Oslo kommune har nærmere 800 IT-systemer, levert av over 500 leverandører, og infrastrukturen begynner å knirke under vekten. – Vi er nødt til å ta ned antallet systemer og begrense tilfanget av nye, sier prosjektleder Pål Eirik Pettersen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

«Konsolidering» er i følge leksikon latin for å styrke, gjøre solid; forene, slå sammen. (Forstavelsen kon betyr med, sammen med, i forbindelse med, meget). Å utsette Oslo kommunes IT-systemer for en slik behandling høres utvilsomt ut som godt nytt. Man spør seg nærmest om hvorfor de ikke er ferdig konsolidert allerede?

Dyrt og dårlig
Det er de altså ikke. Antallet ulike IT-systemer har økt med 23 prosent de siste par årene, med forbehold om at ikke alle systemer ennå er redegjort for. Det kan med andre ord være enda flere av dem.

– Det er flere problemer med å ha så en så stor og kompleks portefølje: Det koster penger. Det er krevende å sørge for at vi overholder alle lovkrav, noe som ytterligere aktualiseres ved innføring av ny personvernlovgivning senere i år. Og det hindrer framdrift i digitaliseringsarbeidet, sier prosjektleder i systemkonsolideringsprosjektet, Pål Eirik Pettersen.

RAPPORT FRA ROTELOFTET. Med et utall av systemer fra et stort antall leverandører, er systemkonsolideringsprosjektet ivrig etter å starte opprydningen. Her ved prosjektleder Pål Eirik Pettersen.

Overlapp og uorden
Som antydet over: Det sier seg nærmest selv at det er problematisk med et så stort antall IT-systemer. I hvert fall når en så stor del av dem overlapper i funksjonalitet.

– IT er et område hvor det oppstår nye behov hele tiden. Slik det er nå, kreves det store ressurser for å avdekke om eksisterende systemer dekker lokale behov eller om man må utvikle nytt. Dermed ender vi opp med unødvendige anskaffelser og større risiko for dårlig integrasjon, fortsetter Pettersen.

Går etter de største potensialene
UKEs etatsdirektør er operativ prosjekteier for systemkonsolideringsprosjektet, og prosjektledelsen ligger hos UKE. Prosjektet har foreløpig inndelt kommunens IT-portefølje i 15 kategorier, og er i ferd med å utvikle business caser for de to første.

– Det spennende med dette arbeidet er at det er kommuneovergripende. Alle virksomheter eier sine egne kontrakter, IT er bare i begrenset grad sentralisert. Derfor er arbeidet fullstendig avhengig av dialog. Vi må godtgjøre at enhver endring faktisk tjener brukerne, ikke bare kommunen som helhet, sier Pettersen.

Gå før man løper
Dermed gjelder det å trene og øve; utnytte business casene til å skaffe seg gode erfaringer med konsolideringsarbeidet, uten å måtte gå dypt inn i virksomhetenes tyngste arbeidsprosesser.

– Nøyaktig hvilke systemer vi kommer til å starte med, er ennå ikke klart. Sikkert er det at vi generelt har for mye overlapp, noe som gir høy kostnad og sviktende kvalitet, sier Pettersen.

Han forteller at kommunen for eksempel har åtte ulike ITSM-systemer, altså systemer for oppfølging av feil og hendelser, noe som avgjort høres mye ut.

– Det er en bra timing nå for å gjøre noe med dem, samtidig som det ikke bør være det mest kontroversielle området å ta tak i. Så kan vi heller gå over til de tyngre systemene i neste runde, når vi har et par suksesshistorier bak oss, fortsetter han.

Bidrar til digitaliseringen
Prosjektet har en informasjonsside på Kundeportalen. Her publiseres status og eventuelle innspill som kan tenkes å være av interesse for flere. I tillegg vil dialog og direkte kontakt gjennom møter med virksomhetene vil være sentralt for prosjektet for å kartlegge de ulike virksomhetenes behov.

– Det er spennende å ta del i en dialog om eksistensberettigelsen til kommunens ulike IT-systemer. Vi diskuterer bruk, livsløp, skalerbarhet, integrasjon, pris og selvsagt funksjonalitet. Samarbeid og en styrket fellesskapstanke vil bidra til at Oslo kommune blir i bedre stand til å sørge for gode fremtidige digitale tjenester for innbyggerne. Ansvaret for samarbeid for å få til dette ligger hos alle virksomhetene i Oslo kommune, sier Pettersen.

Se også:
IT-nytt for fjern og nær (5.12.2017)