fall tydelig. Her er det brukeren som er i førersetet.

– Forskjellen mellom den gamle løsningen og HR EveryOne er som natt og dag. Enten du skal ansette en ny person eller endre informasjonen om en eksisterende ansatt, finner du enkelt det du er på utkikk etter, og kan løse oppgavene på egenhånd, sier Snezana.

Når kan vi ta det i bruk?

Denne våren starter piloteringen i seks utvalgte virksomheter. Etter planen skal pilotperioden godkjennes ved utgangen av august, slik at modulen kan rulles ut til alle andre virksomheter høsten 2021.

 – Vi har hatt en grundig gjennomgang for å luke bort feil og barnesykdommer, samt tilpasse systemet for Oslo kommune. Etter så mye arbeid, føles det veldig godt å komme til stadiet hvor vi er trygge på å gå i produksjon og starte piloteringen. Det føles som en gave vi endelig kan gi lederne, sier Snezana.

Avhengig av gode støttespillere

På et tidlig stadium opprettet UKE en referansegruppe, som består av ledere, HR-ansatte og lønnsmedarbeidere fra seks ulike virksomheter.

–Å ha dem med hele veien har vært en stor trygghet for oss. For det er mange hensyn som må tas når man endrer i HR-systemene til en av Norges største arbeidsgivere, sier hun.

Hjelp til selvhjelp

En av støttespillerne er Frick Thorsø, som jobber i HR-avdelingen i Bydel Grünerløkka. Han gir råd og støtte til over 90 ledere i bydelen, derfor er verktøy som kan redusere unødvendig ekstraarbeid etterlengtet.

– Jeg ønsker at lederne skal lære og utvikle seg, fremfor at vi i HR gjør jobben for dem. Dette vil bidra til at prosesser og saksbehandling vil effektiviseres, som fører til mer tid og overskudd til å tenke fremover. Min tilnærming er derfor å sette av litt ekstra tid for å lære opp lederne i systemene vi bruker, og synliggjøre hva de kan gjøre selv, sier Frick.

Frick Thorsø i Bydel Grünerløkka tror HR Everyone kan spare ledere og ansatte for unødvendig ekstraarbeid

Han har stor forståelse for hverdagen som leder ikke er enkel. Spesielt i dagens pressede koronasituasjon, hvor det er et enormt fokus på driftskritiske oppgaver. 

 – Noen vil nok se på meg som litt streng, og jeg vet og har full forståelse for hvor presset lederne er på tid. Årsaken til at jeg har et så tydelig fokus på å lære opp lederne, er fordi vi ønsker at HR skal være en sparringspartner og at vi sammen kan heve blikket og tenkte strategisk, fremfor at vi alle blir tynget ned av mange tidkrevende og mindre effektive administrative oppgaver, sier han.

Krever mindre forkunnskaper

– Med HR Everyone trenger man ikke de samme forkunnskapene som dagens løsning. Du blir loset gjennom stegvis og får det du trenger av informasjon underveis, så brukervennligheten er noe helt annet, sier Frick.

Han har troen på at et slikt system kan bidra til at flere ledere tar eierskap til personalforvaltningen.

 – Ja, folk er positive til endringen, men jeg vet at endring er vanskelig selv om folk er positive til det. Derfor har vi planlagt å gjøre noen grep, så vi får med oss lederne, og gir de muligheten til å bli trygge på HR Everyone fra start, sier Frick.

Alle steiner skal snus

Sammen med referansegruppa har Snezanas team eltet og knadd seg frem til HR-modulen slik den ser ut i dag.

– Fordelen med den nye løsningen er at det er relativt enkelt å tilpasse. Det er bra, for jeg tror knapt det er en tekstlinje vi ikke har endret på, sier Snezana.

De fem prinsippene for klart språk i Oslo kommune har vært viktige retningslinjer for å sikre enkelt og tydelig språk.

– Det handler om å forstå brukerne og deres behov. For eksempel har vi endret tekstlinjer som «avansert redigering» til «endre denne stillingen», slik at man faktisk skjønner hva som skjer før man klikker seg videre, sier hun.

Allerede i bruk hos NRK og Drammen kommune

Selv om Oslo kommune er blant de første som tar i bruk HR EveryOne, har verktøyet allerede rukket å modne seg hos store aktører som NRK og Drammen kommune.

–Jeg synes det er stas at vi er blant de første, og kan være med å forme modulen slik at den dekker behovene våre på best mulig måte, sier Snezana.