Den store byttedagen

Når resepsjonist Magnhild er i korona-karantene, stepper gjengen i UKE-akademiet inn bak skranken. – Det har ikke akkurat vært et rush av folk, sier Mari Bjerke Lorentzen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Det er tomme ganger, ledige møterom, tause kontorlokaler og urørlige heiser i Grensesvingen 6. Alt er med andre ord ved det unormale. Eller nesten alt. For selv om byen virker stille med størsteparten av arbeidsstokken på hjemmekontor, går leveransekravene ikke i dvale.

Avtaleforvaltning, leverandøroppfølging, IT-infrastruktur, lønnskjøring, betalingshåndtering og annet: Alt skal tralte sin vante tralt, og timeverkene må ytes; om så fra den ene IP-adressen eller den andre.

Ingen hjemmekontor for resepsjonen
Visse tjenester er imidlertid vanskelig å levere i pysjen hjemmefra, slik som resepsjonstjenesten. Adgangskort skal bestilles og utleveres, og gjestekontroll gjøres helst i levende live. Lærling Hala al Mitani er på plass, og det samme er supervikar Mari Bjerke Lorentzen fra UKE-akademiet. På fredag var det kollega Caroline Aurora Grevstad som betjente velkomsten.

– Alle kursene våre er avlyst eller utsatt på ubestemt tid, så det er hensiktsmessig at vi beordres til oppgaver hvor behovet er helt konkret, sier en smilende Lorentzen.

RETT PERSON PÅ RETT PLASS. Til vanlig administrerer Mari Bjerke Lorentzen kurs og opplæring for UKE-akademiet. Men dette er ikke vanlig. – Jeg vikarierer for Magnhild i dag og på onsdag, sier hun.

Spesiell læretid
Sjefen bak skranken, lærling Hala al Mitani, er imponert over den nylig opprykkede tredjeetasjingen, og hevder hun absolutt duger til jobben.

– Mari er dyktig og hyggelig, og det er fint med selskap. Særlig når det er så stille her. Men jeg er litt bekymret for opplæringen min når det nesten ikke er arbeid å gjøre, sier al Mitani.

Innrykk i tredje etasje
Helt stille er det imidlertid ikke. I formiddag kom nyheten om at Beredskapsetaten rekvirerer lokaler i Grensesvingen 6 på ubestemt tid; dermed blir det omvisningsbehov og produksjon av nye adgangskort.

– Det fikser vi, konstaterer al Mitani, og griper etter boksen med midlertidige ID-kort.

Bistår i helsedugnaden
Det er heller ikke bare i resepsjonen det er nye ansikter for anledningen. Camilla Ruud i Konsulenttjenester er blitt flyttet til Løsningssalg for å utvikle informasjon om IT-beredskap til virksomhetene.

Rachel Dahlby Løkka, Sara Marie Vollset, Nancy Lyons Sletmo og Bente Bakken er satt til å hurtigutvikle et digitalt onboardingsprogram for studenter og pensjonister som på kort varsel må trekkes inn i helsetjenesten.

– Vi hadde et lite videomøte med EHA tidligere i dag for å avklare behovet og konkretisere oppdraget. Jeg må si det er utrolig spennende å være med på en så aktuell og viktig sak, sier Rachel Dahlby Løkka, til vanlig grafisk designer i Virksomhetsdialog.

– Det er veldig fint å oppleve at folk i andre deler av UKE trår til så kjapt og stiller kapasitet til disposisjon. Vi sitter på så mye utrolig bra kompetanse som er viktigere enn noen gang, sier Bente Bakken.

Sammen med deltakere fra andre virksomheter i kommunen skal det løses store utfordringer på kort tid, uten at man får møttes annet enn digitalt. Løkka er imidlertid entusiastisk over å få være med å jobbe litt utenfor kompetanseprofilen.

– Dette er en veldig spesiell situasjon. Om mitt arbeid kan bidra til å bedre innbyggertjenestene, så hiver jeg meg gjerne rundt for at dette skal komme i havn, avslutter hun.

HJEMMEKONTOR I PRAKSIS. Anne Christine Bergem, Sara Marie Vollset, Bente Bakken, Harald Høydal og tja, hvem er det vi ser på de siste bildene der, under forberedelsene til arbeidet med innrullering i EHA-sektoren. (Faksimile: Sara Marie Vollset).

Havna blir smartere

I samarbeid med UKE tar Oslo Havn i bruk smartteknologi for å sikre driften og forvaltningen av landets største havneområde.  – Innsatsen kommer alle kommunens virksomheter til gode, sier Jørn Innset i Oslo Havn.

Tekst: Sindre Haugan Foto: Nikolai Kobets Freund

Enten du er kajakkentusiast, isbader eller slikker sol på Sørenga, har Oslos stolte havnepromenade et bugnende tilbud av aktiviteter langs sjøen.    

For Oslo Havn er det viktig å bevare sikkerheten til alle som ferdes ved vannet, derfor sjekkes de 150 utplasserte livbøyene for feil og mangler hver eneste dag.  

VISER VEI. Tore Beitveit (i midten) viser Tore Johannessen og Sindre Haugan hvordan havnebassenget kan digitaliseres.

Nå gjøres denne jobben manuelt, men i samarbeid med UKE ser Oslo Havn på en rekke automatiseringsprosesser som blant annet kan gjøre disse livbøyene smartere.

– Ved hjelp av ny teknologi kan man plassere en sensor inne i skapene, slik at man får beskjed så raskt livbøyen blir tatt ut. Det er mye å spare på slike enkle grep, sier Tore Beitveit, seksjonsleder for IT og økonomi i Oslo Havn.

Enkel teknologi – stort potensial
Tanken er å bruke lærdommen fra dette pilotprosjektet, og implementere lignende teknologi i andre deler av driften. Oslo Havn forvalter store eiendommer ved kystlinjen, og Beitveit tror det er mye å hente på automatisering av de manuelle oppgavene.

– Vi har mange utleiebygg, og ser den praktiske nytten av å ha sensorer som kan fange opp vannlekkasjer, varsle om søppeltømming eller dører som står åpne, sier han.   

Mulighetene er mange, og Beitveit skisserer en fremtid hvor store deler av overvåkningen skjer digitalt.

AUTOMAGISK. Når livbøyen tas ut av skapet går det automatisk et varsel.

Alle kan hekte seg på
UKE er en aktiv utviklingspartner i det viktige digitaliseringsarbeidet for Oslo Havn, og blant annet ansvarlig for kommunikasjonsnettet som snakker med sensorene.

For å koble sensorene sammen trengtes et antennesignal som var sterkt nok. Derfor var det praktisk at Oslo Havn eier de store, ikoniske kornsiloene ytterst på Vippetangen.

– Nå har vi plassert en antenne på kornsiloen vår som dekker hele Oslo. Først skal vi i Oslo Havn ta i bruk teknologien, men vi er flere virksomheter som snakker sammen, og på sikt skal alle kunne gagne av arbeidet vi gjør her, sier Jørn Innset, IT-sjef i Oslo Havn.

NYTT LIV. Kornsiloen får nytt liv som antenne.

UKE kobler oss sammen
Innset tror ikke prosjektet hadde fungert like godt dersom Oslo Havn skulle ha gjort det på egenhånd.

– Vi jobber med å overvåke hele Oslo havn, derfor må vi bruke ressursene våre på tiltak som kan automatisere og forenkle det vi gjør. Her spiller UKE en viktig rolle. Ikke bare er de proaktive og viser hvordan vi kan nyttiggjøre oss av teknologien. De hjelper oss med den overordnede strukturen, og kobler oss mot andre virksomheter med samme behov, slik at vi får en samlet styrke, sier Innset.

Se også:
Nå digitaliseres Oslo Havn (3.5.2018)

Hvordan er det å jobbe i UKE?

Førstkommende onsdag kommer arbeidsmiljøundersøkelsen 2020, et viktig målepunkt for det faglige og sosiale forbedringsarbeidet i etaten.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Dette er undersøkelsen som i fjor ble gjennomført under navnet digital vernerunde. Hovedfunnene viste at UKE-ansatte i stor grad trives på jobb, har tillit til lederen sin, og vet hvordan man skal håndtere eventuelle utfordringer i hverdagen, men noe uklarheter rundt rollebeskrivelsene. Mange rapporterte også om en krevende arbeidsmengde.

– Det blir spennende å se hvordan disse og andre tendenser har utviklet seg i løpet av det siste året. Flere av lederne har gjort en imponerende innsats med å bearbeide resultatene fra sin enhet, sier Lene Moum i HR og etatskommunikasjon.

Arbeidsmiljøundersøkelsen erstatter altså fysisk vernerunde i UKE. VIKTIG: Hvis du opplever at det er forhold som er viktig for ditt arbeidsmiljø og som ikke er tema i undersøkelsen, så kan du ta kontakt med hovedverneombud eller HR.

ARBEIDSMILJØARBEIDERE. Adrian Bracht og Lene Moum i HR og etatskommunikasjon håper på høy svarprosent i årets medarbeidertilfredshetsundersøkelse.

Oppdatert utgave
I samarbeid med fagforeningene er det lagt til noen få spørsmål fra fjorårets undersøkelse. Noe er presiseringer vedrørende arbeidsmengde, autonomi og konflikthåndtering, for at organisasjonen skal kunne arbeide mer målrettet med det videre forbedringsarbeidet.

– I tillegg har vi tilføyd en ny del hvor vi spør hvordan folk opplever effektene av omorganiseringen i 2018. Spørsmålene går konkret på de forretningsmessige målene vi har satt oss, og den generelle opplevelsen av UKE som arbeidsplass i etterkant av prosessen. Dette vil behandles selvstendig, men det blir likevel spennende å lese resultatene herfra opp mot hoveddelen av undersøkelsen, sier kollega Adrian Bracht.

– Årets undersøkelse har derfor litt flere spørsmål enn sist, men det tar ikke mer enn ti minutter å svare, sier Moum.

Alle svarer
– Hva med de som var helt nye eller ikke jobbet i UKE 1. juni 2018, skal de også besvare?

– Ja, spørsmålene er utformet slik at alle kan besvare. Det er viktig å huske at enhver undersøkelse av denne typen er en her-og-nå-måling. Selv om vi spør i lys av noe som har skjedd tidligere, er vi alltid ute etter ditt inntrykk her og nå, sier Bracht.

Videre oppfølging
– Så titusenkronersspørsmålet: Hva skjer med svarene mine når jeg har gjennomført?

– Vi har presentert undersøkelsen for etatsledelsen, som har det formelle ansvaret for den videre bearbeidelsen. Seksjons- og avdelingsledere vil motta en informasjonspakke som veileder dem i hvordan arbeidsmiljøundersøkelsen skal brukes videre. Vi leverer resultatrapport til ledere for team og seksjoner av en viss størrelse. Noe oppfølging vil gjøres på avdelingsnivå, annet lenger «ned». Dette vil i stor grad bestemmes av avdelingsledergruppene, sier Moum.

– Til slutt; kan man spørre underveis om man er i tvil om hvordan enkeltspørsmål skal besvares?

– Ja, gjør gjerne det. Man kan bruke UKEs HR-gruppe på Workplace, eller bare komme innom oss i femte etasje, sier Moum.

Svarfrist er 6. mars 2020.

Det blir mer om arbeidsmiljøundersøkelsen på Midt i UKE onsdag.

Se også:
Arbeidsmiljø i UKE (29.3.2019)
10-FAKTOR kommer i dag (21.10.2018)

Sikker tilgangsstyring i Oslo kommune

UKE etablerer nytt felles tilgangsstyringssystem for Oslo kommune.

Hver og en av oss er avhengig av å få tilgang til de applikasjoner, tjenester og tilhørende data som vi trenger for å kunne gjøre jobben vår. Alle kan ikke ha tilgang til alt, men vi må ha tilgang til det vi trenger. Dette er det tilgangsstyring som skal sørge for.

Dagens løsning for tilgangsstyring (PRK) tilfredsstiller ikke kravene til etterlevelse av lover og regler (eks. GDPR).  Det er også avdekket sikkerhetsutfordringer med PRK i en forstudie som er gjennomført. Dette betyr at tilgangsstyring som i dag gjøres via PRK skal erstattes av en ny løsning.

– Dette vil innebære at vi automatiserer en større del av tiltredelse- og fratredelsesprosessen for ansatte og innleide, sier prosjektleder Hanne Wesselsen.

Automatisk tilgang og økt selvbetjening
I første om gang vil det omfatte automatisk tilgang til basis kontorstøttesystemer som e-post og Officepakke. Du vil også få et selvbetjeningsgrensesnitt der du selv kan spørre om tilgangene du trenger.

– Tilgangsforespørselen vil deretter bli behandlet av de som har myndighet til å godkjenne tilgangen, sier Wesselsen.

Løsningen vil gi både den ansatte og dens leder god oversikt over hvilke tilganger som til enhver tid er gitt.

– Det betyr også at vi får slutt på de kryptiske meldingene fra PRK, fortsetter Wesselsen.

Prosjektet i de ulike fasene
Prosjektet vil utarbeide forvaltning, prosesser, rutiner og ny teknisk løsning for tilgangsstyring. Dette kommer til å berøre og påvirke alle virksomhetene, alle ansatte og innleide.

Hovedformålet er å få på plass en moderne løsning basert på standard programvare som skal levere brukeradministrasjon og tilgangsstyring til applikasjoner og systemer i Oslo kommune ved hjelp av standardiserte og automatiserte prosesser. Prosjektet vil ikke berøre publikumstjenester.

Første fase er å innhente og dokumentere virksomhetenes behov og krav. Dette arbeidet er påbegynt. Prosjektet vil deretter kvalitetssikre kravspesifikasjonen fra forprosjektet, identifisere og anskaffe best egnet produkt i markedet gjennom en ordinær offentlig anskaffelsesprosess. Det forventes at løsning er anskaffet og klar til implementering i løpet av Q3 2020.

Prosjektet er en del av Transformasjonsprogrammet i UKE, og er forankret hos Byrådsavdelingen for Finans (FIN). Det vil også bli finansiert av FIN.

Forsterker lønns- og regnskapstjenesten

Torill Ovlien trådte ved årsskiftet inn i ny rolle som strategisk rådgiver for lønn og regnskap. UKE styrker dermed utviklingen av tjenesteområdene og evnen til å drive disse fremover.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

– Den nye rollen er tredelt. I tillegg til å være rådgiver for den strategiske utviklingen av området i UKE, innebærer den også faglig salgsstøtte overfor virksomhetene. Torill vil blant annet fungere som et bindeledd mellom lønns- og regnskapstjenestene og salgs- og tjenesteutviklingsmiljøene her i UKE, sier Jon Øgar. Han overtar midlertidig stillingen som seksjonsleder for Leveranse lønns- og regnskapstjenester (LRT).

VAKTSKIFTE. Jon Øgar trer midlertidig inn som seksjonsleder i LRT når Torill Ovlien går inn i ny rolle som strategisk rådgiver for lønns- og regnskapstjenesten.

En ny lønns- og regnskapstjeneste
Endringen innebærer en oppgradering av hvordan kundeforholdet blir ivaretatt på lønns- og regnskapstjenesten. I den nye rollen ligger det også viktige oppgaver knyttet til oppdrag fra Byrådsavdeling for finans, og operasjonalisering av strategien for HR- og økonomiområdet i Oslo kommune.

– Dialogen med kundene våre har fortalt oss at vi trenger å bli bedre i kommunikasjonen, særlig når det gjelder det som er fagrelatert. I tillegg får vi signaler om at vi må forberede oss på økt sentralisering. Dette må vi være i stand til å håndtere, sier Øgar.

Automatisering gir økt kvalitet
Oppgavene til den nye rådgiverstillingen lå tidligere hos seksjonsleder, men løftes nå ut til en egen rolle. Det legges derved ny og forsterket energi inn i arbeidet med å utvikle kvaliteten på tjenestene.

– Vi vil at kundene skal oppleve at tjenesten avhjelper dem i hverdagen. Da må vi jobbe med tjenestereisen for å effektivisere og eventuelt digitalisere prosessene på riktig sted. Fakturabehandling er et godt eksempel på en prosess hvor kunstig intelligens og RPA vil kunne redusere antall kontrollpunkter, og dermed øke tjenestekvalitet og redusere kostnad, sier Ovlien.

Ny leder i vikariat
Jon Øgar, til daglig direktør for porteføljestyring i UKE, trer altså midlertidig inn som seksjonsleder i LRT. Stillingen utlyses i mars, og avdelingsdirektør Henriette Solberg sier hun regner med å ha en ny seksjonsleder på plass senest i løpet av sommerferien.

Superkjapp småtteri-shop

Kommunens nye samkjøpsavtale for kontorrekvisita gir oss enda et priskutt – og en nettbutikk laget for enkel handel og fullstendig oversikt.

Se avtalen her

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Avtaleforvalter Kamilla Marie Krogsrud i UKE Konsernservice peker, taster, forklarer og oppsnakker. Oslo kommune har igjen valgt Lyreco som fellesleverandør av kontorrekvisita, kopipapir og skolemateriell, og vi kontorrotter kan glede oss over binders, tusj og bordkalendere til minipris.

Snasen innkjøpsstyring
Hurtiginnføringen i leverandørens nettbutikk er det ikke vanskelig å imponeres over – skjønt, det hele ser ut til å funke slik de fleste av oss er vant til at en slik handelsplass skal fungere. Passe enkelt, passe oversiktlig, passe lekkert, men uten å bli tacky.

– Med denne avtalen får vi en brukervennlig nettbutikk med tilpasningsmuligheter og mange nyttige funksjoner. Effektiv sortering, god produktsammenligning og full tilgang til alle pakksedler er noe av grunnen til at de skåret så godt på kvalitet. Det er mulig å styre sortimentet i nettbutikken helt ned på produktnivå, sier Krogsrud.

MERKER FORSKJELL. Med kommunens nye samkjøpsavtale har Kamilla Marie Krogsrud i Konsernservice tilgang på markeringstusj i fine farger.

Småhandel må samles
Enkelt nok til at enhver kan forstå det, men med nerdefunksjoner til den avanserte bruker, med andre ord. Og ikke bare det: Den valgte leverandøren var også klart billigst. Ikke verst i en konkurransesituasjon der vi allerede i forrige avtaleperiode hadde gjort et dramatisk reduksjon fra markedspris.

– For å få maksimalt ut av de gode prisene, må vi imidlertid planlegge godt. Av miljøhensyn har vi lagt opp til både et hasteordregebyr og småordretillegg. Det er et selvstendig og viktig poeng at vi reduserer transportbehovet til kommunens virksomheter, sier Krogsrud.

Hjelpes over på nullutslipp
Leverandøren er ISO 9001- og 14001-miljøsertifisert, og garanterer at kontraktens miljøkrav oppfylles i hele kontraktsperioden. Etter en kort implementeringsperiode skal alle leveranser skje med nullutslipps- eller biogassteknologi.

– Lyreco hadde ikke en fullstendig park av nullutslippsbiler, men vi synes det er positivt å være med på å hjelpe dem over på «den helgrønne siden», sier Krogsrud.

Det er imidlertid ikke noen grå leverandør vi snakker om. Lyreco har medlemskap i Svanen, Nettverk for miljømerket innkjøp og Grønt Punkt. Mange av produktene har miljømerkegodkjenninger, og disse er merket i nettbutikk og prisliste. Dermed er det i stor grad opp til oss forbrukere å velge grønt og godt når det er snakk om kontorrekvisita.

God nok for hovedstaden?
Helt overlatt til vår egen vurderingsevne er vi ikke: Lyrecos nettsider har egen funksjon for å innkjøpe klima- og miljøvennlig.

– Alt i alt er vi superfornøyd med den nye avtalen vår. Nå er det viktig at innkjøpere og behovshavere i kommunen gir oss tilbakemelding på om den nye avtalen fungerer. Bruk gjerne Workplace eller kontakt meg direkte, sier Krogsrud.

Se også:
Ny avtale på kontorrekvisita (11.9.2015)
Priskutt på kontorrekvisita (27.10.2015)

Åpner etaten på gløtt

UKE har startet postlistepublisering på eInnsyn, et skritt på veien mot en åpnere, sikrere og mer sømløs innbyggerdialog.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Her kan du søke

Oslo kommune fastslår i sin kommunikasjonsstrategi at vi skal kommunisere «helhetlig, åpent og profesjonelt» med både innbyggere, oss selv og andre.

Som jo er et prisverdig ideal, men også et som tør kreve ivrig og konsentrert innsats, kombinert med en viss risiko for tramp i klaveret.

Skapt for å deles
Ikke rent lite av informasjonen som forvaltes av kommunens virksomheter er beheftet med klausuler som avgrenser eventuell spredning. Noe som ofte gjør at byråkrater flest tenderer mot skjulemodus snarere enn åpenhet, en tendens som også gjelder når det ikke er tvil om at informasjonsfrihet skal gjelde.

Løsningen i en slik situasjon er god systemstøtte. Og det er nettopp hva Utviklings- og kompetanseetaten har i ACOS Websak og eInnsyn.

Websak er som kjent sak og arkivsystemet vårt; her behandler og prosesserer kommunens saksbehandlere sine saker, og sender dem i såkalt flyt opp, ned og på tvers av vertikalene. Her klargjøres også hvert dokument til et eventuelt etterliv i deloffentligheten. Saksbehandler bruker Websak til å kode hvert dokument med ulike metaegenskaper som påvirker blant annet offentlig synlighet.

eINNSIKT. Arkivleder Laila Rossebø og tjenesteforvalter Erik Aarsand inviterer alle til å «spionere» på Utviklings- og kompetanseetaten.

Et apparat for åpenhet
eInnsyn kan regnes som en add-on til et slikt grensesnitt. Som navnet antyder, digitaliserer den innsyn og åpenhet, ved at den enkelte saksbehanders ferdigbehandlede dokumenter gjøres søkbare på internett etter utkvittering og eventuell skjermingskoding.

– Det er to forbehold til dette i UKEs tidligversjon av eInnsyn. I denne omgang skal vi ikke ha fulltekstpublisering. Det vil si at dokumentene ikke publiseres i sin helhet, kun informasjon av typen tittel, dato, avsender og mottaker. Vi har også en fem dagers forsinkelse før Arkivet frigir informasjonen til offentligheten; det er ikke umiddelbart synlig på nett når saksbehandler er ferdig med sin jobb.

Ordene tilhører Erik Aarsand, tjenesteforvalter for eInnsyn i Oslo kommune. Sammen med arkivleder Laila Rossebø har han jobbet for å få på plass denne lille milepælen på UKEs vei mot realisering av kommunikasjonsstrategien.

Ikke råd til personvernbrudd
– Hvorfor klemmer vi ikke til med sanntids fulltekstpublisering fra dag én?

– Det handler bare om prinsippet om å skynde seg langsomt. Selv Websak er ennå relativt ferskt for oss, og selv om eInnsyn er et strålende verktøy for effektiv informasjonsdeling, krever det en stø hånd og noe øvelse fra alle oss som behandler data. Og gjennom UKE flyter det mye data, sier Rossebø.

Alle vinner
«Krabbestadiet» innebærer også at etaten kun publiserer metadata for inn- og utgående post, ikke intern informasjonsutveksling. Aarsand og Rossebø vil imidlertid ikke underspille viktigheten av at UKE nå er i gang med eInnsyn-publisering.

– Det er en gladnyhet for åpenhet og informasjonsforvaltning i kommunen. Det vi holder på med her i huset er i en viss forstand alles business. Det skal være lett å sette seg inn i hva som foregår i kommunen. Vi har et ansvar for å hjelpe både innbyggere og pressen med å gå oss etter i sømmene; med alle betingelser om skjerming, personvern og informasjonssikkerhet, sier Aarsand.

– Dermed kan vi vente oss en økning i antall innsynsforespørsler?

– Det må vi regne med. Men når vi etter hvert kommer i gang med fulltekstpublisering, forhåpentligvis i løpet av 2020, vil presset trolig minke. Når dokumentene er tilgjengelige for allmennheten i fulltekst, vil vi både spare tid på å behandle innsynsbegjæringer og tilby en bedre tjeneste for brukerne, sier Aarsand.

Sjekk ut eInnsyn på Workplace

eInnsyn på nynorsk (Difi)

Kartologiserer Oslo kommune

«Kartoteket» er navnet på kommunens nye oversikt over systemer, domener, avtaler, behandlinger og de ansvarlige i roller knyttet til hvert system.

Svein Jørgen Kjenner Johansen

Vi hadde en gang noe som kaltes «systemoversikten». Som navnet tilsa, kunne en her slå opp i (nesten) alle kommunens systemer; Aquis, ACOS, Doculive, Dagny og alle de andre. Og det var stort sett det.

Kartoteket, Oslo kommunes nye system- og behandlingsoversikt, tilbyr noe mer.

KARTOGRAFER. Hvem skulle tro at en så blid gjeng jobber med system- og behandlingsoversikt? Med klokka: Conni Nielsen, Anja Birkeland, André Nordbø, Geir Henning Sunde og Ole Hogne Håkstad fra UKE. I blå skjorte: Systemeier Thomas Julius Rigvår, Byrådsavdeling for finans.

Sitt ansvar bevisst
Ikke bare kan du slå opp alle virksomheter, med oversikt over TBF, direktør eller daglig leder, antall ansatte, IKT-hovedkontakt og tilknyttede systemer, her finner du også – ja, det er for lite plass til å oppsummere alt her. Heldigvis er grensesnittet såpass vennlig at enhver kommunalbyråkrat med en musepeker vil være i stand til å orientere seg ganske raskt.

– Vårt utgangspunkt var at Kartoteket måtte være brukervennlig fra et informasjonssikkerhetsperspektiv. En systemeier har et ganske bredt ansvar for dataene som forvaltes, ikke minst med hensyn til personvern. Kartoteket gir oss anledning til å få «vite hva kommunen vet», såfremt den enkelte enhet er seg sitt ansvar bevisst, sier seksjonsleder i UKE Informasjonsforvaltning, informasjonssikkerhet og analyse, Conni Nielsen.

Fylles desentralt
Hun bråskryter av Bymiljøetaten, som er blant virksomhetene som har kommet lengst med oppdateringen av egne systemer i Kartoteket. (Men verken Boligbygg, Barne- og familieetaten, Byrådsavdeling for eldre, helse og arbeid og Helseetaten er veldig mye snauere). Redigeringstilgang i Kartoteket gis med utgangspunkt i PRK-ident, altså at vi logger inn ved hjelp av samme brukernavn og passord som vi benytter på jobb hver morgen.

– Etableringen av Kartoteket er et viktig skritt for å få høyere kvalitet og bedre oversikt over behandlingen av personopplysninger, samt oversikt over hvilke systemer disse behandles i. Den store fordelen er at de som har ansvar for behandling av personopplysninger eller systemer selv kan oppdatere informasjonen. Gjennom informasjonsdeling blir det enklere å etterleve personvern- og informasjonssikkerhetsregelverket, sier Thomas Julius Rigvår i Byrådsavdeling for finans.

GDPR og DPIA
At verden stadig blir mindre og data har en tendens til å fly langt og bredt i en globalisert og digital informasjonsøkonomi, ligger som en klam forutsetning rundt den vennlige gjengens presentasjon av katalog-nyvinningen.

– Det vi i stor grad snakker om her, er dokumentasjon for ivaretagelse av ansvar. Vi har om lag 800 ulike systemer her i kommunen, og de har alle brannmuråpninger. Blant oppgavene som påhviler de som har ansvar for ett eller flere av disse systemene, er gjennomføring av personvernkonsekvensutredning, forkortet DPIA. Dette er en plikt etter det nye personvernregelverket som ikke alle er klar over, men med åpenbar risiko for Oslo kommune hvis det ikke følges, sier Nielsen.

Kartoteket gir også oversikt over dokumentasjon for behandlingsprotokoll og opplysninger om hvor risikovurderinger og oppbevares.

Var jeg deg, ville jeg ha sjekket den ut

Ekstrakikk på etikkverktøyet

Oslo kommune har nylig oppdatert etikkverktøyet på intranett med fire nye dilemmaer. – Avdelinger som ønsker å trene på etikk har dermed om lag 30 øvelser å velge blant, sier Hege Olstad og Rachel Dahlby Løkka.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Etiske dilemma, intranett

Så trenger man selvsagt ikke tenke at Oslo kommune er spesielt utsatt eller dårlig utstyrt når det gjelder etisk refleksjon. Og muligens gjør det faktum at vi jobber i Oslo kommune oss mer oppmerksomme på andres omtale.

Tingen med offentlig forvaltning …
Men et blikk på de siste årenes presseklipp gir en trolig ikke inntrykk av at Oslo kommune er spesielt mye mer etisk anlagt enn andre.

Kanskje er pressen ute etter oss. Eller vi har vært uheldige. Eller prognosen over er feil, Oslo kommune har slett ikke noen spesielt stor grunn til å drive etisk refleksjonstrening. Uansett vet de fleste av oss at det offentlige ansvaret vi har påtatt oss som forvalter av kollektive verdier sjelden er sterkere enn det svakeste ledd. For at Oslo kommune skal kunne utføre samfunnsoppdraget sitt, må alle ledere og medarbeidere ha en viss etisk kompetanse.

MONA LISA-SMIL. Hege Olstad og Rachel Dahlby Løkka i UKE Virksomhetsdialog har lite å skjule, men desto mer å vise fram. – Kommunens etikkøvelser kan gjøres av alle, forsikrer de.

Pent forankret
Dertil er det at UKE, via byrådsavdelingens tildelingsbrev, har videreutviklet etikksidene på intranett – og opplæringsverktøyet på KS Læring – med fire nye treningsscenarier. I fjor kom også tre nye.

– De nye dilemmaene er utviklet i samarbeid med Byrådsavdeling for finans og Byrådslederens kontor, og vi har også nytt godt av dialog med Internrevisjonen. Det er viktig at øvelsene både treffer godt hos folk og holder vann faglig, forteller Hege Olstad i UKE Virksomhetsdialog.

Osloprofilerte dilemmaer
Tema for de fire øvelsene er bruk av felles midler, snoking, åpenhet og habilitet. Hver av de fire dilemmaene er beskrevet og illustrert, og skjerpes resten av øvelsen med innføring av nye faktorer, eller innsnevring av de opprinnelige forutsetningene.

– Jeg har valgt et minimalistisk retro-uttrykk på hver av illustrasjonene, for gi dem varighet og allmenn appell. Så er de selvsagt også utformet i tråd med ny grafisk profil. Jeg håper virkelig at de nye øvelsene vil finne et publikum over hele kommunen, sier grafisk designer Rachel Dahlby Løkka i UKE Virksomhetsdialog.

Mer å hente på intranett
Oppgavene egner seg til bruk på virksomhetssamlinger eller avdelingsmøter, men kan også tas i bruk på egen hånd.

– Det er viktig for oss å understreke at etikkverktøyet ikke er en erstatning for å sette seg inn i kommunens etiske regler, som også ligger på intranett. Her finner du også rutine for varsling og kommunens rundskriv om ansattes ytringsfrihet, sier Olstad.

– Enn om din avdeling ikke føler seg så etisk, men gjerne vil ha bistand til å bedrive litt øving og opplæring?

– Da vil jeg foreslå å ta kontakt med UKEs konsulentteam, som gjerne tar jobben med å hjelpe dere på vei, sier Olstad.