Bydel Ullern er i en klasse for seg når det gjelder å utnytte HR-systemet til Oslo kommune. – Vi er mange medarbeidere per leder. Vi har verken tid eller råd til å la være, sier fungerende HR-sjef Jan Kyvik.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Rett før påske sendte UKE ut en spørreundersøkelse til alle kommunens virksomheter med spørsmål om hvor mye man bruker HR-systemet. Resultatet var ikke oppløftende på vegne av kommunens fellessystem.

En begredelig status
Over halvparten av selvbetjeningsmulighetene benyttes ikke; hverken av ledere eller medarbeidere. Blant de som ikke benytter funksjonaliteter, oppgis dårlig grensesnitt, dårlig opplæring og dårlig lederforankring som de viktigste årsakene.

– Dette arbeider vi i dette øyeblikk med å forbedre. Innføring av selvbetjeningsteknologi er en viktig suksessfaktor for kommunen som tjenesteyter, sier fagsjef Liv Stien Ulvmoen i HR-konsern.

OPP Å STÅ. HR-sjef Jan Kyvik i Bydel Ullern lever mye av arbeidsdagen sin på to ben. – Skal folk klare seg selv, må de vite at de har noen å spørre. Og spørre gjør de, sier Kyvik.

– Ikke akkurat rakettforskning
Men om kommunen som helhet ligger langt tilbake når det gjelder implementering av ny teknologi, er det noen som ligger lengre frem i løypa. I Bydel Ullern brukes HR-systemet av nær sagt alle. Helsestasjoner, barnehager, omsorgsboliger og sentraladministrasjonen, alle får pent beskjed om å sette seg inn i løsningen.

– Beskjeden hos oss er rimelig enkel, leverer du ikke rapportene dine i riktig system, så får du ikke godkjent egenmeldinger, ekstravakter og overtid. Som kan høres litt brutalt ut, men det er jo ikke akkurat rakettforskning heller, sier Jan Kyvik, fungerende HR-sjef i Bydel Ullern.

Aktiviserer linjen
Lokale ledere har bidratt med tydelige informasjonsskriv til ansatte som den ansatte må signere på at de har lest og forstått. Fremgangsmåten er vel forankret hos bydelsdirektør, som også brenner for innovasjon og effektivisering.

– I samarbeid med andre bydeler, ikke minst Vestre Aker, har vi utviklet en god brukermanual. Den sender vi ut til alle kontorer, hvor lederne får beskjed om å printe den ut og legge den fram, sier Kyvik.

Dropper kursene
Med en så enkel og direkte innstilling til konsernsystemene skulle man tro det var mange ledere og medarbeidere i postkode 0377 som bruker mye tid på å klø seg i hodet, eventuelt rive seg i håret over begrensningene, feilene og manglene ved kommunens HR-system. Og det er det nok også, men da spør man en kollega eller slår på tråden til Kyvik. Kurs og opplæring får man nemlig ikke, kun en innføring i modulens funksjonalitet.

– Jeg har en sånn skritteller på telefonen min, og det er sjelden jeg ikke bikker 10 000 i løpet av en dag. Jeg er mye ute og hjelper folk, særlig der de har nyansatte ledere. Men de fleste lærer jo alt dette på 1-2-3. Hvor mange av de appene og programmene man bruker i løpet av en uke er det egentlig man har tatt kurs for å lære seg? Og for hver av oss som blir selvgående på selvbetjening, får vi frigjort til å drive oppfølging av mennesker, sier Kyvik.

Same-same, but better
For de som er kritiske, eller savner måten man gjorde det på «før», anbefaler Kyvik å demonstrere what’s in it for me. Og poenget med effektivisering er jo at du kaster den bort så lenge du utsetter den.

– Prinsippet her er jo det samme som før, du signerer en grønn timeliste og får den registrert. Men fordi det er digitalt kan alle data gjenbrukes, det går kjappere, det er tryggere og kort sagt bedre på alle måter. Selvsagt kan man ønske seg at det var enda bedre, men jeg ser ingen grunn til å bruke energi på dét. Man spiller med de kortene man har, og vi hadde neppe fått det til å gå rundt hos oss uten HR-systemet, sier Kyvik.