Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) utbetaler drøyt 66.000 lønnslipper i måneden. Seksjonsleder Terje Tolcsiner i Lønns- og regnskapstjenester ser et stort potensial av å standardisere rutiner og oppgaver for å bedre arbeidshverdagen til både ansatte og kunder.

Av: Sindre Haugan

– Ytterligere standardisering vil gi oss bedre muligheter til å levere en forutsigbar og profesjonell tjeneste. Vi kan fokusere på hvordan vi kan jobbe enda smartere sammen og lage mer smidige og enkle arbeidsprosesser, sier han.  

Forutsigbarhet i en uforutsigbar periode

Med mer standardisering kommer også mulighetene for økt digitalisering og automatisering. Potensialet er stort i et fagfelt som fortsatt preges av mange manuelle oppgaver.

– Nå som de fleste er på hjemmekontor, ser man virkelig verdien av økt digitalisering. Mer standardisering og tydelige fellesføringer gir stabilitet i en uforutsigbar periode. I tillegg sikrer vi færre feil og høyere kvalitet på leveransene våre, sier Terje.  

Et krevende år

Han forteller at koronasituasjonen har vært krevende, preget av mange nye oppgaver, ny arbeidssituasjon og et regelverk i stadig endring.

– Ja, det har vært en krevende periode, men jeg er veldig stolt av hvordan mine ansatte har stått på. I tillegg til den normale driften har vi nå ansvaret for koronarefusjoner som utgjør et betydelig antall millioner kroner i året, sier Terje. 

Lærer av hverandre

Svetlana Olsen er teamleder i Lønns- og regnskapstjenester. Hun trekker frem verdien av å være en del av et større fagmiljø, hvor man lettere kan holde seg oppdatert på alt av informasjon, rutiner, avtaler og regelendringer. 

– Vi har så mange dyktige og engasjerte saksbehandlere. Jeg tror kombinasjonen av folk med lang og kort fartstid og med både praktisk og teoretisk kompetanse, skaper en god balanse. Som leder er det veldig gøy å være vitne til hvordan alle deler kunnskap og lærer av hverandre, sier Svetlana.

Etablerer bindeledd

Alle virksomheter som har avtale med oss, får utnevnt en hovedkontakt for lønnsområdet. Denne fungerer som et bindeledd og sikrer oppfølgningen virksomheten trenger. Oppstår det vanskelige saker samarbeides det på tvers og hovedkontaktene kobler på spisskompetanse slik at sakene løses.

– Oslo kommune er så mangfoldig, og det nytter ikke for alle å kunne alt. Derfor utnevner vi hovedkontakter, som tar seg av mer kompliserte problemstillinger som ikke løses umiddelbart. I tillegg har de ansvar for å innkalle til jevnlige driftsmøter, sier Svetlana. 

Et større miljø

Laila Stubbene jobber som lønnsrådgiver i UKE, og er hovedkontakt for Bydel Alna. Før hun startet i UKE, hadde hun 22 år i Bydel Sagene.

–  Da vi ble flyttet over til UKE i 2016, var vi litt usikre på endringen. Men overgangen gikk fint, og vi ble tatt godt imot, sier Laila.

I UKE har hun et større nettverk av kollegaer å lene seg på, og erfaringene fra Bydel Sagene har Laila god bruk for som hovedkontakt for Bydel Alna.