Punchet inn fellesavtale for timeregistrering

Oslo kommune inngår avtale med CGI Norge om nytt tids- og timeregistreringssystem for dagtidsarbeidere i kommunen. WinTid vil bli felles løsning for alle virksomheter som i dag ikke bruker GAT.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

… skal i 2020 gjennomføre anskaffelse av tids- og timeregistreringssystem for medarbeidere som ikke jobber turnus. Systemet skal være fullintegrert med HR- og økonomisystemet. Systemet skal være obligatorisk for alle virksomheter, og målsettingen er at det skal være ferdig implementert i 2021.
UKEs tildelingsbrev 2020, kap. 3.2.1

Det var en liten, men entusiastisk gjeng som møttes i UKEs lokaler på Helsfyr for å signere kontrakt for nytt tids- og timeregistreringssystem for virksomheter uten turnus-medarbeidere.

KORONABEMANNING. Etatsdirektør Bjørn Marthinsen og innkjøpsrådgiver Tale Nergård Rønne i UKE, og WinTid-fagsjef Anne Roksvaag og adm. dir. Kenneth Lyford i CGI Norge smiler etter signering. – Jeg skulle gjerne hatt med flere på denne anledningen, ikke minst prosjektleder Kristin Brørs. Hun har ledet hele prosjektet på en utmerket måte, sier Marthinsen.

Reduserer sjansen for feil
I dag finnes det åtte ulike timeregistreringssystemer i Oslo kommune, og noen virksomheter er fortsatt fullstendig uten systemstøtte for arbeidstidskontroll. I løpet av 2021 blir det kun to systemer å holde orden på: WinTid og GAT.

– Denne avtalen innebærer et kvantesprang i funksjonalitet, også for oss som allerede er WinTid-brukere. All tidsstyring og rapportering kan gjøres på ett sted, ettersom systemet kommuniserer sømløst med HR- og økonomissystemet. Dette sparer tid og reduserer sjansen for feil, konstaterer etatsdirektør Bjørn Marthinsen i Utviklings- og kompetanseetaten.

– Vi er stolte av å være Oslo kommunes nye leverandør av timeregistrering og bemanningsplanlegging. Mange virksomheter bruker allerede WinTid, derfor ser vi det som en fornyet tillit, sier adm. dir. Kenneth Lyford i CGI Norge.

Hjelper oss å følge arbeidsmiljøloven
Den nye løsningen gir også sanntidsoversikt over tidsbruk i henhold til arbeidsmiljøloven, ferieloven og lokale tariffavtaler (Dok 25). Denne funksjonaliteten vil være tilgjengelig for alle eksisterende WinTid-brukere etter en oppgradering i januar.

Systemet angir når en ansatt senest kan avslutte arbeidet denne arbeidsdagen og fortsatt starte til vanlig tid på neste arbeidsdag. (Rute 1). Det viser også når en ansatt senest kan avslutte arbeidet for å ikke bryte med AML-bestemmelsene for arbeidstid og overtid. (Rute 2). Dette kan også innstilles til å gjelde for Oslo kommunes lokale arbeidstidsavtaler.

Den enkeltes dashbord viser også hvor mange timer overtid den ansatte har jobbet hittil i 26- eller 52- ukersperioden, avhengig av hvilken av disse som er valgt i systeminnstillingene. (Rute 3). Oppsettet vil vises under de vanlige saldoene i registreringsbildet (der man stempler inn og ut for dagen). Det finnes også en funksjon for registrering i forbindelse med prosjekter.

PAPIRBASERT SIGNATUR. Denne anskaffelsen rakk ikke å ta i bruk kommunens nye løsning for digital kontraktsignering. – Det er også hyggelig å treffes på gamlemåten, selv om vi må ha litt redusert oppmøte, sier etatsdirektør Bjørn Marthinsen.

Alle kan få
Implementering av det nye systemet starter i løpet av andre halvår 2021, og vil være obligatorisk for virksomheter uten behov for styring av turnusansatte. Virksomheter som i dag bruker kommunens turnussystem GAT kan frivillig benytte WinTid til dagtidsstyring.

Løsningen leveres skybasert (Software as a Service) for å sikre at Oslo kommune har tilgang på den til enhver tid siste programvareversjonen.

CGI Norge er et av landets ledende IT- og teknologiselskap, med et bredt løsnings- og tjenestetilbud innen blant annet design, produktdesign, programmering, robotikk, kunstig intelligens, arkitektur, infrastruktur, strategi og forretningsutvikling. CGI har over 78 000 ansatte globalt, og i overkant 800 ansatte fordelt på syv lokasjoner i Norge.

Se også:
Kunsten å holde tiden (7. november 2019)

Nå blir det enklere å søke i offentlige dokumenter

eInnsyn.no gjør det enklere å få innsyn i offentlige dokumenter. Målet er mer åpenhet og demokrati, og nå tar også flere kommuner verktøyet i bruk.

Av: Sindre Haugan

– Vi ønsker å lage en løsning som kan brukes av vanlige folk, uten noen spesielle forkunnskaper. Derfor har vi lyttet til tilbakemeldingene, samlet erfaringer og brukertestet den nye løsningen sammen med journalister, politikere og mannen i gata, sier Erik Aarsand.

Erik jobber i Utviklings- og kompetanseetaten (UKE), og har ansvaret for designet og grensesnittet i eInnsyn. Verktøyet er en felles innsynsløsning for offentlig sektor.

INNSYN FOR ALLE. Erik Aarsand i UKE vil gjøre eInnsyn mer tilgjengelig for mannen i gata.

Hva er nytt?

I dialog med brukerne har eInnsyn-teamet identifisert en rekke utfordringer med brukeropplevelsen.

– Uansett om vi spør en journalist, politiker eller en innbygger peker de hovedsakelig på de samme utfordringene i den gamle versjonen. De har bekreftet mange av våre egne tanker, og gitt oss en tydelig retning i forbedringsarbeidet, sier Erik.

Han lister flere områder hvor den nye versjonen av eInnsyn er bedre enn forgjengeren:

  • Ny løsning for avansert søk.   
  • Enklere navigasjon.
  • Klarere språk.
  • Oppdatert design.

– Offentlighetsloven stadfester at alle innbyggere har rett til innsyn i saksdokumenter, journaler og lignende registre.  Derfor er det viktig at eInnsyn bidrar til å tilgjengeliggjøre og synliggjøre disse mulighetene, sier Erik. 

NYTT UTSEENDE. Den nye versjonen av eInnsyn byr bedre funksjoner i en ny innpakning.

Kraftigere søk

Søkemotoren er grunnstammen i eInnsyn, og har fått et realt løft. Nå har de lansert en helt ny avansert søkefunksjon, som gjør det enklere å spisse søket.

– Et av grepene vi har gjort er å bedre sorteringsmulighetene, slik at man enkelt kan sortere søkeresultatene på en rekke metadata som eksempelvis tittelfelt, datofelt, virksomhet, mottaker og avsender, sier Erik.

I motsetning til det generelle søket, kan man heller avgrense søket til bestemte metadatafelt. Slik at du kan gjøre spesifikke søk mot bestemte mottakere, titler eller saksnummer.

– Saksnummersøk vet vi har vært en etterlengtet funksjon blant de som jobber i forvaltningen, sier han.

Enklere navigasjon og språk

Brukertestingen avdekket også at det var en del brukere som hadde problemer å orientere seg i løsningen.

– Nå har vi utformet et nytt søkeresultat som er mer en tradisjonell tabellvisning, men det fungerer bedre til dataene vi presenterer. Vi vet at brukerne vil lese mest mulig informasjon på kortest mulig tid, sier Erik.

Design og språk går hånd i hånd, og for å tilgjengeliggjøre tjenesten har utviklerne jobbet med design, informasjonsknapper og brukerveiledninger.

– Forsiden er et godt eksempel, den skal hjelpe nye brukere å forstå hva eInnsyn er, og hvilke muligheter som ligger i verktøyet, sier Erik.  

Erik og teamet har også lagt til informasjonsknapper som skal forklare funksjonalitet og orientere nye brukere i det uoversiktlige landskapet som er offentlig saksforvaltning.

–  Vi lagde for eksempel informasjonsknapper for å forklare ulike datotyper, for det er litt sært. Hva er egentlig forskjellen publiseringsdato, journaldato, møtedato og dokumentdato? sier han. 

Flere kommuner med på laget

Prosjektet startet som et samarbeid mellom Oslo kommune og staten, men målet har hele tiden vært å få flere kommuner med på laget.

– Kongstanken har vært å lage en felles nasjonal innsynsløsning for det offentlige i hele Norge. Trondheim fylkeskommune kobler seg på nå, og det er en stor milepæl for oss. Snart kommer også Agder, Viken og Nordland fylkeskommune, så nå begynner ballen virkelig å rulle, sier Erik.

Det å samle flere kommuner og fylker i eInnsyn ser Erik som et viktig steg for å sikre at verktøyet bidrar til mer åpenhet og demokrati.

– Man får en dør inn og en mer helhetlig oversikt. Det er ikke alltid slik at saksbehandlingen stopper ved kommunegrensene. En annen fordel er at man slipper å lære seg mange ulike verktøy, sier han.  

Mer åpenhet, mer saksbehandling?

For å nå det fulle potensialet til eInnsyn er de avhengig av en felles innsats fra hver enkelt bydel og etat som bruker verktøyet.

– Vi har lagt til rette for publisering av hele dokumenter. Ikke bare metadata som titler og saksnummer. Brukerne forventer at dokumentene skal være tilgjengelig i sin helhet, men der er vi ikke enda, sier Erik.

FULLTEKST TILGJENGELIG. I søkefeltet er det enkelt å se om dokumentet er tilgjengelig eller man må søke om innsyn.

Selv om publisering i fulltekst vil kreve mer av saksbehandlerne i form av vurderinger rundt personvern, tror Erik det vil spare saksbehandlerne for mye tid på sikt.

– I følge utregninger fra staten tar det cirka 45 minutter å behandle en innsynsbegjæring, det slipper man naturlig nok når informasjonen allerede ligger tilgjengelig, sier han.

Erik tror det er viktig å innarbeide gode rutiner i virksomhetene, samt sikre bedre støtteverktøy slik at saksbehandlingen går smidigere enn den gjør i dag.

Lover abonnementstjeneste i 2021

Selv om eInnsyn nettopp lanserte en ny og forbedret versjon, stopper ikke arbeidet der. Erik og gjengen har flere store planer for neste år. Neste steg er å synliggjøre og visualisere brukerstatistikken.

– På forsiden viser vi litt statistikk over populære søk og mest etterspurte dokumenter. Dette skal vi bygge videre på for å tilgjengeliggjøre innholdet for enda flere brukere, sier han.

En annen julegave som må vente til nyåret er en abonnementstjeneste.

– Vi ser for oss en abonnementsløsning, hvor man kan lagre og abonnere på bestemte søk eller saker slik at man får varsel på e-post når det dukker opp noe ny informasjon i treffet ditt. Da får du ting servert, fremfor at man må inn i løsningen og lete seg frem. Vi vet at det er noe brukerne ønsker seg. Forhåpentligvis har vi dette klart innen første halvår av 2021, sier Erik. 

 Les mer:

Nå har einnsyn.no fått ny look og bedre funksjoner. (Medier24)

Trøndelag fylkeskommune først på eInnsyn (Trondelagfylke.no)

Bruker smarte verktøy til å forenkle rekrutteringen

Hvordan tiltrekker man de riktige folka til jobben og unngår feilansettelser? I Bydel Stovner har de satt i gang med å forbedre rekrutteringsprosessen fra A til Å.

Av: Sindre Haugan

Bydelen har de samme utfordringene som organisasjoner flest. Et bredt spekter av ulike tjenester og arbeidsoppgaver med egne etablerte rutiner. Liten grad av standardisering gjennomsyrer rekrutteringsprosessen.

– Vi ser at det er stor variasjon i hvordan ansettelsesprosesser gjennomføres. Derfor så vi et behov for å profesjonalisere og standardisere rekrutteringsarbeidet på tvers av avdelinger, sier Ingrid Stensland.

Ingrid har en master i organisasjonspsykologi, og jobber med organisasjonsutvikling og forenkling av arbeidsprosesser i seksjon HR og kvalitet i bydel Stovner.

MER ROM FOR LEDELSE. Ingrid Stensdal i Bydel Stovner ønsker å forenkle og standardisere rekrutteringen.

Ansettelser er en dyr affære

– Å rekruttere er en av de dyreste investeringene organisasjoner gjør, sier Ingrid. 

Derfor var det viktig å ta tak i alt fra stillingsutlysning til å sikre riktige IT-tilganger da Bydel Stovner gikk i gang med forbedringsarbeidet.

– Det hjelper ikke å gi riktige IT-tilganger til nyansatte hvis vi rekrutterer feil folk. Derfor var vi nødt til å starte i riktig ende, sier hun.

Erfaringene nye kandidater gjør i en slik prosess vil være med å fargelegge inntrykket av organisasjonen.

– Måten vi tar imot nyansatte vil i stor grad påvirke hvordan de ser på arbeidsplassen som helhet. Bommer man her er det vanskelig å hente det inn igjen senere. Lykkes man, kan det bidra til å skape motivasjon og tilhørighet, sier hun.

Fem hovedtiltak

For å kartlegge hele prosessen har Bydel Stovner tegnet opp hele flyten i en ansettelse, både slik det er nå, og hvordan de ønsker det skal være. Kartleggingsarbeidet summeres opp i fem hovedtiltak:

  1. Ny rutine for rekruttering
  2. Opplæring av ledere
  3. Standardisering og digitalisering av skjemaer, tilganger og utstyr
  4. Felles opplæringsprogram for nyansatte
  5. Bruke statistikk for å ta strategiske beslutninger innenfor rekruttering

Tiltakene gir retning for det pågående arbeidet.

Mer ledelse og mindre papir

Bydel Stovner bestemte seg for å digitalisere og forenkle prosessene som må gjennomføres ved en nyansettelse, slik at lederne kan bruke tiden sin på viktigere ting.

– Vi skal ikke erstatte den relasjonelle biten av rekruttering, men gi lederne mer rom til å fokusere på det verdiskapende arbeidet, sier Ingrid. 

Bydel Stovner har allerede erfaring med Kompass lokal servicedesk som saksbehandlingsverktøy innen HR og IT. Med gode erfaringer herfra, var det naturlig å utforske hvilke flere muligheter som fantes i verktøyet.

– Kompass var allerede et etablert verktøy som lokal servicedesk og for å motta henvendelser fra ledere, sier hun.

ET SKJEMA FOR ALLE. Slik ser den digitale løsningen ut fra Kompass lokal servicedesk.

– Vi må standardisere prosessen først for å kunne digitalisere den. I bydelen har vi ikke hatt så klart definerte linjer, og det har vært mange måter å gå frem på. For eksempel ønsker vi å gå bort fra å bruke papirskjemaer, hvor man skriver ut, fyller inn og legger det i en posthylle, sier hun. 

MINDRE PAPIR. Bydel Stovner vil ha mer standardisering og en slutt på papirskjemaer. Illustrasjonsbilde: Nikolai Kobets Freund.

Kartleggingen har krevd en stegvis gjennomgang av alle involverte parter, for å finne ut hva som er deres funksjon i forbindelse med ansettelsen.

– Viktige funksjoner som lønn og IT er selvfølgelig involvert utviklingen også. Vi må ha med de folka som faktisk skal bruke verktøyet og kjenner prosessene godt i dag, sier Ingrid. 

Enklere bestilling av utstyr og tilganger

Målet er at når lederne melder fra om en nyansettelse i Kompass, fordeler systemene i bakhånd automatisk oppgavene videre, og sikrer riktige tilganger og utstyr klart til første arbeidsdag.

I tillegg kommer informasjon om lønn, og utstyr som jobbtelefon, adgangskort og PC. For å virkelig utnytte potensialet i Kompass er man nødt til å systematisere saksbehandlingen og sørge for at henvendelsene kommer i riktige kanaler. Løsningen er nå utviklet, men den er ikke tatt i bruk enda. De gjenstår arbeid med testing og pilotering.

– Det er først nå vi skal sette i gang med dette i praksis, og får høstet erfaringer fra ledere på hvordan det fungerer. Derfor kommer det helt sikkert til å gjøres tilpasninger underveis, som vil gjøre prosessen enda enklere, sier hun.

God støtte fra UKE

Ingrid forteller at de har vært avhengig av god dialog med UKE for å digitalisere innmeldingsskjemaene.

– Det digitale skjemaet vi har utviklet er ikke en standardløsning, derfor har vi gjort tilpasninger og testet underveis i samråd med tjenesteavdelingene våre. Her har tjenesteteamet i UKE hjulpet oss å finne gode løsninger for våre behov, og ikke minst synliggjøre mulighetene til å koble sammen ulike skjemaer og systemer, sier hun.

 Kompass er allerede  koblet opp mot de store fagsystemene, slik som Gerica, familia og fasit. Dermed man gjenbruke det som allerede eksisterte i den nye løsningen.

Kompass gir retning

Ingrid er opptatt av å kommunisere fordelene ved Kompass for å motivere ledere til å ta det i bruk. Når ledere melder saker til HR gjennom kompass gjøres de tilgjengelig disse for hele seksjonen.

–  Vi blir mindre sårbare, siden alle har tilgang til sakene. Verktøyet gir oss også muligheten til å se statistikk over antall saker fordelt på ulike områder. Det blir mye mer synlig og visuelt enn hvis det ligger begravd i mailboksen, sier hun.

Ut fra statistikken kan de vurdere om det er områder de bør legge et ekstra fokus fremover.

– Hvis vi ser at vi får spesielt mange henvendelser innenfor områder som rekruttering eller sykefravær, kan vi for eksempel vurdere om vi skal sette av ekstra ressurser til opplæring av ledere. Det gir oss en mye bedre styringsinformasjon, sier Ingrid.

Interessert i hvilke muligheter som finnes i Kompass lokal servicedesk?

Ta kontakt med din kundekontakt i Utviklings- og kompetanseetaten.

Nettmøte/erfaringsutveksling med Bydel Stovner og Kompass-teamet 8.12.2020:

Se videoopptak i Teams.

Les også:

Slik rekrutterer du digitalt

Kompass blir bedre

Enda smartere jobbannonsering

Tilbyr toppledergruppene koronalæring

Hvordan har vi håndtert koronakrisen, hva kan vi lære og hva tar vi med oss videre? Topplederne i Oslo kommune forsøker å svare på disse spørsmålene gjennom høstens tilbud i regi av UKE, initiert av Byrådslederens kontor (BLK). 

Av: Sindre Haugan

Tilbudet til toppledere for våren 2020 var godt under planlegging, men våren 2020 viste seg å bli en vår ulik alle andre.

Siden 2017 har BLK og UKE hatt tilbud til toppledere og deres ledergrupper. I tildelingsbrevet for 2020 fikk UKE oppgaven om å videreutvikle programmet. Dette arbeidet ble satt på vent da koronakrisen traff. BLK og UKE utviklet et mer konsentrert tilbud som ble lansert av byrådsleder Raymond Johansen på byrådets digitale ledersamling den 18. juni:

«Det er krevende å være leder i usikre tider. Følelsen av å være alene, følelsen av ansvar kan kjennes ekstra sterkt. Vi vil tilby dere rom for refleksjon og læring, både i egen toppledergruppe, sammen med andre toppledere og individuelt.»

STØTTE TIL LEDERE. Raymond Johansen lanserte tilbud til toppledere den 18. juni. Foto: Sturlason

Et gratis tilbud til alle toppledergrupper

Resultatet er et mindre omfattende løsning som er bedre tilpasset hverdagen som leder i en krisesituasjon.

Høstens tilbud er delt opp i tre deler:

  1. Workshop for toppledergrupper
  2. Refleksjonsgrupper
  3. Individuell veiledning/ coaching

 Alle kostnadene dekkes av Byrådslederens kontor. Gjennomføringen skjer enten digitalt eller fysisk innenfor gjeldende regler for smittevern.  

– Hvis toppledergruppen din ikke har meldt seg på enda, er det fortsatt mulig å ta kontakt med meg for å finne en løsning som passer deres behov. Tilbudet skreddersyr vi hver enkelt virksomhet, sier organisasjonskonsulent i UKE Anne Sanden.

ROM FOR REFLEKSJON. Anne Sanden jobber som organisasjonskonsulent i UKE og vært med på å utvikle tilbudet.

Her er noen eksempler på aktuelle temaer for workshopene:

  • Kriseledelse og ledelse i usikre tider
  • Håndteringen av balansen mellom beredskap og drift
  • Hvordan fungerer fjernledelse og hjemmekontor?

En fot i bakken med blikket framover

I workshopene kan topplederne ta med seg ledergruppen sin, for å se nærmere på hvordan både ledergruppen og virksomheten som helhet har fungert i en krevende periode.

– Mange er overrasket over hvor godt det har fungert å arbeide og lede på hjemmekontor. Det har generelt vært et stort driftsfokus, med mange nye oppgaver og omorganisering av tjenester. Vi tilbyr muligheten til å lære av den enorme endringsprosessen vi har vært gjennom, og rette blikket fremover til hva vi ønsker å ta med oss inn i fremtiden, sier Anne Sanden i UKE.

Hun tror mange etablerte sannheter om fag og arbeidsmetodikk har blitt utfordret den siste tiden. Nå gjelder det å stoppe opp og se hvilke muligheter det gir oss. 

Kastet seg over muligheten

Marit Jansen er direktør for rådhusets forvaltningstjeneste. Sammen med lederteamet har hun gjennomført enworkshop, og planlegger allerede neste.

– Vi kastet oss over tilbudet så raskt vi fikk muligheten, spesielt i disse tider ser vi det som spennende læring, sier Jansen.

SAVNER LIVET PÅ HUSET. Marit Jansen i Rådhuset forvaltningstjeneste savner det yrende livet som vanligvis preger hverdagen på rådhuset.

Rådhusets forvaltningstjeneste er en sammensatt virksomhet, med mange som jobber med operativ drift. Selve rådhusbygget og plassen rundt rommer alt fra møter, omvisninger og bryllup til VG-lista topp 20.

– Vårt ansvar dekker sikkerhet, renhold, teknisk drift, arrangementer i tillegg til administrasjon og andre oppgaver. Lederne har derfor ganske sammensatte og ulike utfordringer knyttet til korona. Det å kunne samle oss for å drøfte i felleskap er noe vi har satt stor pris på, sier Jansen.

Dette bildet mangler alt-tekst; dets filnavn er DSC4332.jpg
FOLKETOMT. Rådhuset rommer vanligvis et bredt utvalg arrangementer og tilstelninger.

Samlingen var en fin mulighet til å reflektere over tiden som har vært, men også hvordan de skal arbeide fremover.

–  Det var ålreit å ha med noen utenfra og bli utfordret på hva vi har lært. Åse, vår konsulent fra UKE, var flink til å bevisstgjøre oss ved å stille oss de riktige spørsmålene. Hva har vi lært, og kan vi bruke noe av dette for å endre adferd videre? sier Jansen.

Nå planlegger Rådhusets forvaltningstjeneste flere samlinger for ledergruppa.

– Gjennom denne arbeidsøkten fant vi ut at vi har mer å jobbe med, og har planlagt å engasjere UKE videre for å koordinere flere samlinger med ledergruppa, sier Jansen.

Vil ha med så mange som mulig

Janne Corneliussen er seksjonssjef for organisasjon og ledelse i BLK. Seksjonen har det overordnede strategiske ansvaret for denne kompetanseutviklingen av topplederne og deres ledergruppe.  Hun håper at så mange virksomheter som mulig deltar.

–  På overordnet nivå kan det gi oss dypere innsikt i hvilke problemstillinger virksomhetene står i. Det kan vi ta med oss videre inn i arbeidet med videreutvikling av tilbud til toppledere og deres ledergrupper, og til utvikling av politikk og organisasjon mer generelt, sier hun. 

Ønsker du mer informasjon?

Tilbudet er gratis for toppledergrupper, men tiltaket er relevant for alle ledernivåer i Oslo kommune. UKE hjelper deg gjerne med å skissere lignende opplegg.

Nå moderniserer vi IKT-driften

Etter nyttår starter migreringen fra Oslo kommunes egne servere, til driftsleverandørs fleksible, delvis skybaserte lagringstjeneste. – Det store antallet systemer migreres i løpet av 2021, men vi starter med testsystemene allerede i november, sier prosjektleder Jie Shu.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Migrering av Oslo kommunes infrastruktur, applikasjoner og filområder – alt som p.t. befinner seg på kommunens egne datasentre på Ulven og Rosenholm – er i henhold til systemdriftsavtalen som ble inngått i desember 2017.

Leie, ikke eie
Avtalen skulle gjøre det mulig å etablere nye tjenester raskere enn tidligere, og forholdene legges til rette for å utveksle data og funksjonalitet på tvers av sektorer i kommunen. Siden den gang har det «skyet over» med visse utfordringer i leverandørdialogen. Men så har det altså klarnet opp, og landskapet ligger åpent for den store reisen inn i fremtidens IT-infrastruktur.

– En mer moderne driftsplattform legger til rette for tjenester som dekker større deler av innbyggernes dagligliv og livsløp. Dette underbygger kommunens strategi om tjenesteorientering, sier leder av migreringsprosjektet Jie Shu i UKE.

Flytter de enkleste systemene først
Han snakker entusiastisk om livssyklusforvaltning, sikker og stabil drift, profesjonalitet og konsolidering av leverandøransvar.

– Vi føler oss veldig trygge på at prosessen blir gjennomført på en trygg og effektiv måte. Vi flytter de enkleste systemene først, blant annet testsystemer, deretter de mest komplekse produksjonssystemene mot slutten av 2021. Dessuten gjennomførte prosjektet vellykket migrering for mange av UKEs testsystemer allerede i fjor, sier Shu.

Prosjektet er bare flyttebyrå
– Hvordan sørger dere for at de økonomiske og forretningsmessige potensialene ved migreringen oppfylles?

– Godt spørsmål. Noen gevinster kommer av seg selv, som økt sikkerhet og reduserte livssykluskostnader. Men den viktigste jobben med å konsolidere og optimalisere systemporteføljen gjøres i linjen. Systemeierne bør vurdere oppgaver for å redusere driftskostnader før migrering, for eksempel sanering av datamengder for å redusere unødvendig minnebruk, sier Shu.

– Finnes det en oversikt over hvilke virksomheter som er først i køen?

– Ja, flytteplanen for 2020 er klar og kommunisert til berørte virksomheter. Systemene som flyttes i år skal tas i november og desember.

Behov for tilbakemelding
– Vi jobber nå med å lage flytteplan for 2021, som er basert på innspill fra virksomhetene for når systemene kan flyttes. Vi har fått mange svar allerede, men mangler fortsatt tilbakemelding fra en del virksomheter. Vi håper vi får tilbakemelding så snart som mulig. Dette er veldig viktig for å avstemme frysperioder, planlagt vedlikehold og nedetid, så vel som kommunikasjonsaktiviteter lokalt, sier Shu.

Følg prosjektet og få mer informasjon på Workplace

Byttelåner jobb for å spare penger

Da ledelsen i Bydel Nordstrand fikk i oppgave å skrelle av 30 millioner av budsjettet for 2021 var de nødt til å tenke kreativt. Nå byttelåner de jobbene til hverandre for å finne gode løsninger.

Av: Sindre Haugan

Bare de siste seks årene har Bydel Nordstrand kuttet totalt 85 millioner kroner av budsjett. Noe som gjør det stadig mer krevende å finne områder for kutt og tilpasninger. Det meste av lavthengende frukt er allerede plukket. 

– For å finne frem til de klokeste kuttene har vi satt i gang mange kreative prosesser, sier bydelsdirektør Tore A. Molstad Andresen.

Han mener også det er helt nødvendig å sette av midler til innovasjon og digitalisering, selv i krevende tider.

– Vi er nødt til å sette av ressurser i dag, slik at vi kan ha en spennende og utviklende bydel i morgen, sier han.

LIVE OM 3-2-1. Tore A. Molstad Andresen gjør seg klar til livesending om budsjettprosessen. 

En kritisk venn

Gjennom en periode på fem uker har direktørene i bydel Nordstrand fått bryne seg på nye oppgaver i rollen som «kritisk venn». Her har lederne gått inn i hverandres avdelinger med et ferskt blikk.

– Som et eksempel har assisterende bydelsdirektør, som er ansvarlig for staben, vært kritisk venn i avdelingen for oppvekst og velferd, sier Tanja Tomasevic.

Tomasevic er bydelsoverlege i Nordstrand, og har også en faglig bakgrunn innen innovasjon. Hun er en av de som leder prosessen med å få budsjettet i balanse.

– Jeg er vel også et eksempel på hvordan vi kreativt involverer ulike fagressurser i denne prosessen, sier hun. 

LEGE, PROGRAMLEDER OG PROSJEKTLEDER. Bydelsoverlege Tanja Tomasevic har mange hatter i Bydel Nordstrand.

Fem uker som vikar

Tomasevic forteller om et nøye planlagt løp for de kritiske vennene.

– De første ti dagene gikk til forberedelse. Direktørene fikk innsikt i økonomien og hvordan avdelingen er skrudd sammen. Deretter var det en uke hvor de fungerte som leder i avdelingene de hospiterte, sier Tomasevic.

Etter uken som vikar fikk lederne mulighet til å vende tilbake til normale oppgaver.

– Her skulle lederne få rom til å reflektere. «Hva har jeg sett, hva ville jeg gjort annerledes og hva ønsker jeg å utforske ytterligere», sier hun.

Til slutt fikk lederne en ny sjanse til å ta fatt på vikarrollen, nå med klare tanker om hva de ønsket å se nærmere på.

– Intensjonen har vært å komme med tiltak som kan medføre budsjettkutt. Her har jeg i samråd med HR gjennomført ukentlige stand-up møter for å følge avdelingsdirektørene på reisen, sier Tomasevic.

Nå har lederne vendt tilbake til sine faste kontorstoler, og jobber videre med tiltakene de har fått av hverandre i gave.

Syretest på tillitsbasert ledelse

Bydelsoverlege Tomasevic tror en slik prosess kan være krevende for begge parter, både den kritiske vennen og de som får besøk. Hun tror det er en viktig forutsetning at ledergruppen er trygge på hverandre før man setter i gang.

 – Det er lagarbeid og vi spiller hverandre gode, det er fint i Bydel Nordstrand. Vi tør å utfordre hverandre og tenke utenfor boksen, sier Tomasevic.   

Bydelsdirektør Andresen forteller at de har jobbet lenge med å etablere en tilbakemeldingskultur i bydelen.

 – Budsjettprosessen har vært en solid syretest, sier han.

Krever gode digitale verktøy

Bydelsdirektør Andresen tror ikke prosjektet hadde vært like vellykket uten gode digitale hjelpemidler som hjelper med samhandling og deling. Microsoft Planner ble brukt for å visualisere og organisere hele prosessen opp mot lederne.

– Det er morsom bruk av ny teknologi. Dagen etter at UKE åpnet for Microsoft Planner tok vi det i bruk i prosjektet.

Tomasevic tror også det har vært avgjørende å bruke Planner for å bistå lederne.

– Vi har brukt Planner for å lage oversikter, sjekklister og fremgang i planene. Dette har skapt en forutsigbarhet som har vært avgjørende for å drive frem denne prosessen, sier Tomasevic.

Verktøyet brukes også i det bredere innsiktsarbeidet, hvor HR, økonomi og resten av bydelen har levert rapporter og underlag til lederne, slik at de kan fatte gode beslutninger og tiltak. 

Studiosending hver uke

For å holde ansatte jevnlig oppdatert på budsjettprosessen kringkaster Bydel Nordstrand via Workplace hver onsdag. Det lille kontoret på Lamberseter minner nå mest om et nyhetsstudio i mikroskala, stappet med skjermer kabler, lys og en imponerende produksjonsrigg. 

– Da Covid-19 kom hadde vi sendinger hver mandag, onsdag og fredag, sier Andresen.

SIKKERHETEN FØRST. Det sprites ned før sending.

Nå er ikke informasjonsbehovet like trykkende, derfor har de nedjustert til en sending hver onsdag. Andresen har stor tro på å beholde det som et fast møtepunkt og arena for dialog. 

– Vi får overraskende positive tilbakemeldinger på disse sendingene, derfor tenkte vi det var naturlig å fortsette med å dele informasjon om budsjettprosessen også, sier Andresen.

Målsettingen er å skape mest mulig forutsigbarhet i en uforutsigbar situasjon.

– Workplace åpner også for at vi kan motta spørsmål underveis som vi svarer på enten på direkten eller i etterkant, sier Tomasevic.

En annen fordel med å bruke Workplace er at opptaket av sendingen ligger tilgjengelig, slik at de som ikke har mulighet til å se det direkte kan se reprisen når det passer dem.

Sjekk ut en av sendingene her.

SMIL TIL KAMERA. På et av kontorene skjuler det seg et fullverdig innspillingsstudio.

Alle steiner skal snus

Den kritiske vennen, bruk av nye digitale verktøy og jevnlig informasjon er bare noen av de mange verktøyene Bydel Nordstrand bruker for å sikre budsjettbalanse i 2021.

– Vi har et metodeverk for budsjettbalanse som involverer mange ansatte, og skaper bredde som sikrer forankringen. Vi risikovurderer effektene økonomisk opp mot konsekvensene det vil få for brukerne, sier Andresen.  

For eksempel har flere i Bydel Nordstrand blitt sendt ut for å jakte gode løsninger i andre bydeler og resten av Norge. I tillegg samler de erfaringer fra tidligere ansatte og nyansatte, som kan gi et ferskt blikk på organisering og arbeidsprosesser.

Her kan du lese om alle tiltakene Bydel Nordstrand iverksetter for å få budsjettet i balanse:

Sjekk ut Bydel Nordstrand på Workplace.

Slik klargjør du mobilen for Office 365

Nå kan ansatte i Oslo kommune installere Microsoft Intune på mobilen. Verktøyet åpner for sikrere og bedre tilgang til digitale arbeidsverktøy på både mobiltelefon og nettbrett.

Slik installerer du Intune:

Hva er Microsoft Intune, og hvorfor trenger jeg det?

Microsoft Intune er et verktøy som hjelper organisasjoner med å styre og sikre Oslo kommunes jobbdata på mobile enheter. Hvis mobilen din blir stjålet, eller du mister den, kan man fjerne sensitiv informasjon direkte fra enheten.  

Fremover vil UKE innføre større deler av Office 365 for Oslo kommune, og for å dra best nytte av funksjonalitetene på en sikker måte må man ha installert verktøy som beskytter telefonen.

Må jeg installere Intune hvis jeg allerede har Workspace One?

Nei, hvis du allerede bruker sikkerhetsløsningen Workspace One, trenger ikke gjøre noe. Det er ikke nødvendig å avinstallere Workspace One. Du vil motta oppdateringer på lik linje med de som installerer Intune.

Hvordan sjekker jeg om mobilen min allerede er beskyttet av Workspace One?

Hvis du er usikker på om du allerede bruker Workspace One, kan du sjekke om du har applikasjonen «Hub» installert på telefonen din. Den ser slik ut:

Hvis du har Hub installert er enheten din allerede beskyttet av Workspace One.

Hva får jeg av funksjonalitet på mobilen?

Først vil du få appen Planner på mobilen. Planner gir deg muligheten til å visualisere og organisere arbeid i grupper.  Etter hvert vil du også få kalender i Teams slik at du kan kalle inn til Teams-møter fra mobilen. Andre funksjoner i Teams vil også lanseres fortløpende.

Ved å installere Microsoft Intune gjør du et viktig steg for å sikre data for Oslo kommune, samtidig som du klargjør mobilen din for flere funksjoner i Office 365.

Kan Intune se alt på enheten min, inkludert private data?

Nei. Intune lar oss kun se Oslo Kommunes data og teknisk informasjon om enheten, dette innebærer blant annet: modell, operativsystem, eier, jobbapplikasjoner og teknisk informasjon fra dem. Vi kan ikke se telefonlogger, SMS, bilder, kontakter, mail, passord, lokasjon eller annen personlig informasjon. Intune inneholder og en personvernerklæring som lister opp hva vi kan og ikke kan se, denne må godkjennes før verktøyet blir installert.

Har du flere spørsmål?

2. Ta kontakt med førstelinje IKT-support ved spørsmål eller utfordringer med å få Intune installert på din mobil eller nettbrett.

Skal halvere kjøttforbruket innen 2023

Oslo kommune har store ambisjoner i kampen for mer bærekraftig matproduksjon. Finansbyråd Einar Wilhelmsen er klar på hvilke grep som kreves for å bidra til å nå FNs klimamål.

Tekst: Sindre Haugan. Illustrasjon: Petter Faye-Wevle.

«Næring for klima» er et klimasamarbeid mellom Oslo kommune og næringslivet i Oslo-regionen. I oktober var det duket for nettmøte om bærekraftig mat. Med en rekke sentrale aktører fra privat og offentlig sektor, var møtet en anledning for å utveksle erfaringer rundt hvordan vi jobber med bærekraft.

Mindre matsvinn, mer plantebasert

Ingunn Lie jobber i Klimaetaten, som koordinerer klimasamarbeidet. Hun trekker frem viktigheten av å kutte matsvinn og spise mer plantebasert for å redusere utslippene og nå togradersmålet fra Parisavtalen.

– Tilrettelegging for bærekraftige matsystemer er helt sentralt i klimaarbeidet, sier Lie.

Mat er følelser og kultur

Ifølge finansbyråd Einar Wilhelmsen er vi avhengig av næringslivet hvis vi skal lykkes med å skape ringvirkninger som endrer matvaner og matsvinn.

Wilhelmsen redegjør for hva Oslo kommune gjør innenfor bærekraftig og klimavennlig mat, og trekker frem et av målene fra byrådserklæringen.

–  Et viktig mål for oss er halvere kjøttforbruket i kommunens institusjoner og kantiner innen utgangen av 2023, sier Wilhelmsen.

MINDRE KJØTT. Finansbyråd Einar Wilhelmsen forteller om tiltakene rundt bærekraftig mat.

Da de lanserte dette målet skapte det både sterke positive og negative reaksjoner. Finansbyråden forstår hvorfor.

– Når vi snakker om mat griper vi rett inn i hverdagen til folk, det er sterkt kulturelt rotfestet. Man kan blir overasket hvor vanskelig det er endre matvaner, det gjelder også mine egne matvaner, sier han. 

Målet blir å tilby mat uten kjøtt som er minst like god og næringsrik. Han poengterer at det ikke handler om å droppe kjøttet helt, men å spise mindre av det.

Å redusere kjøttforbruket er kun en del av de mange tiltakene innenfor bærekraftig matproduksjon som omkranser alt fra matsvinn og verdikjeder til dyrevelferd.

Bruker anskaffelser for å endre markedet

I Oslo kommune er det mange som jobber for mer bærekraftig mat, og på dagens talerliste fikk vi blant annet høre fra Mariann Karlstad. Hun har et strategisk ansvar for å arbeide med bærekraftig mat i Utviklings- og kompetanseetaten.

Gjengen hennes forvalter de store rammeavtalene på vegne av kommunen, og de bruker anskaffelser som et strategisk virkemiddel for å nå byrådets målsetting i klima og miljøpolitikken.

MER BÆREKRAFT. Marianne Karlstad i UKE forteller hvordan anskaffelser kan brukes som strategisk virkemiddel.

– På relativt kort tid har vi endret andelen økologisk mat i kommunen fra rundt to prosent til cirka ti prosent, så det vitner om mulighetene ved systematisk og strategisk arbeid, sier Karlstad.

Dette krever også et kontinuerlig arbeid mot bestillerne i kommunen.

– Et virkemiddel er å stille krav til leverandørene, men det også kjempeviktig å følge opp og påvirke brukerne av avtalene, slik vår kategoriansvarlig på mat gjør, sier Karlstad.

Fjorårets byrådsplattform vektlegger plantebasert mat. Derfor vil dette legge viktige strategiske føringer når UKE inngår nye rammeavtaler på vegne av Oslo kommune.

På vegne av Oslo kommune ble UKE også nylig med i et forskningsprosjekt, i samarbeid med Cicero og Nibio, der hensikten er å undersøke hvordan offentlige anskaffelser kan være et virkemiddel for reduksjon av klimagassutslipp i matvaresystemet. Arbeidet er en del av det større prosjektet PLATON, som forsker på klimapolitiske virkemidler.

Dette var programmet for nettmøtet:

  • Finansbyråd Einar Wilhelmsen forteller om kommunens ambisjoner og planer innen temaet
  • Kommunen v/ Bymiljøetaten og Utviklings- og kompetanseetaten orienterer om pågående arbeid i Oslo
  • Bymiljøetaten og Sodexo forteller om hvordan det gikk når kommunen startet med seg selv og egen kantine
  • Matvett og Næringslivets hus deler erfaringer med innovative tiltak for møtemat og arrangementer
  • Kan en burgerrestaurant drives bærekraftig? Døgnvill Burger snakker om leverandørvalg og om veien til en vegetarmeny som også ikke-vegetarianere foretrekker

10-faktor ut av startblokkene

Ti av kommunens virksomheter har allerede gjennomført årets 10-faktorundersøkelse; tolv andre er godt i gang. – Det holdes kurs for ledere og administratorer, det neste 18. november, sier koordinator for 10-faktor i Oslo kommune, Lene Moum i UKE.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Medarbeiderundersøkelsen 10-faktor har vært en regelmessig hendelse i Oslo kommune siden 2016. Den er utviklet av KS i samarbeid med blant annet Oslo kommune, under faglig ledelse av BI-professor Linda Lai. For gjennomføringen i det noe spesielle året vi er inne i, er undersøkelsen åpen til og med 31. mars 2021.

– Vi har fått gode tilbakemeldinger fra de virksomhetene som allerede har gjennomført 10-faktor. Til de som ikke er i gang ennå, vil jeg bare understreke at prosessen enten må kjøres i sin helhet i 2020, eller etter jul, altså første kvartal 2021, sier koordinator for 10-faktor i Oslo kommune, Lene Moum i UKE.

DIALOG. – 10-faktor er et godt utgangspunkt for leder- og medarbeiderutvikling. Den fanger opp viktige behov for å skape resultater for kommunens innbyggere, sier koordinator for 10-faktor i Oslo kommune, Lene Moum i UKE.

Hjelp å få
Det pågår to viktige kursserier for virksomheter som ønsker best mulige forutsetninger for å lykkes med 10-faktorprosessen; én for ledere og én for kursadministratorer.

– Anita Hansen fra KS leder administratorkursene. Dette er for medarbeidere med ansvar for den praktiske gjennomføringen i sin virksomhet. Kurset er ikke obligatorisk, og det er mye bistand å finne i selvhjelpsmaterialet på 10-faktor.no, men folk ser ut å sette pris på den ekstra veiledningen, sier Moum.

Det er i denne omgang satt opp administratorkurs for medarbeidere i Oslo kommune 18. november og 3. februar. Lederkursene retter seg mer mot digital prosessledelse og kontinuerlig forbedring i hjemmekontorets tid. Du kan lese mer om tilbudet på intranett.

– Deltakerne på lederkurs får øvelse i å håndtere resultater og tilbakemeldinger, hvordan skape god struktur for oppfølging, involvering av tillitsvalgte og vernetjeneste, og konkrete metoder og verktøy for oppfølging, forteller Moum.

Må kjøres sammenhengende

– Hvor lang tid regner du med at en virksomhet trenger på å kjøre en fullstendig 10-faktorprosess fra start til mål?

– Det kommer selvsagt an på virksomheten, for eksempel hvor stor den er, og hvor stor andel av medarbeiderne som jobber turnus eller uten kontorplass. Man trenger kanskje to-tre uker på forberedelse. Det samme for selve gjennomføringen av undersøkelsen, og tilsvarende på analyse og etterarbeid, sier Moum.

– Da er det kanskje litt hastverk for de som tenker å gjennomføre før jul?

– Det vurderer hver virksomhet selv. Samtidig blir man aldri ferdig med selve oppfølgingen, så deler av prosessen må nødvendigvis brytes opp av ferie. Det viktigste er at man får presentert resultater og umiddelbare tiltak innen rimelig tid fra gjennomføring, sier Moum.

Undersøkelsen i et nøtteskall
10-faktor måler tilstanden på ti faktorer som er avgjørende for faglig og sosial utvikling på en arbeidsplass. Disse er oppgavemotivasjon, mestringstro, selvstendighet, bruk av kompetanse, mestringsorientert ledelse, rolleklarhet, relevant kompetanseutvikling, fleksibilitetsvilje, mestringsklima og nytteorientert motivasjon.

Gjennomføringen tar ca. 10 minutter, og består av 35 påstander som medarbeiderne skal besvare via en femdelt svarskala fra «svært uenig» til «svært enig».

Se også:
Vi hjelper deg med 10-faktor (31.8.2020)
10-faktor er mer enn en øvelse (14.2.2019)
10-FAKTOR kommer i dag (21.10.2018)
Gjør deg klar til 10-faktor (8.12.2017)

10-FAKTOR på intranett

En brekkstang for digital samhandling

Korona endrer rammene for samarbeid og dialog i kommunen. Mange har brettet opp ermene, og gått nye veier for å redusere den sosiale avstanden mellom kolleger og ansatte.

Tekst: Sindre Haugan

I mars 2020 sendte vi i Oslo kommune cirka 1,2 millioner Workplace-meldinger på kryss og tvers i etater og bydeler. Sammenlignet med måneden før er det nesten en tredobling, og det er ingen tvil om at det har skjedd en endring i måten vi snakker sammen på.

Her er noen erfaringer fra de som virkelig har benyttet den digitale muligheten til å koordinere, dele, informere og ikke minst skape dialog med kollegaer og ansatte:

Raskere informasjonsflyt
Stein Are Sellevoll-Klubbenes er seksjonsleder med ansvar for barnehagene i Bydel Vestre Aker. I følge statistikken, er seksjonslederen blant de som er best på å engasjere sine ansatte på Workplace. Engasjement måles i likerklikk, kommentarer, delinger og antall visninger.

NYSGJERRIG. Sellevoll-Klubbenes opplever selv at han fomler mye på Workplace, men liker å prøve seg frem.

Med store deler av arbeidsdagen tilbrakt på kontoret, bruker han Workplace for å gjøre seg synlig og tilgjengelig for de ansatte.

– Spesielt den siste tiden har det vært mye og skiftende informasjon. Da har det vært viktig for å meg å bruke Workplace for å sikre raskere informasjonsflyt, og lette litt på trykket for lederne under meg, sier Sellevoll-Klubbenes.

De siste månedene har han merket en stor endring i hvordan ansatte bruker verktøyet, og beskriver korona som en brekkstang inn for å få flere aktive brukere.

Anne Christine Bergem er en del av tjenesteteamet for Workplace i UKE. Hun kan bekrefte at antallet aktive brukere har steget til værs.

– Vi regner en bruker som aktiv hvis de har vært pålogget på minst 10 av de siste 28 dagene. Her ser vi en økning på nesten 8.000 brukere, og tallet har holdt seg stabilt siden mars, sier Bergem.  

Åpner for dialog
– Når jeg publiserer noe forsøker jeg å være åpen, ærlig og nyansert. Du skaper ikke engasjement hvis du presenterer en konklusjon. Hvis du er åpen og ærlig på at du ikke nødvendigvis sitter på fasiten tør kanskje flere å engasjere seg, sier Sellevoll-Klubbenes.

ÅPENHET. Sellevoll-Klubbenes foretrekker Workplace over e-post når diskusjonene blir lange.

Han tror også det er viktig at lederne er klar over maktbalansen som ofte finnes mellom leder og ansatt.

– For mange ansatte sitter det nok langt inne å være uenig med lederen sin, spesielt i en åpen arena som Workplace, sier han.

Fjernt, men nært
Mona Neksum er barnehagestyrer for to barnehager i Bydel Ullern. Den praktiske utfordringen med å være tilstede to steder på likt, har gjort at hun har lenge har praktisert det hun kaller «nærfjernværsledelse».

EN SOSIAL ARENA. Mona Neksum bruker Workplace til å holde daglig kontakt med ansatte.

– Workplace lar meg ha løpende kontakt med mine ansatte, og dele informasjon på tvers av barnehagene. Målet mitt er at ansatte skal føle at jeg er tilstede, til tross for den fysiske avstanden, sier Neksum.

Da barnehagene stengte ned merket hun et enda sterkere behovet for å pleie det psykososiale miljøet og forsterke følelsen av gruppetilhørighet.

– Jeg skriver alltid «God morgen» når jeg logger meg på. Jeg åpner alltid for dialog, slik at de som vil kan dele litt fra sin hverdag. For mange er det viktig å bli sett hver dag, men det er ikke nødvendigvis så mye som skal til, sier hun.

Behovet for digital kontakt var ikke unikt for barnehagene i Bydel Ullern. I følge Bergem økte den gjennomsnittlige kontakten en person har per måned fra cirka 31 handlinger i februar til 64 handlinger i mars.

– Vi regner det som en handling når to personer samhandler med hverandre. Dette kan være alt fra innlegg, reaksjoner eller chatmeldinger. Verktøyet hjelper oss også å se hvilke team eller avdelinger som samarbeider eller utveksler erfaringer på tvers av organisasjonen, sier Bergem.

En arena for å koordinere og mobilisere
I perioden etter koronautbruddet var informasjon og retningslinjer ferskvare. Å sørge for å holde de ansatte oppdatert ble desto viktigere.

– I motsetning til e-post, gir Workplace meg en god oversikt over hvem som har fått med seg det jeg har publisert. På den måten er det enklere å ta en telefonsamtale kun til de som trenger en ekstra påminnelse, sier Neksum.

Hun peker også på muligheten til å involvere flere og gjøre avklaringer. Da myndighetene besluttet at barnehagene skulle åpne for barna til medarbeidere i samfunnskritiske yrker, måtte personalet i barnehagen snu seg om raskt.

– På søndag kveld fikk jeg beskjeden om at barnehagen skulle være åpen dagen etter. Da gjaldt det å samle troppene. Ved hjelp av gruppesamtaler kunne vi enkelt mobilisere oss internt, sier hun.

Alle ansatte var innforstått med at situasjonen krevde at de var tilgjengelig også på kveldstid, og med varslinger direkte til mobilen gjorde det koordineringsjobben enda enklere.

Felles fagnettverk
Børge Erdal er leder for Uteseksjonen i Velferdsetaten. Han tror Workplace kan bidra til at vi i større grad snakker som ett Oslo.

SAMLER OSS. Børge Erdal bruker Workplace for å bygge arbeidsmiljø internt i seksjonen og med resten av Oslo kommune.

– For oss som jobber på tvers av bydelene ser vi ofte at det er femten ulike måter å gjøre ting på, én for hver bydel.  Jeg tror at Workplace kan være samlende for oss, og bidra til at vi gir innbyggerne den samme kvaliteten i tjenesten uansett hvor de bor, sier Erdal.

Ved å utvikle en felles Oslostandard for utekontaktarbeid, samt egne grupper for alle utekontakter og ledere, bygger de felleskap på tvers av tjenestene.

–   Man behøver ikke finne opp kruttet på nytt hver gang. Vi kan heller bruke gruppene til å dele informasjon og spille hverandre gode. Workplace åpner opp kommunen som et felles fagnettverk, sier han.

UKENTLIG OPPDATERING. Gjennom nyhetsbrev sikrer Uteseksjonen god informasjonsflyt, uten at medarbeidere blir bombardert med e-poster.

Et delt ansvar
Kari Anne Olimb Storm er barnehagestyrer, og ser stor verdi i den åpne og desentraliserte kommunikasjonskanalen.

AKTIV BRUKER. Kari Anne Olimb Strom har jobbet mye for å få ansatte til å se verdien av Workplace

– Hvis det kommer oppdatert informasjon fra sentralt hold kan det like gjerne snappes opp av en assistent hos oss og deles videre internt i våre grupper, sier hun.

I bydelen har de opprettet en egen gruppe for alle barnehagestyrerne. Kanalen bruker de til å melde vikarbehov, dele tips eller stille spørsmål, og da pandemien kom til Norge fikk gruppen en fornyet status.

–   I en periode fikk vi lite informasjon, men vi kunne bruke gruppen for barnehagestyrerne til å kartlegge og avstemme det vi visste. Det ga oss en ekstra trygghet, sier Storm.  

OPPDATERT TIMEPLAN. Storm er barnehagestyrer i to barnehager og legger ut ukentlige timeplaner på Workplace, slik at de ansatte vet når de kan treffe henne.

Spørsmål om Workplace?

Besøk Oslo/Workplace Spørsmål og svar

Ta kontakt med tjenesteleder Bente Arntzen Bakken

Tjenesteleder Bente Arntzen Bakken.