Planlegg ferien med minWinTid (NY)

Vi stempler alle inn og ut, men visste du at du kan legge inn fravær og sjekke ferieoversikt for hele avdelingen i tidsregistreringssystemet?

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Nei, det visste du ikke det, tenker jeg. Dette er nemlig en ny løsning per 20. juni 2018, og mens du tygger på hva som eventuelt kan være «in it for me» (som det heter i kommunen), tygg heller på dette:

Har lederen din noen gang sendt ut e-post til alle i avdelingen om å innføre feriedager i et lefsete og redigeringslåst Excel-dokument dypt nede i F: Personal, Felles, Administrasjon, Felles, Info, Felles, Felles, Felles?

Fraværsregistrering er enkelt
Førferietiden kan gi svettetokter av mindre, men nå trengs ingen slik halvveisløsning for ferieplanlegging.

– Åpne minWinTid, trykk Fraværsplan og Nytt fravær, registrer tiden du skal være borte, og avslutt med Lagre til Outlook, pekeforklarer Tone Sibilrud Rakvåg i Løsningsekspertise og tredjelinjesupport.


FERIEKLAR. Under «Fraværsoversikt» kan du se hvem som har ferie når. (Men ikke hvor). – Enklere planlegging, konstaterer Tone Sibilrud Rakvåg i Løsningsekspertise og tredjelinjesupport.

Fraværsoversikt er nyttig
At ferie og fridager legger seg automatisk i Outlook er det kanskje ikke alle som visste. Men rosinen i Rakvågs pølse finner man under «Fraværsoversikt». Her genereres nemlig avdelingens ferietabell automagisk (i hvert fall hvis vi alle har vært gode til å registrere ferien vår i minWinTid), noe som tør gjøre det enklere å planlegge egen ferie og for eksempel faglige og sosiale inititativer.

– For de som er ledere finnes dessuten en annen snedig funksjon, nemlig Oppfølging, Ønsket planlagt fravær. Her godkjennes ferie, noe som gjør at feriesøknaden kan ferdigbehandles i minWinTid, reklamerer Rakvåg.

Finn minWinTid: Windows-tast, minWinTid

Overtidsregistrering er viktig
Den må likevel fortsatt ettergodkjennes i HR-systemet for at vi skal få riktig lønn for strevet; et faktum som forklares med at ferie (eksempelvis) ikke lønnsoverføres før den er trygt gjennomført – noe kan ha skjedd underveis, dermed skiller man på planlegging og registrering.

– Har du andre gullkorn eller eksempler på typiske feil folk gjør i minWinTid?

– Ja, overtidsregistrering. Blir du pålagt overtid, må dette registreres i forkant. Hengemenyen står i innregistreringsbildet. Glemmer du dette, går du glipp av 50- eller 100 prosent overtidstillegg, og det er penger eller tid ut av vinduet, sier Rakvåg.

– Kan det ikke fikses i ettertid?

– Jo, men det er jo klønete. Det er både enklere og mer effektivt å få ting riktig første gang.