Skybasert kontorstøtte inn for landing

Mens Office 2016 er i full utrulling til kommunens virksomheter, er innføring av nettbasert Office 365 hakk i hæl.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Det skjer mye innen software på kommunens assorterte arbeidsstasjoner for tiden.

Lenge har det vært kjent at Microsoft ikke ville foreta feilrettinger og sikkerhetsoppdateringer på gode gamle Office 2010 etter oktober inneværende år. Samstundes er det fastslått i tildelingsbrev fra Byrådsavdeling for finans at UKE skal tilrettelegge for «skybasert kontorstøtte- og samhandlingsløsning med e-post og samhandlingsrom».

Dertil kom korona og hjemmekontor våren 2020, og skapte et akutt behov for Microsofts samhandlingsflaggskip Teams, og en umiddelbar forståelse hos mange for byrådsavdelingens resonnement om behovet for plattformoppgradering. Derfra skjedde ting relativt fort.

En smule kommunal snartenkning sørget for et tilstrekkelig antall Teams-lisenser direkte fra Microsoft, som muliggjorde de skjermbaserte avdelingsmøtene vi er blitt så vant til det siste halvåret.

I mai ble det inngått samkjøpsavtale med Atea om leie og forvaltning av skybaserte kontorstøttetjenester. I slutten av juni gjorde kommunen sitt første avrop, da vi skrev treårig felleskontrakt om leie av 33 500 lisenser for virksomheter som får levert kontorstøtte fra felles IKT-plattform. Denne avtalen danner utgangspunkt for de videre planene som er skissert under.

Obs: Det hører med en kostnad. Prosjektet vil komme tilbake til detaljer om hvordan faktureringen av Office-lisenser og lisensforvaltningen vil foregå.

Så hva nå?

Veien til en mer enda mer fleksibel arbeidsstasjon vil for de fleste av oss gå via trinnvise utvidelser av Teams. Applikasjonen vi hittil er blitt kjent med er en relativt begrenset versjon som hovedsakelig muliggjør videomøter og chat.

I oktober utvides den med Exchange-tilkoblet kalender, noe som gjør at vi ikke trenger å bruke Outlook til å planlegge arbeidsuken.

Fra samme tid blir også Microsoft Intune tilgjengelig, en tjeneste som gir administrasjon og kontroll på hver virksomhets mobiltelefoner. Dette er et krav for virksomheter som ønsker Office 365, e-post og Teams på mobiler og nettbrett.

Virksomheter som allerede er tilknyttet kommunens EMM-tjeneste vil beholde denne på mellomlang sikt. UKE anslår at brukere som kun bruker Office 365 benytter Intune for mobilstyring, mens brukere med behov for tyngre fagapplikasjoner beholder Workspace One.

Men så begynner det å bli riktig spennende å jobbe i Microsoft Office. Senere i høst utvides Teams nemlig med ny funksjonalitet som kan effektivisere hverdagen for oss alle.

Forms lar deg opprette undersøkelser, tester eller spørreskjema med ett klikk – og fullstendig kompatibelt med resten av kontorstøtteverktøyene
Stream tillater opptak av video, og gjør hver enkelt PC til et enkelt TV-studio, noe som blant annet forenkler e-læring
Planner er en forbedring av oppgavestyringen i Outlook-kalenderen, hvor du kan tilordne oppgaver, og holde deg oppdatert på fremdriften
To Do, personlig oppgavestyring, lar deg bruke logikken fra huske- og handlelister inn i arbeidshverdagen
Whiteboard er en applikasjon som forbedrer kollektiv sanntidstenkning, på skjerm eller vegg

Og for de som har opplevd arbeidsformene vi har vennet oss til etter korona som frigjørende og spennende, er det mer godt i vente.

Våren 2021 starter innføringen av OneDrive og Sharepoint. Dette er skybaserte løsninger som skal erstatte henholdsvis hjemmeområde og fellesområde på filserver.

Vi kjenner igjen førstnevnte fra privatlivet, der mange av oss har erfaring med iCloud og Google Disk. Dette har stort potensial både for kostnadsbesparelser og personlig effektivitet.

Sharepoint er samarbeidsplattformen som realiserer mesteparten av effektiviseringsgevinsten fra de øvrige elementene av Teams og Office. Vi kan vel alle ønske oss enklere og mer hensiktsmessig tilgang til dokumenter. Og økt eierskap til all informasjon innad i en virksomhet eller avdeling vil kunne bedre effektiviteten i seg selv.

Men nå er vi forut for oss selv. Først skal vi lære Office 2016 å kjenne. Besøk utrullingsprosjektets intranettside for en innføring i hvilke muligheter den nye plattformen byr på.

Besøk samkjøpssiden for Microsoft-lisenser for en oversikt over hva din virksomhet har anledning til å bestille i denne omgang.

Besøk intranettsiden for Office 365 og Teams for å drømme deg bort. Og følg Workplace-gruppen for Office 365 og Teams for å holde deg oppdatert på hva som er nytt innen funksjonalitet og brukerstøtte.