Migreringsprosjektet fortsetter flytting av systemer i 2021

På tampen av fjoråret flyttet Migreringsprosjektet de aller fleste testsystemene fra kommunens egne datasentre til Sopra Sterias datasentre. Flyttingen var vellykket, mye takket være god hjelp fra kontaktpersoner og testere i virksomhetene. Nå fortsetter det store arbeidet i 2021, og prosjektleder for migreringen, Jie Shu, ser lyst på fremtiden.

Av: Lars- Egil Elfstrand

Hva skjedde i 2020

Migreringsprosjektet har allerede migrert 105 testsystemer av totalt 392 systemer og 514 av totalt 1349 VM-maskiner, forteller Shu.

– Migreringen i 2020 gikk veldig bra. Selve flytteprosessen var smidig og vi har ikke opplevd feil forårsaket av migreringen. I 2021 skal resten av testsystemene og produksjonssystemene flyttes, og med erfaringene vi har fra 2020 så anser vi at risikoen er lav for at noe uforutsett skal skje, sier han.

Prosjektleder Jie Shu.

Noe ustabilitet kan oppstå under migrering

Migrering handler om å ta ned tjenester fra kommunens datasentre og starte opp disse på Sopra Sterias datasentre. Derfor kan brukere oppleve ustabilitet på tjenestene under avtalt migreringstidsperiode.

Virksomhetene har ansvar for å informere sluttbrukere

UKE legger ut informasjon om nedetid i Kundeportalen et par uker før migrering. Det er designerte kontaktpersoner for hvert system som skal informere berørte virksomheter, og virksomhetene skal deretter informere sine sluttbrukere. Dette er spesielt viktig i 2021 da det skal migreres produksjonssystemer.

Illustrasjonsbilde: Nikolai Kobets Freund

Fortsatt avhengig av godt samarbeid med virksomhetene

– For at prosjektet skal lykkes med migreringen i 2021, er vi avhengig av å fortsette det gode samarbeid med virksomhetene, sier Shu.

For å nå målet krever det kontinuerlig dialog, og sikre at prosjektet får tilgang til testressurser som får sjekket at systemene fungerer som de skal etter migreringen.

Ukentlig oppdatert status for flytting

Prosjektet har en egen Workplace-gruppe, «SAM/Migreringsprosjektet», som alle kan melde seg inn i. Her legges det ut ukentlige oversikter (dashboard) over status for flyttingen i gruppens forsidebilde. Denne oversikten er synlig for alle, selv for dem som ikke er medlem av gruppen.

Ser stort potensial for mer standardisering

Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) utbetaler drøyt 66.000 lønnslipper i måneden. Seksjonsleder Terje Tolcsiner i Lønns- og regnskapstjenester ser et stort potensial av å standardisere rutiner og oppgaver for å bedre arbeidshverdagen til både ansatte og kunder.

Av: Sindre Haugan

– Ytterligere standardisering vil gi oss bedre muligheter til å levere en forutsigbar og profesjonell tjeneste. Vi kan fokusere på hvordan vi kan jobbe enda smartere sammen og lage mer smidige og enkle arbeidsprosesser, sier han.  

Terje Tolcsiner, seksjonsleder Lønn- og regnskapstjenester.

Forutsigbarhet i en uforutsigbar periode

Med mer standardisering kommer også mulighetene for økt digitalisering og automatisering. Potensialet er stort i et fagfelt som fortsatt preges av mange manuelle oppgaver.

– Nå som de fleste er på hjemmekontor, ser man virkelig verdien av økt digitalisering. Mer standardisering og tydelige fellesføringer gir stabilitet i en uforutsigbar periode. I tillegg sikrer vi færre feil og høyere kvalitet på leveransene våre, sier Terje.  

Et krevende år

Han forteller at koronasituasjonen har vært krevende, preget av mange nye oppgaver, ny arbeidssituasjon og et regelverk i stadig endring.

– Ja, det har vært en krevende periode, men jeg er veldig stolt av hvordan mine ansatte har stått på. I tillegg til den normale driften har vi nå ansvaret for koronarefusjoner som utgjør et betydelig antall millioner kroner i året, sier Terje. 

Illustrasjonsbilder: Unsplash.com

Lærer av hverandre

Svetlana Olsen er teamleder i Lønns- og regnskapstjenester. Hun trekker frem verdien av å være en del av et større fagmiljø, hvor man lettere kan holde seg oppdatert på alt av informasjon, rutiner, avtaler og regelendringer. 

– Vi har mange dyktige og engasjerte saksbehandlere. Jeg tror kombinasjonen av folk med lang og kort fartstid og med både praktisk og teoretisk kompetanse, skaper en god balanse. Som leder er det veldig gøy å være vitne til hvordan alle deler kunnskap og lærer av hverandre, sier Svetlana.

Etablerer bindeledd

Alle virksomheter som har avtale med oss, får utnevnt en hovedkontakt for lønnsområdet. Denne fungerer som et bindeledd og sikrer oppfølgningen virksomheten trenger. Oppstår det vanskelige saker samarbeides det på tvers og hovedkontaktene kobler på spisskompetanse slik at sakene løses.

– Oslo kommune er så mangfoldig, og det nytter ikke for alle å kunne alt. Derfor utnevner vi hovedkontakter, som tar seg av mer kompliserte problemstillinger som ikke løses umiddelbart. I tillegg har de ansvar for å innkalle til jevnlige driftsmøter, sier Svetlana. 

Et større miljø

Laila Stubbene jobber som lønnsrådgiver i UKE, og er hovedkontakt for Bydel Alna. Før hun startet i UKE, hadde hun 22 år i Bydel Sagene.

–  Da vi ble flyttet over til UKE i 2016, var vi litt usikre på endringen. Men overgangen gikk fint, og vi ble tatt godt imot, sier Laila.

I UKE har hun et større nettverk av kollegaer å lene seg på, og erfaringene fra Bydel Sagene har Laila god bruk for som hovedkontakt for Bydel Alna.

Etablerer samarbeid for mer bærekraftig mat

Bærekraft er høyt på agendaen i Oslo kommune, uansett om man snakker om måling av matsvinn, utforming av kostholdsråd eller menyvalg på sykehjem. Nå samler Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) sentrale virksomheter i en koordineringsgruppe for å dele kunnskap og erfaringer.

Av: Sindre Haugan

– Å nå de ambisiøse målene for mer bærekraftig mat krever et tett samarbeid på tvers av fagfelt og næring. Ved å etablere et forum for informasjonsdeling, kan vi oversette politiske ambisjoner til gode tiltak, sier Gunnar Wedde, avdelingsdirektør for anskaffelsestjenester i UKE.

Illustrasjonsbilde: Unsplash.com

Gjenspeiler hele verdikjeden

Byrådsavdelingen for finans ved Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) har ansvaret for å koordinere det strategiske arbeidet med bærekraftig mat i Oslo kommune. Ved å opprette en felles gruppe kan man samle aktiviteter og enes om større tiltak.

– Bærekraftig mat er mye mer enn kjøttfri måltider. Arbeidet involverer alt fra transport og emballasje, til klima, helse og ikke minst avfall og matsvinn. Derfor er det så viktig at koordineringsgruppa gjenspeiler bredden i arbeidet. Vi trenger alle de kloke hodene og erfaringene fra hele verdikjeden, sier Mariann Karlstad, som er koordinator for bærekraftig mat i UKE.

Marianne Karlstad jobber for mer bærekraftig mat i Oslo kommune

Første møte var en anledning for deltakerne å bli bedre kjent med hverandre. Vi fikk blant annet høre fra ernæringsfysiologer fra både Helse- og Sykehjemsetaten. Helseetaten har et stort fagmiljø innen helse og ernæring, og er i tett dialog med Helsedirektoratet ved utformingen av retningslinjer på feltet.

Små tiltak kan ha store ringvirkninger

Sykehjemsetaten serverer frokost, lunsj, middag og kvelds til sine pasienter, og har dermed stor påvirkningskraft i rollen som innkjøper. De utforsker mulighetene for mer bærekraftige menyvalg, uten at det nødvendigvis betyr radikale endringer. Et eksempel kan være å bytte ut deler av kjøttet i farseprodukter med bønner eller linser.

Innkjøp som skaper endring

Gunnar Wedde ser flere fordeler ved å etablere en koordineringsgruppe.

– Tettere samarbeid mellom etatene gjør også at vi blir tryggere i vår rolle som innkjøper. Hvis vi kan enes om gode tiltak blir veien til politisk ledelse kortere, sier Wedde. 

Hvem er med i koordineringsgruppa?

Med på laget er Bymiljøetaten (BYM), Klimaetaten (KLI), Helseetaten (HEL), Utviklings- og kompetanseetaten (UKE), Renovasjons- og gjenvinningsetaten (REG), Næringsetaten (NAE), Sykehjemsetaten (SYE), Utdanningsetaten (UDE), bydel St. Hanshaugen og byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap (OVK) på vegne av alle bydelene. Gruppen vil ledes av UKE, og møtes ved jevne mellomrom

Vil fjerne teknofrykten

Ingen er ferdig utlært, og verktøy som Teams får stadig ny funksjonalitet. Derfor er det viktig å skape trygge læringsarenaer for de ansatte, slik at det blir rom for å prøve og feile.

Av: Sindre Haugan

– Det må være lov til å utforske og leke seg litt. Verdien blir mer tydelig når man selv tar det i bruk. Bare se hvor mye Teams har endret seg under korona. Det gjelder å komme inn i tankesettet med kontinuerlig læring, og bli mindre redd for å trykke på knapper, sier Kristian Marthinussen.

Kristian Marthinussen jobber i Bydel Vestre Aker, og er av superbrukerne for utrullingen av Office 365 i Oslo kommune.

Kontinuerlig læring

– Start med å finne de engasjerte folka i hver avdeling. De trenger ikke kjenne alle detaljene i teknologien. Det viktigste er at de er interessert, og synes det er gøy å lære bort, sier Kristian Marthinussen.

Han tror det er viktig å bygge en trygg læringskultur på arbeidsplassen, og involvere både ledere og ansatte bredt i utrullingen.

Vis, ikke fortell

Selv med engasjerte ansatte, trenger man støtte fra ledelsen. Kristian tror det er essensielt at lederne sender et tydelig signal, og går foran som et godt eksempel.

– Vi kan trekke linjene til innføringen av Workplace. Her tok lederne kanalen i bruk for å dele siste nytt, fremfor å bare legge det ut på intranett. Plutselig var det veldig viktig å være tilstede der for å ikke gå glipp av noe. Nå har Workplace blitt en naturlig del av arbeidshverdagen for mange, sier han.

Det finnes en løsning

Når Kristian har opplæring med kollegaer forventer han ikke at de ansatte skal huske alt. 

– Jeg liker å snakke, og til tider blir det litt teknisk. Jeg pleier å si til folk at de ikke nødvendigvis trenger å huske alle detaljene, så lenge de vet at det finnes en løsning, sier han. 

Lykkes man med det, er man langt på vei.

– Kjenner man mulighetene kan vi heller ta en prat om hvordan man løser det rent praktiske på tomannshånd.

Senk skuldrene

Et av salgsargumentene til Office 365 er at verktøyet forbedrer den interne kommunikasjonen, og gir oss muligheten til å arbeide smartere sammen. Kristian tror det er viktig å være bevisst kulturen på arbeidsplassen hvis man skal dra full nytte av dette potensialet.

– Det handler om tillit, hvis kollegaer for eksempel skal samskrive og lage dokumenter i felleskap krever det at de er trygge og åpne på hverandre. Vi må rett og slett lære seg å senke skuldrene litt, sier han.

Hva liker du med Office 365?

– Jeg ser allerede verdien av Teams når vi skal samarbeide utenfor bydelen. Smitteteamet som er organisert på tvers av bydelene er et godt eksempel. Her bruker vi Teams for å sikre en god informasjonsflyt, oppdaterte rutiner og fordeling av skift.

Utfordrer etablerte arbeidsformer

Overgangen til Office 365 krever en opprydning i fellesområdene der virksomhetene lagrer filer og dokumenter. Det store spørsmålet er hvordan man starter å rydde?

Av: Sindre Haugan

I løpet av 2021 skal filene flyttes over til SharePoint, og ansvaret for denne flyttejobben ligger hos hver enkelt virksomhet.

For Innkrevingsetaten (INE) er det viktig å sikre bred involvering av ledelsen, og ansvarliggjøre eierne av filområdene.

–  Vi må tydeliggjøre ansvarsområder, så vi unngår den rotete filorganiseringen vi har nå, sier Katja Mlodzianowska. Hun er en av superbrukerne for utrullingen av Office 365 i Oslo kommune.

Katja er en av superbrukerne i Innkrevingsetaten (INE)

Hva tar vi med oss videre?

Hver avdeling får en egen mappestruktur, og alle utnevner kontaktpersoner som har hovedansvar for å gå gjennom dokumenter og legge over aktuelle filer i den nye strukturen. Filområdene blir tilgjengelig med lesetilgang en periode, før det resterende blir slettet.

– Vi har diskutert med hver avdeling hva de har behov for. Her prøver vi også å utfordre avdelingene på hvordan de jobber. For eksempel er det en del av informasjonen som kan og bør deles med flere enn de som har tilgang per nå, sier Katja.

Et forslag til hvordan man kan starte ryddingen av filområdet.

Frykter det ukjente

Personlig brenner hun for digitalisering og effektivisering, men hvordan får hun med seg de som ikke deler hennes glødende entusiasme for alt digitalt?

– Det ukjente er alltid skummelt, sånn er det med teknologi også. Jeg vil at folk skal komme til meg hvis de er usikre, for da kan vi finne løsningen sammen, sier hun.

Katja hevder hun merker et generasjonsgap, hvor de yngre er ofte mer nysgjerrige og lærer ting raskere.

– De har gjerne vært borti lignende verktøy før, og da er det enklere å se for seg hvordan man kan nyttiggjøre seg av det i arbeidshverdagen, sier hun.

Katja og teamet i full gang med å vise Teams-funksjoner til kollegaer.

Gjør det praktisk og nært

Ikke alle lyser opp når de hører ord som: «samhandling, OneNote og Planner». Katja mener det er viktig å synliggjøre verdien av verktøyene, og gi praktiske eksempler på hvordan man kan bruke dem.

– Jeg pleier å illustrere forskjellen mellom Skype og Teams med en gammel hustelefon og en moderne smarttelefon. Ja, en gammel hustelefon kan brukes til å prate, men med en moderne smarttelefon kan du gjøre så mye mer. Du kan handle, se filmer og fikse ting i nettbanken, sier hun.

Mer enn komplisert Skype

Når hun først har fått kollegaene over på det tankesettet, forsøker hun å illustrere verktøyene med konkrete eksempler fra deres arbeidshverdag.

– Teams er likevel mer enn en avansert versjon av Skype. Det handler om å vise folk hvordan de kan bruke ulike funksjoner. Nå kjenner jeg så mange av arbeidsprosessene internt, og kan knytte eksemplene mine til det. Jeg tror det er en viktig del av rollen som superbruker, sier hun.   

Ikke alt på en gang

Ved å knytte verktøyene til eksempler som er kjent for brukeren blir det mindre fremmed og mindre skummelt. Katja er også påpasselig med hvor mye hun presenterer av gangen.

– Man bør unngå å vise alt på en gang. Bryt det opp i små, lettfordøyelige opplæringsbiter, sier hun.

Lykkes man med å pirre nysgjerrigheten har man kommet langt.

– Ofte er jungeltelegrafen den beste reklamen. Man bruker gjerne en håndverker man har blitt anbefalt av naboen, jeg tror det er likt med ny teknologi, sier Katja. 

Bryte ned siloene

I november 2020 gikk Oslo kemnerkontor til å bli Innkrevingsetaten (INE), hvor Skatteetaten overtok skatteoppkreveroppgavene. Tiden var derfor moden til gå opp rutinene, og se hvordan man kan jobbe bedre sammen.

– Jeg tror vi har mye å lære av hverandre, derfor er det fint hvis vi kan benytte anledningen til å bryte ned noen av siloene mellom oss. Vi har alle signert den samme taushetserklæringen, sier Katja.

Hvordan bruker du Office 365 til å bedre arbeidshverdagen?

Selv bruker Katja delingsdokumenter gjennom OneNote og Planner til å planlegge større oppgaver med flere involverte.

– Det funker veldig bra til koordinering og holde styr på hvem som gjør hva. I tillegg slipper vi mange unødvendig møter, sier hun.

God støtte fra ledelsen

– Divisjonsdirektør Øystein Hillestad er tett involvert i utrullingen, og hjelper oss finne flaskehalser vi skal forsøke å løse. Hva gjør for lite av, hva gjør vi for mye av og hva kan vi gjøre bedre i morgen, sier Katja.

For henne representerer prosjektet et viktig steg for å øke den generelle digitale kompetansen og skape en større åpenhetskultur i etaten.

Delt kunnskap gir bedre avtaler

9. februar holder Innkjøpstjenester åpent møte med eksisterende og potensielle leverandører. – Vi vil spille på hverandres kompetanse for å sikre at vi får gode konkurranser og samfunnsansvarlige leveranser, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Kunngjøring på Doffin

Invitasjon, påmelding og program

Som Norges nest største offentlige innkjøper har Oslo kommune en stor innkjøpsmakt og gode muligheter til å fremme samfunnsansvar gjennom sine anskaffelser. Kommunen stiller da også noen av landets mest ambisiøse krav på dette området.

Vil ha flere gjennom nåløyet
Klima, økologi, etisk handel, arbeidstakerrettigheter, innovasjon, lokal konkurransekraft, tilflyt av faglig kompetanse og optimal ressursutnyttelse er blant faktorene som vektlegges når kommunen lyser ut et anbud for en vare- eller tjenesteleveranse.

– Oslo kommune stiller krav for å forebygge arbeidslivskriminalitet og sikre rettferdig og etisk handel, disse finner du i det vi kaller Oslomodellen. Andel fagarbeidere og lærlinger, sporbar betaling og krav til generell «orden i sysakene» hos leverandørene våre er noe av det som er beskrevet her, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i UKE Innkjøpstjenester.

– I tillegg er vi offensive på klima- og miljøområdet, for eksempel med krav til utslippsfri transport. Med denne dialogkonferansen ønsker vi å bistå aktuelle leverandører i å lykkes med våre kontrakter, fortsetter han.

EN UTSTRAKT HÅND. Avdelingsdirektør Gunnar Wedde i UKE Innkjøpstjenester, her ved en pedagogisk anledning pre korona, ønsker friere informasjonsflyt mellom oppdragsgiver og leverandør.

Dialog i stort og smått
Selve konferansen er digital, og arrangeres på Microsoft Teams. Deltakere introduseres for temaer som plastreduksjon, klimavennlig transport, sirkulære anskaffelser, rettferdig handel og forebygging av arbeidslivslivskriminalitet. I tillegg presenteres de viktigste konkurranseutlysningene vi kan vente oss i løpet av 2021.

– Ved påmelding inviteres deltakerne til å oppgi hvilke temaer som er mest interessant for deres bedrift, slik at vi kan få fruktbare og gode samtaler i mindre rom etter plenumsdelen. Det er viktig for oss at eksisterende og potensielt nye leverandører får anledning til å uttrykke sine forventninger til oss som oppdragsgiver også. Vi håper på mange spørsmål og aktiv dialog hele dagen, sier Wedde.

Enklere oppfølging med digitale kompetanseplaner

Den siste nyvinningen i kommunens HR-system gjør det mye enklere for ledere og medarbeidere å drive kompetanseutvikling i henhold til formelle krav og den enkeltes behov. – Jeg er så fornøyd, sier Line Haugnes i Bydel Frogner.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

For de av oss som ikke jobber på brannbil, i omsorgsbolig, på sykehjem eller akuttinstitusjon kan det være vanskelig å se for seg den betydelige mengden av krav og forventninger til utvikling, vedlikehold og rapportering av folks kompetanse i disse spesialistintensive bransjene.

HAPPY. Line Haugnes i Bydel Frogner trekker nytte av den nye modulen i HR-systemet.

Høye oppfølgingskrav
Både lovverk og beste praksis tegner opp et relativt finmasket nett av krav til hver enkelt medarbeider, i tillegg kommer personlige ønsker og resultatene av de ulike utviklingssamtalene.

– Det er ganske mye å holde orden på, og oppfølgingskvaliteten er i mange tilfeller veldig personavhengig. Særlig når vi er mange som skal utvikle eller finpusse kompetanseprofilen. Hvem er det nå som skal på kurs i kapittel ni om bruk av tvang og makt? Med digitalisering av den enkeltes kompetanseplan blir alt mye enklere, sier Line Haugnes, ledende vernepleier ved Fredriksborgveien boliger i Bydel Frogner.

Dette bildet mangler alt-tekst; dets filnavn er kompetanse-nivaer-1920-1024x576.jpg

Automatisk varsling
Hennes seksjon, Tilrettelagte tjenester, er blant de som har tatt i bruk kommunens nye funksjon i HR-systemets kompetansemodul. Kompetanseplan for nyansatte, opplæring i digital sykemelding, eSignering og kvalitetssystemet EQS er blant produktene som allerede er utviklet i de 18 virksomhetene som er i gang.

Mange virksomheter har også begynt å bruke digitale kompetanseplaner til å styre smittevernstiltak. Det er viktig å nevne at det er en integrasjon med KS-læring, og at funksjonaliteten snart er integrert med GAT, sier tjenesteforvalter Olav Schjølberg i Utviklings- og kompetanseetaten.

– Digitale kompetanseplaner er en svært god hjelp i hverdagen. Vi bruker dem til alle nyansatte som har startet i løpet av det siste året, og de er imponert over funksjonaliteten og hvor lekkert det ser ut. Både leder og medarbeider får et varsel når det nærmer seg frist for et kompetansetiltak, enten det er en samtale, et kurs eller en egenerklæring, sier Haugnes.

840 ulike kompetansekrav
Modulen er utviklet av Dossier, og forvaltes av Utviklings- og kompetanseetaten.

– Jeg har inntrykk av at funksjonen er til stor hjelp ute i organisasjonen. Allerede har vi 112 planer i bruk, med over 840 ulike kompetansekrav. Dette måtte tidligere administreres manuelt, noe som la beslag på mye tid og kapasitet hos både ledere og medarbeidere, sier Schjølberg.

– Vil digitale kompetanseplaner gjøres tilgjengelig for alle virksomheter?

– Det er tilgjengelig, men følger med en kostnad. Prisen beregnes ut fra antall medarbeidere i virksomheten. For mer informasjon om implementering av kompetanseplaner, er det bare å ta kontakt, sier Schjølberg.

Se også:
HR-system + læringsportal = sant ( 30.10.2018)

Mer samarbeid med Microsoft Teams

Nå har det dukket opp nye funksjoner i Microsoft Teams som gjør det enklere å fordele arbeidsoppgaver og jobbe kreativt i møter. Snart får du muligheten til å dele møter i «breakout rooms», hvor man endelig kan diskutere i mindre grupper.  

Se denne videosnutten som gir en kort introduksjon av Microsoft 365. 

Illustrasjonsbilde: Unsplash.com

Hva er Microsoft 365 og hvorfor skal jeg bruke det? 

De fleste av oss kjenner til de klassiske Office-programmene som Word, Excel og PowerPoint. Microsoft 365 gir deg de nyeste versjonene av disse programmene.  I tillegg får du en rekke nye programmer og funksjoner som forenkler arbeidshverdagen din, og gjør det enklere å samarbeide om oppgaver med kollegaene dine. Uansett om du jobber på data eller på mobil.  

Hva er nytt? 

Denne høsten ruller UKE ut en rekke nye funksjoner:  

Hold oversikten over oppgaver med To Do og Planner 

Planner gir deg muligheten til å visualisere og organisere gruppearbeid. Uansett hvilken rolle du har i et team kan du enkelt holde oversikt over oppgavene dine. To Do er din personlige huskeliste for små og store oppgaver.  

Tilgjengelig nå 

 Spørreundersøkelser og måling med Forms 

Forms lar deg på en enkel måte lage spørreundersøkelser, konkurranser og avstemminger. Bruk verktøyet til å samle tilbakemeldinger fra ansatte eller til å planlegge arrangementer.   

Tilgjengelig nå 

Mer kreative møter med Whiteboard 

Whiteboard er en digital tavle man bruker i kombinasjon med Teams. Verktøyet gir deg muligheten til å visualisere ideer og arbeide kreativt i form av illustrasjoner, notater, bilder og mer.   

Tilgjengelig nå 

Sikrere mobil med Intune 

Microsoft Intune er et av verktøyene som gjør det mulig for Oslo kommune å kjenne igjen mobilen eller nettbrettet ditt, samt stille krav til sikkerhetsfunksjoner på enheten.   

Tilgjengelig nå 

Hva er på vei? 

Digitale arrangementer med Live Event

Live Events er ganske likt som et vanlig Teams-møte, men gir deg større muligheter for å planlegge, produsere og kringkaste for et større publikum. Verktøyet gir deg også muligheten til å gjøre opptak av arrangementet, slik at det kan deles i etterkant.  

Planlagt lansering: siste kvartal 2020 

Del video med Stream

Microsoft Stream er en videotjeneste der man kan laste opp, vise og dele videoer internt. 

Planlagt lansering: siste kvartal 2020 

Hold notater oppdatert med OneNote
OneNote er din digitale notatblokk. Bruk den til å skrible ned ideer eller lag huskelister til deg selv. Notatlappene kan deles med kollegaer hvis du ønsker det.  

Planlagt lansering: første kvartal 2021

I tillegg til dette planlegger UKE utrullingen av Sharepoint og OneDrive i 2021.  

Støydemping og gruppearbeid i Teams 

I tillegg til nye verktøy blir Teams stadig bedre. Fordelen med en skybasert løsning er at nye funksjoner blir tilgjengelig uten at installasjon er nødvendig.  

Del opp møtet i mindre gruppesesjoner 

Breakout Rooms er en funksjon som mange har ventet på. Funksjonen gjør det mulig for møtearrangøren å dele opp et Teams-møte i mindre grupper, for så å kalle alle tilbake igjen til hovedmøtet. For eksempel kan det brukes til mindre gruppearbeid, hvor flere kan være aktive samtidig uten at man snakker i munnen på hverandre. Møteleder har også mulighet til å fritt «bevege» seg mellom gruppene.  

Bedre støydemping i møter 

Mindre støy i Teams gjør møtehverdagen enklere, uansett om du er på kontoret, hjemme eller på farten.  

Planlagt lansering: Desember 

Se mer informasjon her på Workplace-kanalen: SAM/Office 365 og Teams og veikartet fra Microsoft. 

Hvor finner jeg mer informasjon? 

Besøk temasiden til prosjektet. 

Brev fra byrådsavdelingen for Finans: Ny kontorstøtte- og samhandlingsløsning (PDF) 

Ny og forbedret HMSREG

I løpet av de første månedene av 2021 får Oslo kommune tilgang til HMSREG 365, en skybasert oppgradering av kommunens anti-akrimverktøy. – Oppdrag og uttrekk kan nå fritt tilpasses organisasjonsstruktur, sier avdelingsleder i Omega, Kathrine Steen Andersen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

HMSREG er et digitalt styringssystem med utgangspunkt i mannskapslistene på alle kommunens oppdrag innen bygg og anlegg og renhold. Ved å registrere inn- og utlogging på hvert enkelt oppdrag, får byggherre, altså vi, tilgang på data som er viktig i leverandøroppfølging og spørsmål fra offentligheten.

– HMSREG gir sanntidsoversikt og historikk på hvilke leverandører som utfører oppdrag for kommunen, hvor arbeiderne deres jobber og hvem de er. Man kan ta ut statistikker på andel fagutdannede, fast ansatte, lærlinger og annen informasjon som er koblet til den enkeltes HMS-kort, sier avdelingsleder for HMSREG, Kathrine Steen Andersen.

FLEKSER DATAMUSKLER. – Fleksibiliteten i HMSREG 365 gir deg mulighet til å hente ut bedre statistikk, både for byggherre og styrende byrådsavdeling, sier avdelingsleder i HMSREG, Kathrine Steen Andersen.

Venter på noe godt
Dette har gitt Oslo kommune en radikal forbedring i mulighetene til å føre en konstruktiv dialog med entreprenører og underleverandører i bygg og anleggs- og renholdsbransjen de siste årene.

– Vår nye versjon av verktøyet blir tilgjengelig for «skaperen» av HMSREG, nemlig Oslo kommune, en gang på nyåret. Jeg kan ikke love et nøyaktig tidspunkt, men tror det kommer i orden i første kvartal. Den krever litt omstilling, for grensesnittet har en litt annen oppbygning. Men jeg tror dere vil sette pris på forbedringene, sier Andersen.

Flere muligheter, høyere presisjon
Den største endringen består i større fleksibilitet i prosjekt- og organisasjonsstruktur. HMSREG 365 lar den enkelte bruker definere oppdrag og uttrekk i henhold til byggherres og entreprenørs organisasjonsstruktur. Dermed øker presisjonen og valgmulighetene.

– Tidligere hadde man bare mulighet til å definere to organisasjonsnivåer, så vårt vanligste innspill fra kundene har vært at tilgangene i systemet blir enten for brede eller for smale. Undervisningsbygg har for eksempel en prosjektavdeling som bygger skolene, og en eiendomsavdeling som har driften på alle skoler – som igjen er inndelt i fem soner. Nå er det mulig å gjenspeile akkurat denne strukturen, og brukerne får enda bedre kontroll på for eksempel lærling- og fagarbeiderkravene, sier Andersen.

Bedre maler og modeller
HMSREG 365 gir også flere beregningsmodeller for faglærte og lærlinger, og full fleksibilitet i utformingen av prosjektmaler.

– Jeg gleder meg til å se hvordan det nye systemet kan bistå Oslo kommune i det trofaste og offensive arbeidet med leverandøroppfølging og utvikling av et mer seriøst arbeidsliv i utsatte sektorer. Nå har vi masse informasjon, kommunen kan drive enda mer kunnskapsbasert oppfølging og stikkprøvekontroll. Og imens jobber vi med videreutviklingen av systemet, sier Andersen.

Se også:
Opp med Oslomodellen, 27.8.2019
Lærlinger er nøkkelen, 6.5.2019
Helkontroll på lærlingekravet, 22.5.2018
Fagdag om offentlige anskaffelser og samfunnsansvar 17. og 18. november

Punchet inn fellesavtale for timeregistrering

Oslo kommune inngår avtale med CGI Norge om nytt tids- og timeregistreringssystem for dagtidsarbeidere i kommunen. WinTid vil bli felles løsning for alle virksomheter som i dag ikke bruker GAT.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

… skal i 2020 gjennomføre anskaffelse av tids- og timeregistreringssystem for medarbeidere som ikke jobber turnus. Systemet skal være fullintegrert med HR- og økonomisystemet. Systemet skal være obligatorisk for alle virksomheter, og målsettingen er at det skal være ferdig implementert i 2021.
UKEs tildelingsbrev 2020, kap. 3.2.1

Det var en liten, men entusiastisk gjeng som møttes i UKEs lokaler på Helsfyr for å signere kontrakt for nytt tids- og timeregistreringssystem for virksomheter uten turnus-medarbeidere.

KORONABEMANNING. Etatsdirektør Bjørn Marthinsen og innkjøpsrådgiver Tale Nergård Rønne i UKE, og WinTid-fagsjef Anne Roksvaag og adm. dir. Kenneth Lyford i CGI Norge smiler etter signering. – Jeg skulle gjerne hatt med flere på denne anledningen, ikke minst prosjektleder Kristin Brørs. Hun har ledet hele prosjektet på en utmerket måte, sier Marthinsen.

Reduserer sjansen for feil
I dag finnes det åtte ulike timeregistreringssystemer i Oslo kommune, og noen virksomheter er fortsatt fullstendig uten systemstøtte for arbeidstidskontroll. I løpet av 2021 blir det kun to systemer å holde orden på: WinTid og GAT.

– Denne avtalen innebærer et kvantesprang i funksjonalitet, også for oss som allerede er WinTid-brukere. All tidsstyring og rapportering kan gjøres på ett sted, ettersom systemet kommuniserer sømløst med HR- og økonomissystemet. Dette sparer tid og reduserer sjansen for feil, konstaterer etatsdirektør Bjørn Marthinsen i Utviklings- og kompetanseetaten.

– Vi er stolte av å være Oslo kommunes nye leverandør av timeregistrering og bemanningsplanlegging. Mange virksomheter bruker allerede WinTid, derfor ser vi det som en fornyet tillit, sier adm. dir. Kenneth Lyford i CGI Norge.

Hjelper oss å følge arbeidsmiljøloven
Den nye løsningen gir også sanntidsoversikt over tidsbruk i henhold til arbeidsmiljøloven, ferieloven og lokale tariffavtaler (Dok 25). Denne funksjonaliteten vil være tilgjengelig for alle eksisterende WinTid-brukere etter en oppgradering i januar.

Systemet angir når en ansatt senest kan avslutte arbeidet denne arbeidsdagen og fortsatt starte til vanlig tid på neste arbeidsdag. (Rute 1). Det viser også når en ansatt senest kan avslutte arbeidet for å ikke bryte med AML-bestemmelsene for arbeidstid og overtid. (Rute 2). Dette kan også innstilles til å gjelde for Oslo kommunes lokale arbeidstidsavtaler.

Den enkeltes dashbord viser også hvor mange timer overtid den ansatte har jobbet hittil i 26- eller 52- ukersperioden, avhengig av hvilken av disse som er valgt i systeminnstillingene. (Rute 3). Oppsettet vil vises under de vanlige saldoene i registreringsbildet (der man stempler inn og ut for dagen). Det finnes også en funksjon for registrering i forbindelse med prosjekter.

PAPIRBASERT SIGNATUR. Denne anskaffelsen rakk ikke å ta i bruk kommunens nye løsning for digital kontraktsignering. – Det er også hyggelig å treffes på gamlemåten, selv om vi må ha litt redusert oppmøte, sier etatsdirektør Bjørn Marthinsen.

Alle kan få
Implementering av det nye systemet starter i løpet av andre halvår 2021, og vil være obligatorisk for virksomheter uten behov for styring av turnusansatte. Virksomheter som i dag bruker kommunens turnussystem GAT kan frivillig benytte WinTid til dagtidsstyring.

Løsningen leveres skybasert (Software as a Service) for å sikre at Oslo kommune har tilgang på den til enhver tid siste programvareversjonen.

CGI Norge er et av landets ledende IT- og teknologiselskap, med et bredt løsnings- og tjenestetilbud innen blant annet design, produktdesign, programmering, robotikk, kunstig intelligens, arkitektur, infrastruktur, strategi og forretningsutvikling. CGI har over 78 000 ansatte globalt, og i overkant 800 ansatte fordelt på syv lokasjoner i Norge.

Se også:
Kunsten å holde tiden (7. november 2019)