– Kommunen skal inngå avtale med én leverandør av sak-/arkivsystem i løpet av våren, sier Jan Erik Ressem, prosjektleder for eArkiv.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Som mange i Oslo kommune tør vite: Det hersker ikke fullstendig harmoni og orden blant virksomhetenes sak-/arkivsystemer. Med versjonsulikheter inkludert har vi flere titalls forskjellige systemer for arkivering og saksbehandling.

I tillegg kommer det faktum at flertallet av virksomhetene har papirbaserte originalarkiver – ikke et særlig godt utgangspunkt for sporbarhet, sikkerhet, koordinering, gjenbruk, søk og samhandling på tvers.

PAPIRLØST. Når prosjekt eArkiv er ferdig med oss, vil all lagring og dokumenthåndtering i Oslo kommune være elektronisk.

Én leverandør, hvert sitt system
Dette er bakgrunnen for prosjekt eArkiv, som siden 2014 har utredet alternativer for en fornyelse av kommunens arbeidsflyt og kollektive hukommelse. Nå er altså konkurransen om anskaffelsen av ett felles sak-/arkivsystem for Oslo kommune utlyst.

– Det må understrekes at ikke alle virksomheter skal bruke én og samme fysiske installasjon, med felles database. Vi går fortsatt for en desentral driftsstruktur. Men når alle benytter programvare fra samme leverandør får vi bedre interaksjonsmuligheter, sier prosjektleder Jan Erik Ressem.

Leverandør klar til våren
I henhold til fremdriftsplanen velges leverandøren til våren, så virksomhetene kan begynne å bruke den konsernovergripende avtalen fra sommeren/høsten 2016. Samtlige virksomheter bør deretter skifte sak-/arkivsystem i løpet av de neste årene. De fleste gjør imidlertid lurt i å starte arbeidet med omleggingen allerede nå.

– Overgangen vil medføre store endringer for de aller fleste. Både saksbehandlere, ledelse og  dokumentforvaltere i hver virksomhet må endre rutiner. På den annen side vil eArkiv forenkle og automatisere arbeidsprosesser, og tilgjengeliggjøre informasjon internt og for publikum, sier Ressem.

Standard for digitalisering
– Kan du si noe om hvilket system vi vil ende med?

– Det vet vi jo ikke. Den vi velger skal levere standard programvare basert på Noark 5-standarden. Av våre nåværende leverandører inkluderer det Acos, Evry og Software Innovation. Så det kan bli en av dem, eller en annen outsider, sier Ressem.

Se også

De gir deg nytt sak-/arkivsystem (5.6.2015)