Forrige uke ble konkurransegrunnlaget for ny driftsavtale sendt ut til inviterte tilbydere. I dag var det felles gjennomgang av hovedlinjene, med spørsmål fra salen og direktesending via internett.
Av Svein Jørgen Kjenner Johansen
Det er vanskelig å unngå klisjeen «stinn brakke» når man snakker om vellykkede arrangementer, men dagens tilbudskonferanse for leverandørene som er invitert til å gi tilbud på kommunens nye avtale for IKT-driftstjenester var altså godt besøkt. Alle inviterte leverandører var til stede, noen med lag på opptil ti personer.
KOORDINERING MELLOM LEVERANDØRER. I tillegg til selve avtalen skal det tegnes en såkalt koordineringsavtale, for å sikre best mulig samarbeid og unngå unødig ressursbruk. Prosjektkoordinator Jørn-Erik Røkholt orienterer.
Siden torsdag 2. mars har de kunnet sette seg inn i konkurransegrunnlaget. I dag ble detaljerte vedlegg utdelt, mot andaktsfull taushetserklæring, og beskjed om format, form og antall på en eventuell tilbudslevering innen fristen 8. mai.
– Vi holder tilbudskonferansen tett etterfulgt av utsendelsen av konkurransegrunnlaget og håper med det å legge til rette for at dere tidlig forstår våre intensjoner og dermed kan bruke tiden mest mulig effektivt frem til 8. mai, sa prosjektleder Maria Therese Sanna.
GJENSIDIGHET. – Vi stiller vår infrastruktur til disposisjon. Dere kan disponere den i sin nåværende form, eller endre den slik dere selv ønsker innenfor rammebetingelsene i Konkurransegrunnlaget, sa UKE-etatsdirektør Marit Forseth.
Etter tilbudsfristen brukes mai og juni på å evaluere materialet som kommer inn, avklare eventuelle forbehold eller usikre faktorer, før leverandørene får anledning til å sende inn oppdatert tilbud i august. Deretter starter den endelige evaluerings- og forhandlingsfasen, før Oslo kommunes nye driftsleverandør velges i løpet av høsten 2017. Omkring fire måneder senere starter driftsleveransene fra ny leverandør.
Forventningene til den nye driftsavtalen går i takt med innsatsen som er nedlagt siden dialogkonferansen. Nå går prosjektet inn i en fase med spørsmål, svar og generelt dialog med leverandørene om konkurransegrunnlaget.
– Vi håper at alle som har funnet det verdt å møte her i dag, og akter å levere tilbud. Vi håper alle har anledning til å gi beskjed om dette i løpet av onsdag 15. mars slik at vi blir godt i stand til å planlegge løpet, sa teamleder André Joachim Frank.
IKKE DIKTAT. – Såfremt dere ivaretar våre behov og informasjonssikkerhetshensyn, ønsker vi at dere gir tilbud i størst mulig grad tilpasset deres egne standardiserte tjenester, snarere enn tilpasset våre gjeldende prosesser og løsninger, sa prosjektleder Maria Therese Sanna. I bakgrunnen teamleder André Joachim Frank i Konserninnkjøp.
Anført av prosjektleder Sanna med god hjelp fra nøkkelpersoner i prosjektet fikk vi en solid gjennomgang av rammebetingelser, bakgrunn og formål med anskaffelsen. Tjenestekatalog, leveranseområder, prismodell og livssyklusforvaltning ble gjennomgått.
Stikkord som partnerskap, tillit, behov, dialog og standardløsninger satt kledelig løst. Utgangspunktet er det digitale skiftet beskrevet i byrådserklæringen fra 2015. Blant premissene er den evigheten en ti års kontrakt representerer i IKT-sammenheng, og kravene til fleksibilitet dette stiller til leveransen. Særlig vektlagt ble sikkerhetskravene og hvordan disse er formulert og vil følges opp i kontraktsperioden.
Vi må bygge gjensidig tillit og gjøre hverandre gode, det er viktig i et partnerskap, sa Maria Therese Sanna.
PAUSEPRAT. Prosjektleder Sanna, IKT-direktør i UKE Tor Fjellstad og Marit Forseth gjør faglige avklaringer mens leverandørfolket inntar pausemat.
Fra velferdsteknologi til innbyggerdialog, Oslo kommune har ambisjoner om en full digitalisering av tjenestespekteret. En slik omlegging er sårbar for omdømme- og tillitsutfordringer som følge av personvern- og mulige datasikkerhetsbrudd. Sikkerhet er dermed det eneste området prosjektet tillater seg et utførlig kravsett.
Et annet viktig hensyn, «mantraet», som prosjektkoordinator Jørn-Erik Røkholt kaller det, er kommunikasjon leverandørene imellom. Kommunens erfaring tilsier at for mye tid og kvalitet gjerne går med på treveisdialog mellom UKE og ulike leverandører. Prosjektet forventer at vinnende leverandør avstemmer direkte med andre, der det ikke er strengt nødvendig at kunden involveres.
Dermed kan kundens oppmerksomhet i større grad rettes mot å koordinere, forstå og løse ansatte og innbyggeres bestillinger og behov.
Se også:
En mer relevant driftsmodell (13.2.2017)
dNA – det begynner å ligne et liv (28.11.2016)
Rapport fra IKT-forum 22.11 (23.11.2016)
System i oversikten (1.11.2016)
Heftig markedsmøte om IKT-drift (15.9.2016)
Bak kulissene utkjempes kampen om en av landets største IT-driftsavtaler (digi.no, 21.11.2016)