Gevinstrapporten for de første RPA-prosjektene i Innovasjonsprogrammet er klar. – Vi gleder oss til å se denne typen automatisering på repetitive prosesser i hele kommunen, sier prosjektleder Silje Fosseng Duley.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Gevinstrapport for prosjekter i produksjon + til vurdering (intranett)

RPA på Workplace

Bydelene Stovner, Alna og Gamle Oslo har sammen med  Helseetaten og Utviklings- og kompetanseetaten inngått et innovasjonssamarbeid for å se på standardisering og automatisering av kommunens service- og støttetjenester. Samarbeidet har materialisert seg i fem konkrete pilotprosjekter som har vært i produksjon i løpet av det siste året.

Millioner å spare
Opptelling av effekt fra de fem prosjektene, etterkontroll av vederlagsberegning, opplasting av underbilag i økonomisystemet, sakspasifisering i FASIT, utstedelse av tjenestebevis og opprettelse av hjelpeplaner i GAT Turnus, bekrefter det en gjerne kunne anta:

Det er stort økonomisk potensial i RPA (robotic process automation) for en kommune som ennå har tid gode å oppnå fullstendig systemintegrasjon. Potensialet varierer selvsagt, og noen ganger innser man begrensningene først etter å ha pilotert effektivisering, standardisering og digitalisering.

Smått er godt
RPA-prosjektleder Silje Duley anser den fullstendige læringsgevinsten som en effekt sammenlignbar med de konkrete tidsbesparelsene fra prosessautomatisering.

– RPA er attraktivt for mange fordi det handler om konkret oppgaveløsning, snarere enn store implementeringer med tung investering og langvarige prosesser. Det er lettvekts-IT; finn en delprosess og sett på en algoritme som kan utføre oppgaven kjappere og sikrere enn et menneske, innleder Duley.

Likeens alle vegne
Likevel, enhver liten prosess er del av en større tjenesteleveranse, med lokale variasjoner av rutiner, arbeidsverktøy og ansvarsfordeling. For å unngå at RPA blir et kommunalt lappeteppe, hvor særegne løsninger sementeres i form av automatisering, har innovasjonsprogrammet satt seg fore å finne beste praksis for hele kommunen i hver av prosessene det har undersøkt.

– Det er fascinerende hvordan RPA har bidratt til digitaliseringen av kommunen allerede før vi har satt algoritmene i produksjon, ettersom enhver algoritme krever standardisering for å fungere optimalt. Vi lykkes med en grad av prosessoptimalisering nettopp fordi RPA er så konkret og avgrenset, sier Duley.

Hun gjør et nummer av å understreke at resultatene fra gevinstrapporten for de første RPA-prosjektene ikke er noe hun selv har skapt, men at hun snarere formidler arbeid lagt ned av Ola Saugen, May Britt Hamnes Grønningen, Pål Eirik Pettersen og resten av gjengen i Innovasjonsprogrammet.

Likebehandling og kvalitetssikring
Fagmiljøer som tidligere har hatt for vane å utføre oppgaver med stor grad manuelle prosesser, inkludert papirutskrifter, hyller, permer og printere, hjelpes til en større grad av digitalprosessering, også utenom selve RPA-en. Dermed blir også revisjon, innsyn, gjenbruk og oppsalg enklere, ved at all informasjon digitaliseres og gjøres tilgjengelig i eksisterende fellessystemer.

– Etter hvert som flere av kommunens virksomheter implementerer de kvalitetssikrede prosessene, får vi likebehandling og økt kvalitet på saksbehandlingen. Dette har en større verdi for kommunen og innbyggerne enn den reelle besparelsen i tidsbruk, sier Duley.

Automatiserte klimarapporteringen

UKE har i forbindelse med rapporteringen på kommunens klimabudsjett benyttet seg av en annen RPA som har bidratt til å heve tallkvaliteten.

På grunn lovendringer for innkreving av årsavgift for forsikringsselskaper og innføring av GDPR, har kommunen ikke lenger samme anledning til å hente tall fra forsikringsselskapet vedrørende kommunens kjøretøy og maskiner.

Satte en robot på jobben
I stedet utviklet UKE en RPA-løsning som innhenter fullstendige opplysninger fra Statens vegvesens nettside. Dermed ble datakvaliteten betydelig forbedret. Feilkilder fra forsikringsselskapet er unngått, i tillegg foreligger informasjon som hybridteknologi og vektklasser for alle kjøretøy, og etaten har fått tilgang til kilometerstand.

De oppdaterte tallene fra Statens vegvesen viser at andelen nullutslippstjenestebiler er for tredje tertial 2018 ligger på 59,6 prosent, en økning på 2,3 prosentpoeng fra forrige periode.

Se også:
Vekk med permene! (19.12.2018)
Samlet trådene om prosessautomatisering (1.11.2018)
Fra rutinepreget til meningsfullt arbeid (11.9.2018)