– Er det én ting vi ikke trenger i Oslo kommune, så er det flere overlappende systemer, sier Nils Olav Sørgård og Anders Wik i UKE Kundekoordinering. De gir deg i stedet listen over alle de eksisterende.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Med «system» i denne sammenhengen mener vi altså Gerica, HR-systemet, GAT, Doculive; det som i dagligtalen kanskje ville ha blitt kalt programmer. På kommunalt (altså iht. IKT-reglementets systemklasser) kalles det systemer: Fellessystem, sektorsystem, tverrsektorielt system og virksomhetsspesifikt system.

– Totaloversikten teller over 200 systemer, med stor grad av overlapp. Systemoversikten er et forvaltningsverktøy for kommunen og den enkelte virksomhet. Den gir svar på hva som allerede eksisterer for en som oppdager et udekket behov, forteller Anders Wik i UKE Kundekoordinering.

«SÅ MYE HADDE JEG …» Nils Olav Sørgård og Anders Wik i UKE Kundekoordinering tilbyr en komplett og fleksibel oversikt over kommunens IKT-systemer.

Lett- og fullstendig versjon
UKEs systemoversikt har fått ny aktualitet i forbindelse med dNA-prosjektet, anskaffelsen av ny driftsleverandør for Oslo kommune. Etter at kommunen møtte leverandørmarkedet i september har det vist seg nyttig med en effektiv presentasjon av kommunens eksisterende systemportefølje.

– Oversikten lever egentlig i to versjoner, én nettbasert oversikt i betaversjon og en fullstendig liste som kan sorteres på tjenestenivå, kritikalitet, SysID, brukstype, systemeier og forvalter, produktkategori, sektor, størrelse, volum, livsløpstatus og grensesnitt, forteller kollega Nils Olav Sørgård.

Besværlige avhengigheter
Alle disse faktorene kan selvsagt være viktig, men i forbindelse med dNA-prosjektet, og for enhver systemforvalter som analyserer behov og tilgjengelighet for eventuelle nyanskaffelser, er grensesnitt særlig viktig.

– Avhengigheter til andre systemer er en stor faktor i enhver porteføljeadministrasjon, og dette var en stor del av årsaken for at Byrådsavdeling for finans i 2015 ba oss om å etablere systemoversikten. Den lar kommunens virksomheter drive mer effektiv og moderne forvaltning av systemporteføljen, sier Wik.

Økt digitaliseringstempo
Og effektiv og moderne forvaltning av systemporteføljen er det behov for. Med elleve ulike tidsregistreringssystemer og et utall journal-/ arkivsystemer er potensialet betydelig for koordinering. Det er satt av 395 millioner kroner til diverse digitaliseringsprosjekter det kommende året, og byrådet har signalisert ytterligere samordning av kommunens systemer.

– Økonomiplan 2017–2020 fastslår at kommunen trenger større fleksibilitet og tempo i digitaliseringen. Vi mener at oppslags- og analysemulighetene i systemoversikten gjør oss i bedre stand til å drive frem denne utviklingen, sier Wik.

Se også:
•  Heftig markedsmøte om IKT-drift (15.9.2016)
•  Systemoversikt