9. til 15. mai oppgraderes HR-systemet til Business World versjon 7. – Dermed blir det forskyvninger i lønnskjøringen for den måneden, men deretter en ny og bedre verden, lover Siss Anita Thorsen, Snezana Rabasovic og Jan Møyland.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Det kalles fortsatt «det nye HR-systemet», på tross av at det slett ikke er nyere enn at det er blitt oppgradert én gang siden Oslo kommune innførte det i 2012. Det har vært kjent som Agresso, deretter Unit 4 (Business World), de siste årene har vi benyttet en versjon kalt Milestone 5.

Når vi skriver tirsdag 15. mai 2018 er det Business World versjon 7 – oppgraderingen som leverandøren av uforståelige grunner har kalt både Spring 17 og Milestone 7 – som lyser mot brukere av kommunens felles HR-system.

IT I ERMET. Siss Anita Thorsen, Snezana Rabasovic og Jan Møyland har brukt de siste ukene på å rydde i HR-systemet og teste siste programvareversjon.

Siste av det siste
Og det er ikke småtteri, for HR-systemoppgraderinger her i gården pleier å holde seg på nest nyeste versjon, dette for å unngå barnesykdommer og fordi vi som regel ikke har vært avhengige av det ypperste og splitternyeste av funksjonalitet.

– Denne gangen er det nettopp det vi får. Vi har gjennomtestet den nyeste versjonen de siste månedene, og den fremstår så feilfri at vi vurderer den som trygg og attraktiv for våre brukere, sier systemforvalter Snezana Rabasovic i HR- og økonomiforvaltning.

Ingen HR-system rundt himmelspretten
Og mens systemet ved tidligere oppgradering førte til en hel ukes nedetid, legges det denne gang opp til en smoothere prosess i dagene rundt Kristi himmelfartsdag – inkludert en «inneklemtdag» og dermed mindre praktiske vanskeligheter.

– Det viktige er at alle husker å gjøre seg ferdig med eventuelle prosesser før systemet tas ned onsdag 9. mai klokken tolv. Både eventuelle rekrutteringsprosesser og for eksempel aktiviteter knyttet til lønnskjøring . Vi arrangerer et informasjonsmøte 27. april hvor alle praktiske spørsmål gjennomgås og vi demonstrerer litt av hva den nye versjonen kan gjøre og hvilke muligheter som venter oss, sier Rabasovic.

Moderne og brukervennlig grensesnitt
– Når du sier rekruttering, betyr det at aktive utlysninger vil sperres i dette tidsrommet?

– Nei, ting publisert innen 9. mai vil ligge ute, og folk kan søke på jobber, men det vil ikke være mulig å drive administrasjon eller redigere på stillinger før systemet er oppe igjen 15. mai klokken 7, sier Rabasovic.

Forbedringene inkluderer blant annet dynamisk mappestruktur i dokumentarkivet, en mer intuitiv visualisering av oppgaver på arbeidsflyt og generelt et mer moderne grensesnitt og brukervennlig arbeidsflate.

Digital sykmelding innen årsslutt
Og parallelt med oppgraderingen vil det bli ryddet i HR-systemet. Gamle kladder og avviste transaksjoner slettes, det ryddes i ubrukte spørringer, noe som vil gi et ryddigere og mer brukervennlig system.

– Så kan vi også fortelle at en viktig årsak til at vi hiver oss på den nyeste versjonen er nemlig funksjonalitet for å ta imot digital sykemelding i fraværs- og refusjonsmodulen. Funksjonaliteten vil kun bli levert på denne nyeste versjonen og vil komme i slutten av året, noe vi vil komme tilbake til, og når det skjer vil det være en stor milepæl i digitaliseringen av HR-prosessene i kommunen, sier Rabasovic.

Se også:
Kjøreplan for lønnsutbetaling mai 2018
Invitasjon til informasjonsmøte 27. april