Stemningen er god, men meningene delte blant kunnskapsarbeiderne i UKE på tredje uken med hjemmekontor. – Jeg tenker best med folk rundt meg, fastslår Anne Sanden i Konsulenttjenester.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Det var ikke slik vårsemesteret 2020 skulle bli. Vi hadde så mange planer. Eksterne oppdrag, kurs, prosjekter, arrangementer, leveranser og milepæler.

UKE holder koken
Mye av dette har funnet en ny form, og som vi har kunnet lese i lederberetninger og kanskje også hørt fra kunder og oppdragsgivere: UKE har klart seg fint gjennom første del av denne uartige smitteinvasjonen.

Beredskap og leveransekraft overlater vi til kriseledelsen å bry seg om. Og det sosiale får vi forutsette tar en smell når man tvinges til å holde seg innomhus, og alt man ser av kollegaene sine er grøtete gulstikkvarianter med hakkende lyd, flakkende blikk og altfor store neser.

I årevis har det vært snakk om at vi skal være papirløse, nullutslipps, tillitsbaserte, agile, mobile, digitale, asynkrone og moderne. Når vi blir kastet ut i en heldigital arbeidshverdag er spørsmålet om denne nøden vil kunne lære naken byråkrat å – tja, spinne?

Behov for menneskelig kontakt
– Jeg får det ikke til, sier Anne Sanden i Organisasjon og ledelse, gjengen som er en del av Konsulenttjenester i Virksomhetsdialog.

– Noen blomstrer sikkert. Hvis du er sånn skrudd sammen at du kan ta et nettmøte, og så hente med deg inputen og inntrykkene derfra, for så å bearbeide dem i ditt eget hode på ditt eget kjøkken. Folk er forskjellige. Men jeg trenger å snakke med folk for å kunne tenke skikkelig. Jeg trenger liv og røre, og det samspillet som fins i et levende kollegium. Dette er kjedelig, og jeg gleder meg skikkelig til hverdagen er tilbake, og jeg kan komme meg tilbake på jobb, sier Sanden.

Økte krav til forberedelser
Lignende lyder kommer fra Guro Bøe Wensaas i Samfunnsansvar. Sammen med kollegaene sine hadde hun planlagt et bygg- og anleggsforum i slutten av april, for å diskutere kommunens klima- og miljøkrav som del av byrådserklæringens oppfølging. Men så måtte man brått tenke helt nytt.

– Vi har bestemt oss for å kjøre forumet som et nettmøte i stedet. Det går nok fint. For det første er det jo klimavennlig å kutte reiseveien, i tillegg sparer jo deltakerne tid. Og de som er i målgruppen for dette arbeidet melder seg nok på uansett medium. Men jeg er bekymret for den uformelle idéutvekslingen som følger av å befinne seg i samme rom. Nettverksbyggingen. Og klarer vi å gjenskape den nødvendige dynamikken hvor deltakerne stiller spørsmål og innlederne kan se og tolke hele rommet? Jeg tror det går, men det krever en helt annen type forberedelse, sier Wensaas.

– Verre er det at jeg savner kollegaene mine. Og det blir ikke den samme effektiviteten i en arbeidshverdag med regelmessige avbrytelser som pent sagt ikke har noe med kommunens samfunnsoppdrag å gjøre.

– Hva gjør du når du står fast?

– Da gjør jeg som vanlig, og roper på Geir eller Espen. Det fungerer egentlig fint, de er kjappe til å melde tilbake på Workchat eller Teams eller e-post. Jeg tror jeg er treigere, for jeg er bare femti prosent operativ. Kjæresten og jeg deler på huslige og jobbrelaterte oppgaver, så jeg er tilgjengelig bare annenhver dag, sier Wensaas.

– En unik mulighet
En mer uforbeholden entusiasme er å finne hos konsulent og Teams-utrullingsansvarlig Svein Endresen. Han anser hele karantenesituasjonen som en gyllen anledning for kommunen til å gjøre det kulturelle bykset som forventes av en kunnskapsorganisasjon i det 21. århundret. At gamle arbeidsvaner og organisatorisk motstand har fått seg en sjokkbehandling som vil gjøre kommunen langt mer godt enn vondt – hvis vi klarer å utnytte muligheten.

– Selve viruset og de lidelsene det medfører er selvsagt en problemstilling for seg selv. Og jeg ønsker ikke å støte de som har personlig erfaring med sykdommen. Men for måten vi arbeider sammen har dette nesten bare oppside. Oslo kommune har planlagt at vi skal innføre Office 365 som kontorstøtteplattform i løpet av 2021 og 2022. Nå viser lederne vei ved bruk av digitale møter og chat. Situasjonen åpner opp for mer effektive møter og tillitsbasert ledelse, hvor arbeidet kan utføres i større grad uavhengig av tid og sted, sier Endresen.

UKE har allerede brukt Workplace siden 2017, og en del av teknologimiljøene har tidligere testet Yammer. I dag gir Jira, Sharepoint og Prosjektportalen erfaring med samhandling som er annerledes enn med Outlook, PowerPoint og tavlemøte.

– Med Teams får vi en ekstra mulighet for effektiv samhandling uavhengig av lokasjon, med førsteklasses funksjonalitet for nettmøter og telefonkonferanse. Tofaktor-autentisering sørger for sikkerheten, og felles notater lagres i skyen. Jeg mener den digitale endringsreisen i Oslo kommune har fått en skikkelig kickstart, og håper denne uheldige omstendigheten kan være med på å skape varig adferdsendring i måten vi jobber sammen, sier Endresen.

En ny måte å møtes på
Disse digitale ordene vekker gjenklang hos avtaleforvalter Anne Grethe Tømte i Konsernservice. Etter bare to måneder i UKE, er hun for lengst også en dreven innkjøper. Tømte ble nemlig kastet inn i spesialgruppen som ble opprettet for å besørge byens akutte behov for smittevernsutstyr, noe som har betydd hurtige avklaringer, intens internkommunikasjon og leverandøroppfølging både nært og fjernt.

– Vi har samlet inn alt fra lokale donasjoner på esker med femti munnbind, til pakker med 100 000 rett fra Kina. Den vante forestillingen er liksom at offentlige anskaffelser og kommunal sektor er ganske traust og omstendelig, men tempoet har vært på maks i to uker nå. Og teknologien har vært avgjørende hele veien, sier Tømte.

Innkjøpsgruppen har kontinuerlig dialog via Teams, og faste statusmøter hver morgen og ettermiddag. I tillegg har seksjonen etablert daglige halvtimesmøter for å være oppdatert på hva som skal gjøres, og sikre at de vante leveransene løper som de skal.

– Vi har også gjennomført avdelingsmøte digitalt, det var veldig spennende. Det er nyttig å se hvor fort vi etablerer nye rutiner for å kommunisere; når det er mange til stede i møtet bruker vi chatvinduet til å be om ordet, og så håndteres det av møteleder eller den som snakker. Er vi bare 5–6 stykker, er det lettere å se alle på en gang, og da flyter samtalen mer som i et vanlig møte.

– Blir det ikke mye snakking i munnen på hverandre?

– Jo, det er en del av læringskurven. Det er en litt annen dynamikk. Men jeg vil nevne at jeg synes vi har fått en bedre struktur på møtene våre nå som de er digitale. Det håper jeg vi klarer å holde fast ved når vi kommer tilbake til hverdagen. Faktisk håper jeg vi beholder noen av møteseriene også, for det er en effektiv måte å saksbehandle på. Når det er sagt, så gleder jeg meg til å komme tilbake til Helsfyr og kunne se alle på ordentlig igjen, innrømmer Tømte.

Utnytter den ledige plassen
Noen blant oss har imidlertid holdt fortet mens de fleste har kjøkken- og kjellerstuekontor. Nadica Djordjevic i Oppgjør, kontroll og avstemming er ny i UKE per mars 2020. For å få en effektiv opplæringsperiode i rollen som teamleder for Regnskapsrapportering har hun utnyttet den gode plassen i åttende etasje i Grensesvingen 6 sammen med mentorene Bente Nandrup og Karin Seierstad.

– Jeg kommer fra en tilsvarende jobb i Vestby kommune, og det er litt andre forhold. I Vestby rapporteres det for 1800 medarbeidere, mens Oslo jo har over 50 000 å holde styr på. Jeg er heldig som har flinke medarbeidere som kan ta seg av meg, smiler Djordjevic.

Hun nyter også godt av relativt tomme veier og greit med parkeringsplass, så transportetappene er ikke noe problem. Arbeidsdagen må likevel deles med ansvaret for tre unger uten fritidstilbud, så Djordjevic jobber fra 6.30 til 14, når hun overtar barnepasset fra mannen, som deretter jobber til 19.

– Toåringen vår trenger oppmerksomhet hele tiden, ellers har vi en elleveåring som henger med en fast turvenn fra tolv til ett, mens åtteåringen møter sin venn fra tre til fire. Det er en hektisk hverdag, men fordelen er at jeg får veldig effektive dager. Det er lite forstyrrelser på jobb, men jeg må si jeg gleder meg til dere alle kommer tilbake, sier Djordjevic.