UKEs beste praksis-satsing inkluderer prosjektstyring, med seksjonsleder og evangelist Marit Erlandsen i spissen. – Mitt viktigste bidrag til beste praksis er å sørge for at vi gjør ting likt, sier hun.

Hun leder seksjonen Program og prosjekt, med ansvar for konsernovergripende satsinger som systemkonsolidering og modernisert infrastruktur, implementering av ACOS websak i Oslo kommune, systemdriftsavtalen og mottaksprosjekt for innbyggertjenester på ITAS-plattformen.

Veiviseren viser vei
Hun har ledet prosjekt- og porteføljekontoret i Aker Solutions i 10 år, og hatt samme posisjon i Telenor. (I tillegg til å være en av Norges mestvinnende volleyballspillere). Begrepet «faglig tyngde» lar seg fint forsvare i denne sammenhengen, likevel er strategien for beste praksis nærmest banalt enkel.

– Prosjektledelse er et fag, så det er grenser for hvilken grad vi kan finne opp hjulet. Dyktige fagpersoner gjennom effektiv rekruttering er grunnlaget. Dernest følger vi Difis prosjektveiviser, sier Erlandsen.

Prosjektveiviseren er Difis modell for styring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Den forvaltes og utvikles av landets fremste fagmiljø for prosjektledelse, og Erlandsen er klippefast på at Oslo kommune ikke trenger noen særegen metodikk i tillegg.

Verktøy for felles rutiner
Kommunens supplement til Prosjektveiviseren er Prosjektportalen, verktøykassa som gir kommunens ledere og medarbeidere tilgang til maler og andre støttedokumenter, som gjør det lettere å følge bransjestandard for sikkerhetsstyring, gevinstrealisering og styringsdokumentasjon. Samtidig er portalen et samhandlingsverktøy som gir brukerne anledning til å samtidig dele erfaringer og lære av hverandres prosesser.

– Beste praksis slik det utøves hos oss, er i tillegg til Prosjektveiviseren og Prosjektportalen, tilgang på konkrete støttemaler for blant annet rapportering. Vi jobber med å berike malverket, slik at dette skal gi konkret og god støtte til prosjektledere og andre aktører. Vi sørger for at både prosjekteiere, prosjektledere, deltakere og eventuelt prosjektmentorer ikke skal være i tvil om hva de kan vente seg, sier Erlandsen.

– Hva går tapt når alle skal jobbe på samme måte?

– Ingenting. Den enkelte medarbeider utmerker seg gjennom kvaliteten på leveransene sine, ikke gjennom å holde seg med egne rutiner. Forutsigbarhet gjør også at vi fremstår som mer profesjonelle, sier Erlandsen.

Samles ikke for å samkjøre
Hun understreker imidlertid at UKEs beste praksis ikke innebærer noen slags tvang for prosjektmiljøer i andre deler av kommunen.

– Vi har etablert vår måte, så kan andre se hen til oss, dersom de mener det er lærerikt. Deltakerne i det nye nettverket samles fordi vi har lyst, ikke fordi vi må, understreker Erlandsen.

Beste praksis for prosjektstyring
31. januar ble første nettverksmøte for beste praksis innen prosjektstyring avholdt på Helsfyr, med deltakere fra blant annet bydelene, Utdanningsetaten, Velferdsetaten og seksjonsleder Espen Kristiansen fra UKE Beste praksis.

Ulik metode
Anniken Skottner i Omsorgsbygg setter pris på anledningen til å møte kollegaer med andre erfaringer, med ulik fagkrets og på ulike forskjellige organisasjonsnivå for å utveksle kunnskap om prosjektstyring i Oslo kommune.

– Samtalen foregår jo ennå på et relativt overordnet nivå, som er bra. Det er uansett fruktbart å hente andres erfaringer, uavhengig av metodikk. Hos oss følger vi noe vi kaller OBY-modellen, som vi har utviklet i samarbeid med Metier. Den er tilpasset våre unike behov, og inneholder noe flere trinn enn det du finner i Prosjektveiviseren. Men det er jo litt av poenget med et nettverk, at man skal knytte seg an til folk som har ulike erfaringer enn deg selv, sier Skottner.

– Man må stille opp
Nils Vidar Rystad i Vann- og avløpsetaten beskriver det som en til dels ensom jobb å drive med prosjektstyring og -eierskap i Oslo kommune, ettersom det hittil har eksistert få arenaer for erfaringsutveksling.

– Alle trenger noen å sparre med, det trenger slett ikke å være folk med den samme bakgrunnen som deg selv. Selv jobber jeg med store byggeprosjekter, og har tidligere jobbet i oljebransjen, men på nettverkssamlingen snakket jeg med prosjektledere innen myke tjenester som barnevern. Det er veldig nyttig og åpner opp nye perspektiver, sier Rystad.

Han anser møtet mellom de erfarne og uerfarne prosjektorganisasjonene som det mest verdifulle på en slik nettverkssamling.

– Det er viktig at vi som har tung erfaring stiller opp når det tas slike tverrsektorielle initiativer, og ikke bare for å bistå de uerfarne. Nykommere og mindre miljøer er ofte flinke til å prøve seg fram og finne nye løsninger, mens tungvekterne kan ha lett for å henge igjen i gamle vaner. Å kunne sitte i samme rom og presentere erfaringer har en egen verdi, for man finner ikke alltid de utypiske forbindelsene via digitale møteplasser, sier Rystad.