Mer dialog og forutsigbarhet

Office-oppgradering, skybasert applikasjonsdrift, 10-faktor, mobil flåtestyring og koronatilpasset lederutvikling er blant toppoppgavene for UKE i høst. – Samtidig skal vi gjennom den tøffeste økonomisituasjonen kommunen har sett på mange år, sier konstituert etatsdirektør Bjørn Marthinsen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Han ser ikke spesielt plaget ut, den godeste direktør. Bjørn Marthinsen overtok roret da Marit Forseth gikk av før sommeren, og har siden bevitnet en avtroppende kommunaldirektør i styrende byrådsavdeling, og gjennomført organisatoriske justeringer for å tilpasse etaten en stram økonomisk situasjon – alt med ledere og medarbeidere nesten utelukkende på hjemmekontor.

– Det viktigste jeg har gjort de siste par månedene er jo å avvikle ferie, så jeg ser ingen grunn til at jeg skal starte høstsemesteret med spesielt høye skuldre. Et par uker på Hvaler gjør susen for en offentlig tjenestemann, smiler Marthinsen.

En ny vår i høst
Han kommer fra stillingen som IT-direktør i Utdanningsetaten, og hevder selv at han kjenner UKE svært godt fra «andre siden av bordet». (Dertil har han erfaring fra en av etatens forløpere, som seksjonsleder for kommunens lønns- og personalsystemer så langt tilbake som i 1996).

– Erfaring er viktig i krevende situasjoner. Samtidig mener jeg dialog, og evne til å se og høre andres behov, er og blir det viktigste suksessfaktoren, ikke minst der vi befinner oss nå. Vi kan ha lagt flotte planer, men verden ser rett og slett helt annerledes ut i august 2020 enn den gjorde i januar. Det samme gjelder virksomhetenes behov, og dermed hvilke krav vi stiller til oss selv, sier Marthinsen.

TOSIDIG OPPDRAG. – UKE skal på den ene siden stadig forbedre prosesser slik at kommunens tjenester er mest mulig pålitelige, hurtige og kostnadseffektive. Så skal vi også være med å dytte verden i riktig retning, fastslår konstituert etatsdirektør Bjørn Marthinsen i Utviklings- og kompetanseetaten.

Korona med nyttig lærepenge
Direktøren ser korona som en formidabel digitaliseringsdriver. Og tillater seg litt skryt i retning UKE og kommunen når det gjelder Teams og den praktiske tilretteleggingen for en heldigital arbeidshverdag.

– Vi innser selvsagt at digitalisering ikke primært handler om teknologi, men vår evne til å frigjøre oss fra uhensiktsmessige prosesser. Kunsten er å beholde en grad av kontroll over endringsprosessen, og her mener jeg UKE skiller seg positivt ut fra en ren IT-tjenesteleverandør, sier Marthinsen.

Kultur spiser teknologi
Akkurat som UKE «traff planken» med Teams i vår, tror Marthinsen at etaten kan spille en tilsvarende viktig rolle som rådgiver innen organisasjonsutvikling i høst, ikke minst ved hjelp av 10-faktor.

– Kommunens virksomheter har øvd på tillitsbasert styring og ledelse i årevis, men først nå ser mange av oss hva det innebærer i praksis. Jeg tror denne nye arbeidshverdagen er kommet for å bli, og at både kurstilbud og våre øvrig tjenesteleveranser må ta hensyn til at vi reiser mindre.

Tid for medvirkning
Skillet mellom hjem og arbeidsplass viskes ut, og dette har åpenbart utfordringer. Marthinsen tror de fleste virksomheter vil måtte håndtere et nytt sett av arbeidsrelaterte plager knyttet til hjemmekontor.

– Det er nok ikke alle som trives med en arbeidshverdag der man ikke kan lufte tanker og frustrasjoner i fellesskap. Derfor vil jeg at UKE skal bistå hele kommunen i forberedelses- og analysearbeidet rundt 10-faktor. Jeg ønsker at korona skal bli en konstruktiv endringserfaring for kommunen, med digital lederutvikling og medvirkningsprosesser tilpasset 2020, sier Marthinsen.

Vektlegger gevinstene
– Som tidligere IT-direktør banker vel ditt hjerte spesielt for store prosjekter som Office 365, maskinlæring, migrering, systemkatalog, databasedrift, tilgangsstyring og transformasjonsprogram?

– Jeg er i hvert fall bevisst det store ansvaret som følger med store leveranser, både økonomisk og sosialt. Vi utvikler IT for å heve tjenestekvaliteten og gjøre Oslo til en bedre by å bo i. Derfor ønsker jeg å fokusere på effektene av de store IT-prosjektene våre, snarere enn milepæler og tekniske detaljer fra under panseret. Slikt er gjerne mest interessant for en liten gruppe mennesker. En annen ting er at de som er nærmest leveransene skal ta hovedansvaret for formidlingen av dem, sier Marthinsen.

Det store i det små
I stedet snakker han mer utførlig om det han kaller «the nitty gritty» av UKEs tjenestespekter. Ting som må være på plass hver dag, og som knapt tåler å havne i bakgrunnen for verken pandemier eller ambisiøse millionprosjekter.

– Jeg liker dobbeltkravet som ligger i UKEs oppdrag: På den ene siden skal vi stadig forbedre prosesser slik at kommunens tjenester er mest mulig pålitelige, hurtige og kostnadseffektive. Det skal være et innlysende valg for kommunens virksomheter å benytte seg av det vi tilbyr, for vi har fingeren på pulsen og den fremste fagekspertisen. Så skal vi også være med å dytte verden i riktig retning, ved å fremme klimavennlige løsninger og sosialt ansvar; også når inntektsgrunnlaget strammer seg til.

Kontinuerlig dialog gjør susen
– Hvordan skal UKE lykkes med dette dobbeltoppdraget?

– Løsningen for begge disse faktorene er å jobbe for økt transparens og større forutsigbarhet. Her finnes det et stort potensial, for i mange tilfeller har kostnaden på våre tjenester økt, og det har vært lite transparens. Jeg vil oppfordre alle virksomheter til å benytte seg av kundekontaktene og UKEs øvrige kommunikasjonskanaler, og fortelle oss i klartekst: Hvor er det skoen trykker, sier Marthinsen.

Grønn og rettferdig tekstilavtale

Oslo kommune har inngått samkjøpsavtale for vask og leie av arbeidstøy og institusjonstøy i helsesektoren. Vår nye leverandør er Nor Tekstil AS. – Avtalen innebærer rettferdig handel, bærekraftige materialer og utslippsfri transport, sier avtaleforvalter Signe Anette Odden i Konserninnkjøp.

Les mer og bestill på intranett

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Tekstilindustrien er i en utsatt posisjon med hensyn til spørsmål som etikk, miljø og bærekraft. Lave lønninger, overtidspress, dårlig sikkerhet og mangel på respekt for fagforeningsarbeid preger store deler av vareproduksjonen for verdensmarkedet.

– Offentlig sektor bør gå foran for å sikre anstendige produksjonsforhold og en bærekraftig sirkulærøkonomi. Ved å benytte anerkjente merkeordninger, forplikter Oslo kommune seg til å utgjøre en del av løsningen for en utsatt arbeidstakergruppe og en hardt belastet klode, sier avtaleforvalter Signe Anette Odden i Konserninnkjøp.

STRENGE MILJØKRAV. Vår nye avtale bidrar til at tekstilproduksjonen ikke ødelegger for matproduksjon, fastslår Signe Anette Odden i Konserninnkjøp.

Grønn og todelt
Avtalen som er inngått omfatter vask og leie av arbeidstøy og institusjonstøy, samt innhenting og utkjøring av tøy for virksomheter tilhørende Byrådsavdelingen for helse, eldre og innbyggertjenester (HEI) og Byrådsavdeling for arbeid, integrering og sosiale tjenester (AIS), samt hjemmetjenesten i de ulike bydelene.

Den består av to deler:

  • Del én; arbeidstøy, inkluderer kittel (overdel), bukse, legefrakk etc.
  • Del to; institusjonstøy, inkluderer sengetøy, dyne, puter, pasientskjorter, håndklær etc.

Alle vaskeriene som benyttes er svanemerket. For del én har leverandøren i tillegg forpliktet seg til å benytte Fairtrade-bomull i kitlene, og det bærekraftige materialet Tencel i buksene.

Tencel, sa De?
Tencel er et tekstilfiber utvunnet av FSC-sertifisert eukalyptus-cellulose fra bærekraftig skogsdrift. Tekstilet ligner på bomull, men er mer miljøvennlig.

Produksjon av Tencel krever langt færre kjemikalier enn bomull, og bare 5 (!) prosent av vannforbruket. Tilnærmet 100 prosent av kjemikaliene gjenbrukes. Trær som brukes i produksjon blir erstattet, og skogsdriften foregår på områder som ikke passer til matjord. Tekstilproduksjonen kommer dermed ikke i konflikt med matproduksjon.

Fairtrade-kitler
At kommunens nye kitler er Fairtrade-sertifisert betyr blant annet at det stilles strenge krav til regulering av kjemikaliebruk i produksjonen. Mer bærekraftig utnyttelse av vannkilder reduserer miljøbelastningen.

Ordningen sikrer minimumspris for bomullsbøndene, gir økonomisk forutsigbarhet og bidrar til sosial utvikling lokalt. Råvaren har full sporbarhet fra jord til bord. (Eller klesskap). Merkeordningen på det ferdige produktet viser kommunens medarbeidere at arbeidstakerne i leverandørkjeden har anstendige arbeidsforhold og tar del i bærekraftig jordbruk.

Myk overgang
Ettersom det er en vask/leie-avtale, legges det opp til en «myk overgang»/naturlig utskiftning av gammelt tøy til ny og bærekraftig standard.

Dette innebærer blant annet at halvparten av leverandørens totalbeholdning av arbeidstøy på kittel og bukse skal være Fairtrade- eller Tencel-merket to år etter kontraktsstart. Dersom leverandøren ønsker å utvide Fairtrade eller Tencel til andre tekstiler på avtalen i løpet av kontraktsperioden vil dette også være mulig.

Null utslipp
Kommunen har også evaluert leverandørens evne til å anvende nullutslippskjøretøy eller fossilfrie kjøretøy. På begge delkontraktene vil Nor Tekstil benytte seg av nullutlippskjøretøy og biogasskjøretøy.

– Det er spennende for oss å kunne presentere en avtale som i denne grad oppfyller Oslo kommunes bærekraftmål, inkludert klima og etisk handel, sier Odden.

Nå kan du søke støtte til elektrisk utstyr

Vurderer din virksomhet å bytte ut anleggsutstyr eller maskiner? Hvis dere velger utslippsfritt kan dere søke støtte til anskaffelsen.

Tekst og foto: Sindre Haugan

Gresset skal klippes, løyper skal preppes og gatene skal feies. For å vedlikeholde og videreutvikle Oslo kreves det en maskinpark på drøyt 500 små og store maskiner. Det meste av dagens utstyr går på fossilt brennstoff. Oslo kommunes har en målsetting om å kutte 95 prosent av CO2-utslippene innen 2030, og for å gjennomføre det kreves det en rask utfasing av fossile kjøretøy og maskiner.  

Hva dekker støtteordningen?

Klimaetaten og Utviklings- og kompetanseetaten ønsker å gjøre det enklere å velge miljøvennlige løsninger. Nå tilbys støtteordninger til virksomheter som har behov for å skifte ut det gamle utstyret.

–  Vi ser at nesten halvparten av kommunens 500 maskiner er klare for en utskiftning, men vi forstår at kostnaden kan være en barriere for mange. Derfor har vi fått innvilget midler som skal gjøre den grønne overgangen enklere, sier Guro Bøe Wensaas, rådgiver på samfunnsansvar i UKE.

Merkostnader

Gjennom støttemidler fra Klimasats kan virksomheter søke om å dekke merkostnader på opptil 75 prosent ved kjøp av klimavennlige maskiner. Det betyr eksempelvis at hvis en elektrisk gressklipper er dyrere enn en tilsvarende som går på bensin kan du søke støtte for å dekke store deler av mellomlegget.

ELEKTRISK UTSTYR. Salvador Diaz Rojano jobber som driftsleder på Slemdal skole, og er en av de som har mottatt støtte for merkostnader.

Grunnfinansiering

I tillegg til klimasatsmidlene er det nå også mulig å søke grunnfinansiering fra Klimaetaten. Her kan man få innvilget støtte til hele eller deler av anskaffelsen. Støtteordningen er todelt og dekker følgende:

  1. Støtte til grunnfinansiering ved innkjøp av utslippsfrie maskiner og tunge kjøretøy til egen virksomhet.
  2. Støtte til å dekke merkostnader for utslippsfri gjennomføring av bygge- og anleggsoppdrag.

Søknadsfristen er 15.9.2020

Oppfordrer flere til å søke

– Wensaas oppfordrer flere til å søke støtte, og hvis man har spørsmål er det bare å ta kontakt.Vi vil gjerne hjelpe så mange virksomheter som mulig med søknadsprosessen, og arrangerer et informasjonsmøte på Teams 27. August klokken 10:00. Send meg gjerne en e-post på guro.wensaas@uke.oslo.kommune.no, så sender jeg en innkalling. Dette er en gyllen mulighet for alle som trenger en utskiftning av anleggsmaskinene sine, sier Wensaas.

Har lagt bensinkanna på hylla

Salvador Diaz Rojano er driftsleder på Slemdal skole, og var først ute med å benytte seg av støtteordningen. Den nylig gjenåpnede skolen hadde behov for alt fra gressklipper, kantklipper og trillevogn til mindre håndverktøy. Når det stod mellom fossilt eller fornybart gjorde støtten fra klimasatsmidlene valget mye enklere.  

BATTERI, IKKE SMÅTTERI. Det mangler ikke på kraften i det elektriske utstyret.

– Etter en kort runde internt bestemte vi oss for å gå for batteridrevne maskiner, det er jo mye bedre enn bensin, sier Rojano.

Nå oppfordrer han andre virksomheter til å gjøre det samme.

– Ja, man trenger ikke være redd for å søke støtte. Jeg fikk veldig god hjelp underveis fra Guro Bøe Wenssas i UKE, sier Rojano.

Mann med elektrisk trillevogn
FÆRRE TUNGE LØFT. Salvador Diaz Rojano viser stolt frem sin nye kompis, en elektrisk trillevogn som forenkler hverdagen betraktelig.

Mindre fysisk belastning

Etter mange års erfaring som driftsleder i Osloskolen er Rojano godt vant til å håndtere tunge og gamle maskiner. I tillegg til at det nye utstyret er mer miljøvennlig, trekker han frem den positive effekten på den fysiske arbeidshverdagen.

–  Tidligere brukte jeg en gammel løvblåser med en stor firetaktsmotor på ryggen. Den var helt forferdelig å jobbe med. Ikke bare var den tung og bråkete, men når jeg var ferdig luktet jeg bensin og følte meg filleristet, sier Rojano.

LEKENDE LETT. Å holde skolegården ren er enklere enn noen gang før.

Ingen nedgradering

Samtidig som Rojano trekker frem at de elektriske alternativene er både mer stillegående og enklere å håndtere, vil han avkrefte at verktøyene mangler kraften for å få jobben skikkelig gjort.

– Noen av de tøffere gamlekara vil kanskje tenke at: «Nei, batteri det er ikke noe for meg», og at maskinene er for svake. Personlig har jeg blitt veldig imponert over styrken i disse maskinene, sier Rojano.

ELEKTRISK ENERGI. Med plass til fire batterier, kan man enkelt veksle hvis ladningen går tom.

Guro Bøe Wensaas i UKE kan bekrefte at hun får mange gode tilbakemeldinger fra anleggsarbeidere som allerede har gjort det elektriske spranget.

– Vi hører det blant annet fra gravemaskinoperatørene. De er superfornøyde og ser seg absolutt ikke tilbake, sier Wensaas. 

Hvordan velge riktig

Rojano har et par råd til andre som vurderer lignende anskaffelser.

–  Vi brukte tid på å velge ut riktig utstyr som passer oss og vårt behov. Gjennom hele anskaffelsesprosessen fikk jeg også stødig bistand fra Tom-Aril Skabelund-Johansen fra avdelingen for skoleanlegg i UDE. Hjelpen jeg fikk underveis gav meg ekstra trygghet, sier Rojano.

Tom-Aril Skabelund-Johansen er vaktmesterkoordinator, og bistår gjerne andre som trenger hjelp.

– Ja, vi har mye erfaring med denne type innkjøp og hjelper gjerne med å kartlegge behovet. Jeg blir også med ut og handler utstyret hvis det trengs. Bare send meg en e-post på: tom.skabelund@ude.oslo.kommune.no, så tar vi det derfra, sier Skabelund-Johansen.

Et virkemiddel i det grønne skiftet

Støtteordningen er et direkte tiltak for å bytte ut maskinparken i Oslo kommune og redusere klimagassutslippene. Men målet er også å signalisere en ønsket endring hos leverandørmarkedet.

Guro Bøe Wensaas i UKE håper midlene kan brukes for å sende et signal til transportnæringen.

– Det er helt klart at transportnæringen har en miljøutfordring, og med vår innkjøpermakt vil vi gjøre det vi kan for å akselerere det grønne skiftet og innovasjonstakten i næringen, sier Wensaas.  

Evaluering og læring fra koronakrisen

UKE Konsulenttjenester har kontinuerlig dialog med ledere og medarbeidere i kommunens virksomheter. Nå vil vi dele noen av deres erfaringer, utfordringer og refleksjoner fra de siste månedene.

Av Johanne T. Lorentzen, UKE Kommunikasjon, organisasjon og ledelse

Kontakt oss.

Hør UKEs podkast: Kontinuerlig forbedring

Koronakrisen har utfordret oss på mange ulike måter. Mange har erfart blant annet å arbeide, organisere, kommunisere og lede på en annen måte enn før.

Mange snakker om at koronatiden vil endre måten vi jobber på for alltid. Likevel er det lett å falle rett tilbake til det gamle når hverdagen nå sakte kommer tilbake. Derfor vil en bevisst refleksjon, evaluering og prioritering være viktig for å bli bevisst og jobbe konkret for at gode, nyttige og verdifulle erfaringer kan få etablert seg som ny normal og praksis.

Vi har snakket med flere ledere den siste tiden som har delt sine erfaringer, utfordringer og refleksjoner fra koronatiden. Her er noen av de områdene som har kommet frem, og som kan være nyttig å reflektere rundt sammen med egen ledergruppe og team:

  • Viktigheten av å dele informasjon: I kriser slik som dette, med behov for raske endringer og omstilling, merkes godt informasjonsbehovet. Mange ledere har erfart å få flere spørsmål en til vanlig, og behov for tettere dialog med sine ansatte. Ledere har blant annet erfart behovet for å ha oppdatert informasjon, og å kunne oversette informasjon til det som er gjeldende på den enkelte arbeidsplass.  
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Hvordan har informasjonsflyten vært hos oss? Hva har vi vært bevisst på? Hvilke plattformer har vi brukt? Hva har fungert godt? Hva har ikke fungert godt? Hvilken læring fra denne perioden er det viktig vi tar med oss videre mht. informasjonsflyt?
  • Det å håndtere usikkerhet og ta beslutninger  ofte raskt og på usikkert informasjonsgrunnlag. Mange har blitt testet i lederrollen til det å håndtere og å lede i usikkerhet. I starten av krisen var det mye som skjedde raskt, med stadig endringer i strategier og anbefalinger fra myndighetenes side. Som leder blir man i en slik situasjon utfordret til å likevel måtte vise tydelighet, håndtere spørsmål fra ansatte, brukere, mm. og gi så tydelige svar som mulig..
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Hvordan har ledergruppen/teamet fremstått rundt strategi, valg og beslutninger denne tiden? Har dere vist tydelighet og samstemthet? Hvordan har dere koordinert/samstemt hvilke svar dere har gitt nedover i organisasjonen og til brukere? Hvilken beslutningsstrategi hadde dere? Hvordan har ledergruppen håndtert det å ta raske beslutninger på usikkert informasjonsgrunnlag? Når dere ser tilbake nå: Hva fungerte mht. beslutningstaking? Noe som viste seg å være en feil strategi?
  • Mobiltet og organisering av nye team: Mange har måttet jobbe med mobilisering og omstrukturering av team og oppgaver. Kanskje ser en at den nye organiseringen også kan være nyttig fremover. Mange har opplevde en overraskende velvilje og positiv innstilling til endring fra sine medarbeidere samt økt samhandling og deling av ressurser på tvers av etat/avdeling/enhet/team. Flere ytrer ønske om å ta vare på denne «dugnadsånden» også fremover.   
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Kan vi endre noe av vår praksis rundt organisering av ressurser og arbeidsoppgaver fremover? Er det måter vi kan samhandle bedre på på tvers? Kan vi legge til rette for større grad av mobilitet og fleksibilitet for lettere å møte ulike behov?
  • Forenklete arbeidsprosesser: Noen har måttet skrelle bort flere oppgaver for å ha kapasitet til å møte det som virkelig er viktig. Kanskje ser man i ettertid at enkelte av disse oppgavene ikke trenger å bli gjeninnført?
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Hvilke arbeidsprosesser har vi forenklet denne tiden? Er det en praksis vi bør fortsette med? Hvilke arbeidsprosesser hos oss vanskeliggjorde omstillingsarbeidet denne perioden? Kan vi gjøre noen grep slik at det fremover kan bli mer fleksibelt?
  • Fraværsledelse, hjemmekontor og digitalisering: Mange ledere har erfart å måtte lede på en helt ny måte gjennom koronakrisen. Noen har hatt ren fraværsledelse, andre har måttet håndtere både fysisk og digital ledelse. De fleste har tatt i bruk nye plattformer å samhandle på.
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Hvordan håndterte den enkelte ledelse i denne perioden? Hva fungerte bra? Hva kunne fungert bedre? Hvordan ble digitale plattformer brukt? Hadde man jevnlige møter med hele teamet? Hva fungerte godt med hjemmekontor? Hva var utfordringene? Er bruken av hjemmekontor noe vi bør bruke mer av også fremover? Hva betyr det for lederrollen? Hva har jeg lært av fraværsledelse disse dagene? Hva trenger jeg å bli bedre på?
  • Møtevirksomhet: De fleste ledere har denne tiden gjennomført digitale møter. Mange erfarer at de har hatt færre møter enn normalt, flere har opplevde at møtene har vært mer effektive enn ellers. Flere har innført daglige 10-15 minutters «fot i bakken» møter og erfart hvilken god effekt det kan ha.
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Hvordan bør vi gjennomføre møter fremover? Bør vi i større grad innføre digitale møter? Hvordan kan vi i større grad effektivisere møtene våre også fremover? Bør vi innfør regelmessige, korte «fot i bakken» møter?
  • Ledergruppens interne dynamikk: Noen ledere har snakket om en ledergruppe som sammen har brettet opp ermene, samarbeidet kanskje bedre enn til vanlig, og fått til en god lagånd. Andre forteller om mer «splitt og hersk»-teknikker og opplevelsen av at enkelte prøver å utnytte situasjonen til egen fordel.
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen kan være: Hvordan har vi fungert som gruppe denne tiden? Hvordan har klimaet mellom oss vært? Opplever vi åpenhet, velvilje og god kommunikasjon? Har vi vært samordnet? Har det vært allianser som har blitt forsterket?
  • Ledergruppens eksterne inkludering: Noen toppledergrupper har inkludert flere inn i toppledelsen i denne perioden mht kriseplanlegging. Andre har opplevd toppledelsen som mer lukket ut mot omgivelsene med muligens for lite inkludering og lydhørhet ovenfor den enkelte avdeling/seksjon/enhets situasjon og behov.
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen kan være: I hvilken grad har vi inkludert andre i kriseplanlegging og beslutningstaking? Har vi i større grad inkludert andre, og bør dette også gjøres fremover? Burde vi ha inkludert flere enn det vi gjorde? Hvordan er forholdet til organisasjonen nå?

Vi har skissert noen av de områdene som kan gi gode refleksjoner, læring og mulighet til organisatorisk læring både i teamet, ledergruppen, avdelingen og virksomhet som følge av koronatiden. Vi anbefaler at hver ledergruppe tar seg tid til å evaluere og reflektere over hva som har vært nyttig læring for dem, hva man kan ta med seg som positive endringer, og hva man kanskje bør prøve å endre.

Tidspunktet for en slik evaluering anbefaler vi skjer nå, og iallfall før sommeren.

Vi i Konsulenttjenester bistår gjerne din virksomhet, ledergruppe eller avdeling med en slik evalueringsprosess om det er ønskelig.

Kontakt oss.

Ny samkjøpsavtale for senger og tekniske hjelpemidler

Oslo kommune har inngått samkjøpsavtale for kjøp av institusjonssenger, madrasser, personløftere og diverse hjelpemidler innen pleie, omsorg og rehabilitering.Avtalen består av fire delkontrakter som dekker et stort og viktig helsefaglig område for Oslo kommune. Gjør deg kjent med leverandører og prislister her:

– Vi opplever å ha løftet kvaliteten på de nye avtalene. Tekniske, innovative og ergonomiske løsninger er godt ivaretatt, sier innkjøpsrådgiver Carolina Høvik i Konsernservice.Produktene har gode manøvrering- og betjeningsmuligheter, som gjør at oppgaver enkelt kan utføres av én person. Mange egner seg godt for pasienter med demens.

Websak størst i kommunen

Acos Websak har fra første kvartal 2020 blitt den største sak- og arkivløsningen i kommunen. – I løpet av 2021 vil de fleste andre arkivsystemer være avviklet. Og i juni gjør brukervennligheten et byks, for da kommer Websak 8, sier prosjektleder Kristin Westbye.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Ved årsskiftet, med 16 virksomheter i produksjon, ble Websak den mest benyttede sak- og arkivløsningen i Oslo kommune. Byrådsavdelingene, Helseetaten og Sykehjemsetaten er blant virksomhetene som har gått over til fullforvaltet sak- og arkivtjeneste fra UKE det siste halvåret.

Totalt er nå 23 virksomheter tilknyttet fellesavtalen. Riktignok har korona ført til mindre forsinkelser nå i vår, men det store bildet er at kommunen samler seg om én løsning i tråd med avtalen fra 2016.

DIGITALISERING HJEMMEFRA. – Behovet for forutsigbare, enhetlige og brukervennlige løsninger blir neppe mindre i situasjoner hvor vi tvinges inn i en heldigital hverdag. Websak gir oss økt anledning til kontinuerlig arkivering og journalføring, særlig med de mange integrasjonene mot øvrige fagsystemer, sier prosjektleder for implementering av kommunens sak- og arkivsystem, Kristin Westbye.

Enklere i bruk
Tjenesteforvaltningen i UKE jobber i tillegg i disse dager på spreng for å kunne tilgjengeliggjøre Websak+, som er det nye nettbaserte saksbehandlingsgrensesnittet.

Etter planen slippes den i starten av juni. Sammenlignet med det vi har i dag er det en lettere og luftigere løsning, med mer intuitiv funksjonalitet og enklere begrepsbruk. Ikke fullt så arkivtung. Nye prosjekter i kommunen tar denne i bruk fortløpende, og vi forventer å se virksomhetene som allerede er i gang skifte over til Websak+ utover høsten, sier prosjektleder for implementering av kommunens sak- og arkivsystem, Kristin Westbye.

Med det nye grensesnittet går vi fra saksbehandling i e-post til en mer moderne arbeidsform. Skjemaløsninger med integrasjon til rammeverket for Digitalt veiledet dialog, SvarINN og svarUT gir en helhetlig og heldigital prosess.

En mer digital kommune
Websak er integrert med Webcruiter, HR-systemet, SvarInn, SvarUT, Enhetsregisteret, Folkeregisteret, skjemaer for digitalt veiledet dialog og en del virksomhetsspesifikke fagsystemer. Ikke minst er det funksjonalitet for publisering til eInnsyn, noe som legger til rette for fulltekstpublisering av hver virksomhets saker, og dermed økt åpenhet og et mer robust demokrati.

– Ideen om ett felles sak- og arkivsystem for alle kommunens virksomheter er like god i dag som i 2016. Papirbaserte og ikke-støttede systemer på gamle avtaler gjør oss sårbare for feil, og krever store ressurser å forvalte. Systemkonsolideringsprosjektet har beregnet at det er millioner å spare på samle leverandøroppfølging og videreutvikling innen sak og arkiv. I tillegg nyter vi godt av kontinuerlig dialog og kompetansedeling, sier Westbye.

Én for alle
Blant virksomhetene som er i oppstartsfase av sine implementeringsprosjekter denne våren er Næringsetaten, Gravferdsetaten og Byantikvaren. Det største prosjektet er imidlertid fellesprosjekt for bydelene, som i løpet av 2021 samles på en Acos-løsning hos Byarkivets dokumentssenter.

– Ikke alle velger UKEs tjeneste med full drift og forvaltning på felles IKT-plattform, men det viktigste er at vi samles om på én tjeneste for kommunens virksomheter. Målet er at alle virksomheter i Oslo kommune skal få mulighet til å komme over innen 2021, og vi er godt i rute, sier Westbye.

Se også:
Hylleklar sak- og arkivløsning (8.2.2019)
Fus på ACOS Websak (27.4.2018)
Kast alle papirene (13.4.2018)
Valgte ACOS til eArkiv (22.8.2016)
Sak/arkiv-anskaffelse kunngjort (15.9.2015)

Slik rekrutterer du digitalt

Hvordan gjennomfører du en god og effektiv rekrutteringsprosess helt digitalt? Stol ikke blindt på magefølelsen, men les de beste tipsene fra våre eksperter.

Av: Sindre Haugan

En rekrutteringsprosess krever god planlegging, og det er minst like viktig nå som alt skjer digitalt. Dette bør du tenke på før, under og etter intervjuet.  

Trenger du hjelp til rekruttering? Ta kontakt med en av UKEs konsulenter for en uforpliktende samtale.

Mer enn et fast håndtrykk.

– I det offentlige er store deler av ansettelsesprosessen formalisert, men rekruttering er fortsatt en sosial øvelse. På tross av litt dårligere lyd og bilde, kreves i bunn og grunn den samme menneskelige kontakten som før, sier Adrian Renke Bracht HR-rådgiver i UKE.

DIGITALE FALLGRUVER. Adrian Renke Bracht peker på noen fallgruver når man gjennomfører digital rekruttering.

– I første intervjurunde danner du deg et førsteinntrykk, og det er her du skal avdekke kompetanse og motivasjon til søkeren. Derfor bør du gjøre det du kan for at kandidaten føler seg komfortabel og får presentert seg på en så naturlig måte som mulig, sier Espen Stensrud som er organisasjonskonsulent i UKE.

Espen har arbeidet med rekruttering i 14 år, og hjelper daglig virksomheter i Oslo kommune med små og store ansettelsesprosesser. Både Adrian og Espen har noen klare tanker om hva man bør reflektere over når intervjuprosessen skjer digitalt.  

GOD ATMOSFÆRE. Espen Stensrud sier det er viktig at kandidaten føler seg komfortabel i intervjusituasjonen.

Før intervjuet

  • Gi god informasjon i forkant.

Sett en tydelig agenda for intervjuet, slik at kandidaten har mulighet til å forberede seg godt, og vet hva den går til. Dette er spesielt viktig før et andregangsintervju, hvor man gjerne går lengre og dypere til verks for å avdekke om personen er riktig kandidat for jobben.  

  • Test det tekniske.

Ingenting er kjedeligere enn å måtte knote med det tekniske under intervjuet, så gjør en ekstra sjekk av lyd og bilde med en kollega før du går i gang.

  • Hvordan presenterer du deg?

Like viktig som det tekniske er hvordan du presenterer deg. Tenk over hvordan du går kledd og hva kamera viser. Velg en nøytral bakgrunn, og gå kledd slik du ville gjort hvis dere møttes ansikt til ansikt. Når kandidaten ikke får inntrykk av hvordan arbeidsplassen er, er dette desto viktigere. 

  • Sett en stabel med bøker under datamaskinen.

Det er ikke neseborene dine kandidaten er mest nysgjerrig på, så et tips er å sette datamaskinen på noen bøker. Det gjør det enklere å se rett inn i kamera og dermed få en digital blikk-kontakt. Da unngå man følelsen av å bli sett ned på. Husk å se inn i kamera, ikke på bildet av deg selv.

Under intervjuet

  • Ha en ordstyrer.

Intervjuet blir ikke alltid en en-til-en-samtale. Noen ganger inkluderer man fremtidige kollegaer, fagforeningsrepresentanter eller ledere i samtalen. Hvis det blir mange rundt det digitale bordet, bør man avtale en ordstyrer som fører intervjuet, og sikrer god flyt i samtalen.

  • Skap et inntrykk av arbeidsplassen.

En heldigital rekrutteringkan gjøre det vanskeligere for kandidaten å få et inntrykk av stedet de skal jobbe. Dette er en utfordring man kan løse kreativt, eksempelvis ved at du engasjerer noen fremtidige kollegaer til å fortelle om arbeidsplassen i en video, eller at man gir kandidaten en liten guidet digital tur rundt på kontoret.

Etter intervjuet

  • Sett realistiske tidshorisonter. Få ting er mer nervepirrende enn å vente på svar fra en potensiell drømmejobb. Derfor bør du være tydelig med informasjon om når kandidatene kan forvente svar. Nøl heller ikke med å sende avslag til de som ikke er med videre i prosessen.  

Magefølelsen kan være skummel

Mange studier viser at magefølelsen er langt fra det beste verktøyet når man skal vurdere fremtidig jobbprestasjon.[i]

Både Adrian og Espen tror det er viktig å reflektere rundt hvordan vi alle påvirkes av subjektive faktorer. Alt fra utseende til selvtillit og sjarme er med å påvirke oss. Selv om førsteinntrykket kan gi en riktig indikasjon, bør man også ta i bruk andre verktøy for å unngå feilansettelser.  

– Vi ser at et semistrukturert intervju kombinert med evne- og personlighetstester gir best effekt. Å ha en viss struktur i intervjuet er alltid bra, men man trenger heller ikke å låse seg helt til spørsmålene man har tenkt ut på forhånd, sier Adrian.

Espen mener også at evne- og personlighetstester minimerer risikoen for feilansettelser.

– Testene kan gi en indikasjon på hvordan kandidaten vil trives i arbeidsmiljøet og hvor godt egnet man er til arbeidsoppgavene. I tillegg er personlighetstesten et glimrende samtaleverktøy, hvor man eksempelvis kan måle kandidaten på de personlige egenskaper man gjerne etterspør i en stillingsannonse, sier Espen. 

Hjelp til rekruttering

Espen Stensrud er en del av et team på fire som bistår virksomheter med rekruttering til virksomheter i Oslo kommune.

FIRKLØVER. Gjengen på rekruttering hjelper gjerne din virksomhet.

De kan hjelpe til med hele prosessen eller kun deler av den:

  • Behovsanalyse
  • Stillingsutlysning
  • Selektering
  • Planlegging og gjennomføring av intervjuer
  • Arbeidspsykologiske verktøy – personlighetsprofil og evnetester
  • Innstillinger

Alle konsulentene er erfarne med digitale rekrutteringsløsninger, og gjør det de kan for å sikre en effektiv prosess som forutser fremtidig arbeidsprestasjon.


[i] Schmidt, F. L., & Hunter, J. E. (1998). The validity and utility of selection methods in personnel psychology: Practical and theoretical implications of 85 years of research findings. Psychological Bulletin, 124(2), 262–274.

Gir form og farge til byen

Det er etterspørsel etter fagkompetanse innen grafisk design blant kommunens virksomheter. Det siste året har UKE toppet laget med to designere med fartstid fra byråverden i Norge, Melbourne og New York.

Av Sindre Haugan

Rachel Dahlby Løkka og Elisabeth Vik ser begge sine tidligere erfaringer fra privat næringsliv som en styrke i møtet med virksomhetene.

– Både Rachel og jeg har vært ute i verden, men nå er det Oslo kommune som gjelder. Jeg tror det er sunt å kjenne markedet og konkurrentene våre utenfor Oslo kommune. Det er de eksterne byråene vi må matche hvis virksomhetene skal velge oss, sier Vik.

Både små og store oppdrag

De to leverer alt fra klistremerker og brosjyrer til messemateriell og prototyping av nettsider, og er åpne for små og store oppdrag.

– Det skal ikke være vanskelig å ta kontakt med oss, og vi hjelper til med det aller meste. Ofte starter det med noe enkelt, som en brosjyre, som igjen fører til flere og større oppdrag. Vi har allerede fått mange faste kunder, og det er skikkelig kjekt. Ikke minst fordi vi begynner å kjenne kundene og behovene deres, sier Vik.

GODT SYNLIG. Utendørsinstallasjonen av Oslo som europeisk miljøhovedstad ved rådhuset.

En av de fornøyde kundene er Marianne Alfsen, som var kommunikasjonsansvarlig i sekretariatet for Oslo europeisk miljøhovedstad. Leveransen var en utendørsinstallasjon med 12 trekantede søyler utstilt på Olav Vs plass ved rådhuset på tampen av 2019.

– Å samarbeide med UKE var en kjempefin opplevelse. Jeg jobbet med Elisabeth som virkelig hadde den nye visuelle profilen i ryggmargen. Det gjorde arbeidet enklere, fordi hun visste hele tiden hva man kan og ikke i henhold til designmanualen, sier Alfsen.

Tenk langsiktig

Designerduoen utfordrer også kundene til å tenke langsiktig når man vurderer grafisk bistand.

 – Jeg er veldig takknemlig når jeg blir involvert fra starten av prosjektet, fordi det sikrer en mer helhetlig leveranse. Vi kan også hjelpe med å lage en god kanalstrategi, slik at man ikke bruker ressurser unødvendig. I dagens digitale verden er det ikke alltid en trykksak er veien å gå, sier Løkka.  

UKE konsulenttjenester tilbyr pakkepriser på tjenester, noe som kan være gunstig både strategisk og prismessig, ikke minst hvis man planlegger et større prosjekt.

VARIERT HVERDAG. Rachel og Elisabeth tar på seg små og store grafiske oppdrag.

Med brukerbehov i fokus

I den siste tiden har Rachel Løkka jobbet tett med Velferdsetaten og Nancy Lyons Sletmo, innovasjonsrådgiver og tjenesteutvikler, for å utforske muligheter for bruk av digitale verktøy i bo-oppfølgingsarbeid i Ungbo. Ungbo er Velferdsetatens tilbud for de mellom 17 og 23 år som trenger bolig og støtte for å klare seg selv.

– Målet med Ungbo-prosjektet er å forbedre ungdommenes evne til å forvalte egen økonomi.  Her har vi visualisert potensielle løsninger tidlig i innovasjonsprosessen, for å kunne prøve ut ideene på brukere og ansatte. Vi har blant annet testet og visuelt å veilede beboerne til å reflektere over sine fremtidsplaner, sier Sletmo.

– Den store fordelen med dette prosjektet er at vi på grafisk har vært innlemmet i innovasjonsprosessen fra starten. Jeg har lært en hel del om brukervennlighet og universell utforming, sier Løkka.  

Mer enn rundinger og firkanter

Som grafiker i Oslo kommune kommer man ikke unna det faktum at 2019 var året vi fikk en ny, felles visuell identitet.  For Elisabeth og Rachel har de strenge visuelle rammene aldri vært noe hinder, snarere tvert imot.

– Mange har nok sett rundinger, firkanter og vinkler og låser seg litt fast på det. En stor del av jobben vår er å synliggjøre mulighetene som ligger i den nye visuelle identiteten til Oslo kommune, for elementene kan kombineres i det uendelige, sier Vik.

UENDELIGE MULIGHETER. De visuelle elementene til Oslo kommune kan kombineres i det uendelige.

Selv om Elisabeth nå har kun en visuell profil å forholde seg til, er arbeidet like variert som før hun begynte i Oslo kommune. Virksomhetene er også svært forskjellige, og har derfor naturlig nok helt ulike behov. 

– Det som er kult med å ha en identitet, er at man ikke trenger å bruke tid på fonter og farger, men fokusere på å gjøre den visuelle identiteten så sterk som mulig. Den kreative utfordringen ligger i hvordan vi kan bruke de enkle elementene for å vise at vi alle er ett Oslo, og samtidig å skape noe særegent for hver av virksomhetene, sier Vik.   

Mye kan gjøres på egenhånd

Elisabeth og Rachel påpeker også at virksomhetene har gode forutsetninger for å gjøre en del av det grafiske arbeidet på egenhånd med det enkle designverktøyet til Oslo kommune.  

– Men hvis man vil ha noe utover det, noe større, mer kreativt og skreddersydd som skiller seg ut, da er vi der. Vi kan hjelpe alle de som ikke har mulighet til å ta denne jobben selv, sier Rachel.

En annen fordel med å gå internt er at man slipper å gå gjennom en anskaffelsesprosess. Marianne Alfsen oppsummerer det slik:

– Jeg synes det var svært positivt å kunne gå internt. Vi fikk en leveranse som var veldig lekker rent visuelt, i tillegg var det prismessig svært konkurransedyktig og alt ble levert innenfor budsjettrammene, sier Alfsen.

HJELPER GJERNE. Elisabeth Vik og Rachel Dahlby Løkka tar utfordringer på strak arm.

Ta kontakt

Trenger du grafisk hjelp kan du ta direkte kontakt med enten Elisabeth eller Rachel for en uforpliktende samtale, ellers er det bare å ta kontakt med din kundeansvarlig i UKE.

Et løft for møtematen

Det er inngått samkjøpsavtale om cateringtjenester med arbeidstreningsbedriftene Spir Oslo AS og AS Rehabil. Abubacarr Makalo gleder seg til å servere godsaker som dette til kommunens ansatte.

Av Sindre Haugan og Svein Jørgen Kjenner Johansen

Samkjøpsavtale for catering – bestillings- og avtaleinformasjon

Oslo kommune har inngått mange reserverte kontrakter de siste årene. Fra før har vi trykkeritjenester, makulering, bilvask/bilpleie og retur av PC-er og IT-utstyr. Både Spir og Rehabil er kjente leverandører på eksisterende arbeidstreningsavtaler.

– Det er en trippel glede å forvalte avtaler som dette. En reservert kontrakt sørger for en jevn strøm av business til lokale bedrifter som sysselsetter folk med et ekstra behov i arbeidsmarkedet. Flere av disse er helt eller delvis eid av kommunen. I tillegg stiller vi klima- og sosiale krav på linje med kommunens øvrige samkjøpsavtaler, sier Kjersti Therese Myhra i Konsernservice.

PÅ LABORATORIET. Gutta på bilpleiesenteret tilbyr overflatebehandling med syntetisk hardvoks, så vel som keramisk lakk. Dette legger seg som en glasshinne på billakken, og beskytter mot smuss og rust i 3–5 år.

Styrke i mangfold
Catering-arbeidsleder Sissel Hansen synes det er fint å se hvordan ulike medarbeidere blomstrer når de får muligheten til å prøve seg frem og dyrke egne evner.

– Mat bringer folk sammen, og den sosiale treningen er alltid viktig i det vi tilbyr. Samtidig er ikke alle våre medarbeidere like klare for intens sosialisering, da er det fint at et kjøkken består av flere avdelinger med mange oppgaver, hvor man kan fokusere på enkel produksjon eller for eksempel oppvask. Målet vårt er å få folk videre, og forberede dem på arbeidslivet, sier Hansen.

FRISTENDE GODISER. Marsipanroser klare til utplassering på Rehabils assorterte overtidskaker.

Grønt er godt
Rehabil leverer møtemat, småretter, koldtbord og tapas, gryter og varmretter og hjemmelagde kaker, og sitter på et team bestående av voksne faglærte kokker, alle med over 30 års arbeidserfaring.

– Vi er i ferd med å bli Debio-sertifisert, og entusiastiske over Oslo kommunes satsing på økologisk og kortreist mat. Det er viktig for oss å servere sunne og ernæringsrike måltider, og har en egen smårettmeny med vegan og vegetar. Alle våre retter inneholder friske, gode frukter og grønnsaker, som blant annet serveres i vår egen kafé her oppe på Kalbakken, sier Hansen.

KLAR FOR OVERHALING. Arbeidsleder Danielsen inspiserer en av BYMs elbiler før vask og polering.

Førsteklasses bilpleie
Det siste året har Rehabil levert bilvask og bilpleie for Oslo kommune. Bydel Stovner, Oslo legevakt og Bymiljøetaten er blant de største kundene; i tillegg klargjøres biler til LeasePlan, kommunens faste leverandør av elbiler.

– Vi legger mye stolthet i å kunne sette kommunens biler tilbake til nybilstand, både utenpå og inni. Mange virksomheter belaster bilene sine ganske hardt, så det kreves «sterk lut» og en stødig hånd for å fjerne lukt og skitt. Heldigvis bruker vi miljø- og hudvennlige kvalitetsprodukter i alle ledd, noe som også har gitt oss kontrakt med Bilia og Møller, skryter bilpleie-arbeidsleder Espen Danielsen.

STEMMEN FRA KALBAKKEN. Trond Langerud leverer kundebehandling med dybdekunnskap og glimt i øyet. Han håndterer alle innkommende henvendelser til bilpleietjenesten.

Kompetanse i front
I mottaket sitter Trond Langerud. Han har 38 års bransjeerfaring, mesteparten på Esso-stasjonen på Trosterud, som har vært drevet av Rehabil siden starten.

– Jeg har jobbet med alt fra dekkskift, oljebytte, vedlikehold av batteri, bilvask, varehandel og kundeservice. En periode var jeg ansatt ved Nydalen skole, en spennende tid. Jeg var overalt, ingen kjente det skolebygget bedre enn meg. De siste årene har jeg vært her på hovedkontoret, og det er en veldig fin arbeidsplass hvor jeg får mye ansvar og tillit, sier Langerud.

HÅNDLAG. Gamle møbler får nytt liv på Rehabils snekkerverksted.

Allsidig gjeng
Rehabil er godkjent lærebedrift. Det tilbys fagopplæring innen kokke-, maler- og kontor- og administrasjonsfaget. I tillegg har Rehabil også et mestergodkjent malerverksted for sprøytemaling av møbler og kjøkkenfronter, og tilbyr gulvlegging, flislegging og tapetsering, samt oppussing av hus og hele bygårder.

– Vi har veldig god erfaring med Oslo kommune fra bilpleieavtalen, og gleder oss til å servere dere møte- og overtidsmat. Jeg håper dere er flinke til å utfordre oss og fortelle hva dere vil ha. Vi liker fornøyde kunder, og vi elsker utfordringer, avslutter cateringsjef Hansen.

Savn og samhandling

Stemningen er god, men meningene delte blant kunnskapsarbeiderne i UKE på tredje uken med hjemmekontor. – Jeg tenker best med folk rundt meg, fastslår Anne Sanden i Konsulenttjenester.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Det var ikke slik vårsemesteret 2020 skulle bli. Vi hadde så mange planer. Eksterne oppdrag, kurs, prosjekter, arrangementer, leveranser og milepæler.

UKE holder koken
Mye av dette har funnet en ny form, og som vi har kunnet lese i lederberetninger og kanskje også hørt fra kunder og oppdragsgivere: UKE har klart seg fint gjennom første del av denne uartige smitteinvasjonen.

Beredskap og leveransekraft overlater vi til kriseledelsen å bry seg om. Og det sosiale får vi forutsette tar en smell når man tvinges til å holde seg innomhus, og alt man ser av kollegaene sine er grøtete gulstikkvarianter med hakkende lyd, flakkende blikk og altfor store neser.

I årevis har det vært snakk om at vi skal være papirløse, nullutslipps, tillitsbaserte, agile, mobile, digitale, asynkrone og moderne. Når vi blir kastet ut i en heldigital arbeidshverdag er spørsmålet om denne nøden vil kunne lære naken byråkrat å – tja, spinne?

UTADVENDT OG INNESTENGT. Anne Sanden i Organisasjon og ledelse kan styre seg for all denne karantenevirksomheten.

Behov for menneskelig kontakt
– Jeg får det ikke til, sier Anne Sanden i Organisasjon og ledelse, gjengen som er en del av Konsulenttjenester i Virksomhetsdialog.

– Noen blomstrer sikkert. Hvis du er sånn skrudd sammen at du kan ta et nettmøte, og så hente med deg inputen og inntrykkene derfra, for så å bearbeide dem i ditt eget hode på ditt eget kjøkken. Folk er forskjellige. Men jeg trenger å snakke med folk for å kunne tenke skikkelig. Jeg trenger liv og røre, og det samspillet som fins i et levende kollegium. Dette er kjedelig, og jeg gleder meg skikkelig til hverdagen er tilbake, og jeg kan komme meg tilbake på jobb, sier Sanden.

Økte krav til forberedelser
Lignende lyder kommer fra Guro Bøe Wensaas i Samfunnsansvar. Sammen med kollegaene sine hadde hun planlagt et bygg- og anleggsforum i slutten av april, for å diskutere kommunens klima- og miljøkrav som del av byrådserklæringens oppfølging. Men så måtte man brått tenke helt nytt.

– Vi har bestemt oss for å kjøre forumet som et nettmøte i stedet. Det går nok fint. For det første er det jo klimavennlig å kutte reiseveien, i tillegg sparer jo deltakerne tid. Og de som er i målgruppen for dette arbeidet melder seg nok på uansett medium. Men jeg er bekymret for den uformelle idéutvekslingen som følger av å befinne seg i samme rom. Nettverksbyggingen. Og klarer vi å gjenskape den nødvendige dynamikken hvor deltakerne stiller spørsmål og innlederne kan se og tolke hele rommet? Jeg tror det går, men det krever en helt annen type forberedelse, sier Wensaas.

CELLEKONTOR. Guro Bøe Wensaas trives med 50/50 jobb og familie, men underslår ikke at hun savner kollegaer og en åpen barnehage.

– Verre er det at jeg savner kollegaene mine. Og det blir ikke den samme effektiviteten i en arbeidshverdag med regelmessige avbrytelser som pent sagt ikke har noe med kommunens samfunnsoppdrag å gjøre.

– Hva gjør du når du står fast?

– Da gjør jeg som vanlig, og roper på Geir eller Espen. Det fungerer egentlig fint, de er kjappe til å melde tilbake på Workchat eller Teams eller e-post. Jeg tror jeg er treigere, for jeg er bare femti prosent operativ. Kjæresten og jeg deler på huslige og jobbrelaterte oppgaver, så jeg er tilgjengelig bare annenhver dag, sier Wensaas.

– En unik mulighet
En mer uforbeholden entusiasme er å finne hos konsulent og Teams-utrullingsansvarlig Svein Endresen. Han anser hele karantenesituasjonen som en gyllen anledning for kommunen til å gjøre det kulturelle bykset som forventes av en kunnskapsorganisasjon i det 21. århundret. At gamle arbeidsvaner og organisatorisk motstand har fått seg en sjokkbehandling som vil gjøre kommunen langt mer godt enn vondt – hvis vi klarer å utnytte muligheten.

– Selve viruset og de lidelsene det medfører er selvsagt en problemstilling for seg selv. Og jeg ønsker ikke å støte de som har personlig erfaring med sykdommen. Men for måten vi arbeider sammen har dette nesten bare oppside. Oslo kommune har planlagt at vi skal innføre Office 365 som kontorstøtteplattform i løpet av 2021 og 2022. Nå viser lederne vei ved bruk av digitale møter og chat. Situasjonen åpner opp for mer effektive møter og tillitsbasert ledelse, hvor arbeidet kan utføres i større grad uavhengig av tid og sted, sier Endresen.

MULTITASKING. Svein Endresen i Tjenesteutvikling mangler ikke på teknologistøtte for å utføre arbeidsoppgaver hjemmefra. (Selfie-kamera er han ikke like dreven på).

UKE har allerede brukt Workplace siden 2017, og en del av teknologimiljøene har tidligere testet Yammer. I dag gir Jira, Sharepoint og Prosjektportalen erfaring med samhandling som er annerledes enn med Outlook, PowerPoint og tavlemøte.

– Med Teams får vi en ekstra mulighet for effektiv samhandling uavhengig av lokasjon, med førsteklasses funksjonalitet for nettmøter og telefonkonferanse. Tofaktor-autentisering sørger for sikkerheten, og felles notater lagres i skyen. Jeg mener den digitale endringsreisen i Oslo kommune har fått en skikkelig kickstart, og håper denne uheldige omstendigheten kan være med på å skape varig adferdsendring i måten vi jobber sammen, sier Endresen.

En ny måte å møtes på
Disse digitale ordene vekker gjenklang hos avtaleforvalter Anne Grethe Tømte i Konsernservice. Etter bare to måneder i UKE, er hun for lengst også en dreven innkjøper. Tømte ble nemlig kastet inn i spesialgruppen som ble opprettet for å besørge byens akutte behov for smittevernsutstyr, noe som har betydd hurtige avklaringer, intens internkommunikasjon og leverandøroppfølging både nært og fjernt.

– Vi har samlet inn alt fra lokale donasjoner på esker med femti munnbind, til pakker med 100 000 rett fra Kina. Den vante forestillingen er liksom at offentlige anskaffelser og kommunal sektor er ganske traust og omstendelig, men tempoet har vært på maks i to uker nå. Og teknologien har vært avgjørende hele veien, sier Tømte.

LOFTSKONTOR. Anne Grethe Tømte har en hel etasje å boltre seg på når det skal hjemmejobbes. Her går det både i BI-studier, 5000-bits puslespill og koordinering av hele kommunens smittevernsinnkjøp.

Innkjøpsgruppen har kontinuerlig dialog via Teams, og faste statusmøter hver morgen og ettermiddag. I tillegg har seksjonen etablert daglige halvtimesmøter for å være oppdatert på hva som skal gjøres, og sikre at de vante leveransene løper som de skal.

– Vi har også gjennomført avdelingsmøte digitalt, det var veldig spennende. Det er nyttig å se hvor fort vi etablerer nye rutiner for å kommunisere; når det er mange til stede i møtet bruker vi chatvinduet til å be om ordet, og så håndteres det av møteleder eller den som snakker. Er vi bare 5–6 stykker, er det lettere å se alle på en gang, og da flyter samtalen mer som i et vanlig møte.

– Blir det ikke mye snakking i munnen på hverandre?

– Jo, det er en del av læringskurven. Det er en litt annen dynamikk. Men jeg vil nevne at jeg synes vi har fått en bedre struktur på møtene våre nå som de er digitale. Det håper jeg vi klarer å holde fast ved når vi kommer tilbake til hverdagen. Faktisk håper jeg vi beholder noen av møteseriene også, for det er en effektiv måte å saksbehandle på. Når det er sagt, så gleder jeg meg til å komme tilbake til Helsfyr og kunne se alle på ordentlig igjen, innrømmer Tømte.

Utnytter den ledige plassen
Noen blant oss har imidlertid holdt fortet mens de fleste har kjøkken- og kjellerstuekontor. Nadica Djordjevic i Oppgjør, kontroll og avstemming er ny i UKE per mars 2020. For å få en effektiv opplæringsperiode i rollen som teamleder for Regnskapsrapportering har hun utnyttet den gode plassen i åttende etasje i Grensesvingen 6 sammen med mentorene Bente Nandrup og Karin Seierstad.

– Jeg kommer fra en tilsvarende jobb i Vestby kommune, og det er litt andre forhold. I Vestby rapporteres det for 1800 medarbeidere, mens Oslo jo har over 50 000 å holde styr på. Jeg er heldig som har flinke medarbeidere som kan ta seg av meg, smiler Djordjevic.

PÅ HJEMMEBANE. Nadica Djordjevic i Regnskapsrapportering er på Helsfyr mens vi andre spiser frokost. På bildet over er hun hjemme i stua for en ettermiddagsøkt.

Hun nyter også godt av relativt tomme veier og greit med parkeringsplass, så transportetappene er ikke noe problem. Arbeidsdagen må likevel deles med ansvaret for tre unger uten fritidstilbud, så Djordjevic jobber fra 6.30 til 14, når hun overtar barnepasset fra mannen, som deretter jobber til 19.

– Toåringen vår trenger oppmerksomhet hele tiden, ellers har vi en elleveåring som henger med en fast turvenn fra tolv til ett, mens åtteåringen møter sin venn fra tre til fire. Det er en hektisk hverdag, men fordelen er at jeg får veldig effektive dager. Det er lite forstyrrelser på jobb, men jeg må si jeg gleder meg til dere alle kommer tilbake, sier Djordjevic.