Fellesrammeverk, prosessforbedring, erfaringsdeling og kompetanseutvikling sto på agendaen i forrige ukes RPA-nettverksmøte. Neste samling er 11. desember.

Sentralt i strategien for Nye UKE er målet om å besitte og fremme beste praksis innen et knippe fagområder.

Ett satsningsområde er RPA – robotic process automation. Og siden etableringen av innovasjonsprogrammet i 2017 har etaten brukt betydelig kapasitet på å finne beste markedspraksis og avstemme denne mot behovet i bydelssektoren for å utmeisle en beste praksis for kommunen.

RPA- Evangelist Frederik Tønnesen og leder for Beste praksis Espen Kristiansen sto bak invitasjonen til det nye nettverket, og deler erfaringene derfra i RPA-gruppen på Workplace.

Digitale sammen
Initiativet for utvikling av fullautomatiserte administrative tjenester med lav sårbarhet, startet med at bydelsdirektørene i Stovner og Alna utfordret UKEs avdelingsdirektør på etatsledersamlingen for to år siden. Da hadde førstnevnte bydel allerede vurdert automatisering av bilagsopplasting i økonomisystemet og kontroll av vederlagsberegning ved sykehjemsopphold.

– Vi gjorde oss nyttige erfaringer, men riktig fart på sakene ble det først da vi knyttet partnerskap med UKE. De hadde kapasitet og know-how til å scanne markedet og vurdere både forretningsbehov og leverandører etter en metodisk prosess. Nå inviteres resten av kommunen inn for å høste fruktene av vår felles innsats, sier bydelsdirektør Alv Sørland i Bydel Stovner.

SAMMEN ER VI AUTOMATISKE. UKE-etatsdirektør Marit Forseth ønsket velkommen og er fast deltaker i RPA-nettverket. På første rad seksjonsleder og møtevert Espen Kristiansen i UKE Beste praksis, sammen med May Britt Grønningen i Bydel Stovner.

Fellesrutiner må til
Innovasjonsprogrammet, nå også med Helseetaten på laget, har automatisert fem ulike prosesser med RPA, i tillegg til å ta fram et felles rammeverk og drifts- og forvaltningsmodell for RPA i Oslo kommune. Parallelt har Vann- og avløpsetaten testet ut automatisering av fakturakontering og ompostering av IT-utstyr.

– Målsetningen med RPA er å flytte ressurser fra rutinepregede oppgaver til mer kunnskapsintensive fagoppgaver. Dette er spennende lettvekts-IT som kan forenkle hverdagen i påvente av fremtidige løsninger, sier prosjektleder May Britt Grønningen i Bydel Stovner.

Hun forklarer at RPA er et dataprogram som etterligner hvordan du og jeg bruker et datasystem.

– Programvaren logger seg på virksomhetens eksisterende systemer og utfører regelstyrte, manuelle oppgaver på samme måte som en vanlig ansatt, men med betydelig større kapasitet. Dermed reduseres feilrisikoen, og vi medarbeidere får tid til overs for å utføre mer spennende arbeidsoppgaver, sier Grønningen.

RPA gjør, som en god robot, det du programmerer den til å gjøre. Den kan jobbe i ett program eller flere, akkurat som en vanlig medarbeider, bare mye fortere. Direktivet og programmeringen kan være ganske enkel.

– Programvaren må imidlertid regnes som en midlertidig løsning på veien mot integrasjon og systemkonsolidering. Derfor må vi være ryddige og sørge for at den lokale bruken av RPA gjøres noenlunde likt. Uten et tydelig rammeverk får vi et forvaltningsproblem, sier Ola Saugen i UKE.

BAKERSTE RAD. Åsmund Steen Dalbye fortalte om erfaringene Vann- og avløpsetaten har hatt med RPA-verktøyet Blue Prism. (Innovasjonsprogrammet har valgt UiPath til sine prosjekter). Bak UKE-etatsdirektør Marit Forseth og Stovner-bydelsdirektør Alv Sørland.

Lean først, robotisering dernest
Ikke minst er det viktig å gjøre gode forberedelser. Stovner-direktør Sørland framholdt på nettverksmøtet at virksomhetens RPA-koordinator gjerne bør være Lean-superbruker. Dette støttes av Thu Nguyen i Bydel Stovner, som er svartbeltebærer og har jobbet med sakspassivisering i FASIT som sin RPA-prosess.

– Vi gjorde hva vi kunne for å forankre tidlig, både oppover i linjen og hos fagmiljøene. Arbeidsprosessen må optimaliseres for best mulig flyt, før en setter inn RPA. Likevel innså vi tidlig at vi kunne ha vært enda tettere på og tidligere ute. Verdien av et godt forarbeid kan ikke overvurderes, sier Nguyen.

Effektiviseringsgevinsten ved automatisering er nemlig ikke umiddelbart gitt. Det er lett å feilvurdere om en prosess er automatiseringsvennlig.

– Uten høy og bred involvering og dyp prosessevaluering, får en ikke et riktig bilde av hvor regelstyrt og rutinepreget en oppgave er og hvilke stoppunkter som kun fagekspertene kjenner til. I tillegg setter GDPR visse begrensninger for fullautomatisering i mange tilfeller, så det er fornuftig å dele av hverandres erfaring, sier Victor Røstad i Helseetaten.

DELTE SINE ERFARINGER. Øystein Hillestad og Agnieszka Dylewska fra Oslo kemnerkontor tror på god læring fra RPA-nettverket.

Nyttig med nettverk
Anita Ingeborg Evensen i Søndre Nordstrand kjente ikke til så mange av kommunens RPA-initiativ da bydelen hennes før sommeren begynte å snuse på muligheten for prosessautomatisering. Hun gjorde en henvendelse til Oslo Origo, og kontaktet Evry med forespørsel om bistand, men det var ikke før hun snakket med UKEs Bjørg Merete Sviggum i forbindelse med et organisasjonsutviklingsprosjekt at det ble fart på sakene.

– Bjørg Merete satte meg i kontakt med Marit Forseth, som inviterte meg til et møte med UKEs lean- og RPA-eksperter, som arbeider videre med caset vårt. Jeg synes nettverksmøtet var svært nyttig, og jeg gleder meg til fortsettelsen. Ikke minst at forumet har en god blanding av fagfolk og direktører som brenner for effektivisering og digital ledelse, sier Evensen.

Øystein Hillestad fra Oslo kemnerkontor mener nettverket kan være til hjelp med å «stokke RPA-bena» lokalt i kommunens virksomheter.

– De fleste av kommunens virksomheter har begrenset med IT-kompetanse, for ikke å snakke om mer spesifikk utviklingskompetanse. Innføring av RPA-prosesser kan i første omgang virke enkelt, det er jo verktøyets styrke, men den tyngste og viktigste jobben ligger i å organisere etatens IT-ressurser riktig og etablere prosesser som sørger for at nødvendig kompetanse kommer på plass over tid. Slikt gjør seg ikke selv, og jeg håper nettverket kan bidra til dette, sier han.

Se også:
Fra rutinepreget til meningsfullt arbeid (11. 9.2018)
Fra sandkasse til automatiserte arbeidsprosesser (20.4.2017)