Saksbehandlingsverktøyet “BOKS” må i nær tid oppgraderes eller erstattes. Samtidig har det blitt etterlyst bedre muligheter for samhandling mellom UKE og virksomhetene. I den forbindelse har UKE satt i gang et prosjekt som har fått navnet Prosjekt Innovative Løsninger for Samhandling (PILS).
Prosjektet ser blant annet på
• Sosial samhandling (f.eks. i kontekst av digitale forum)
• Selvbetjening
• Chat/kommunikasjonsløsninger
• Dokumenthåndtering
• Knowledge Management
• Rapportering, analyse og statistikkløsninger
Prosjektet skal gjennom pilotering av forskjellige verktøy og teknologi avklare hvorvidt disse kan betjene de funksjoner og krav UKE har, med fokus på kunde- og brukeropplevelse. Totalt sett er målet at disse skal kunne tilby funksjonalitet og teknologi som gir enklere, billigere og bedre løsninger for kommunen.
I forbindelse med prosjektet er det foreløpig startet opp tre piloter – én for saksbehandlingsløsning (service desk og henvendelseshåndtering), én for sosial samhandling og én for prosjektportal.
Oppgradering av BOKS eller helt ny løsning?
Saksbehandlingsløsningen “BOKS” vil kun ha begrenset support i 2 år fra januar 2015. Det betyr at BOKS må oppgraderes eller erstattes. UKE ser i den forbindelse på alternative teknologier og leverandører. Piloten som er igangsatt tester ut verktøyene “Jira Service Desk” og “Confluence”, som flere miljøer kjenner fra prosjektsamhandling og feil-/endringshåndtering. Helseetaten, bydel Grorud, bydel St. Hanshaugen og bydel Østensjø deltar i piloten.
Sosial samhandling
Digital samhandling på tvers av virksomhetene i kommunen har vært etterspurt lenge. Forum for IKT hovedkontakter møtes fysisk 8 ganger i året, og er for tiden i gang med en pilot som tester ut Yammer som samhandlingskanal mellom disse forummøtene. Tanken bak er å øke verdien av de fysiske møteplassene gjennom en digital møteplass som er tilgjengelig kontinuerlig.
Prosjektportalen
Helseetaten, Utdanningsetaten og Utviklings- og kompetanseetaten tester for tiden ut Prosjektportalen, en løsning for porteføljestyring og prosjekthåndtering basert på Difis prosjektveiviser. KommIT har sammen med Asker kommune utviklet løsningen, som er basert på SharePoint.
Flere piloter vil bli lansert utover våren, der nye verktøy vil bli prøvd ut. Evalueringene av disse vil gi oss erfaringer og kunnskap som vil være nyttig for videre prosesser knyttet til samhandlingsverktøy. Beslutning om oppgradering av BOKS eller anskaffelse av ny løsning vil skje i løpet av høsten.