Oslo kommunes medarbeidere bruker rammeavtalen for reisebyråtjenester, med stadig økende besparelser. – Det er jo fornuftig at hele organisasjonen samler omsetning hos én leverandør, sier Jon Atle Andersen i Utdanningsetaten.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les om reisebyråavtalen på intranett

I utgangspunktet er Oslo kommune-folk ikke blant offentlig sektors mest globetrotterske. Mye kommunikasjon og interetatlig samarbeid er kun en t-bane-, rusle- eller elsykkeltur unna.

Én portal skal samle dem
Men en gang i mellom må selv de beste av oss krysse markagrensa og begi oss ut i verden. Kanskje det er et seminar eller en konferanse eller et kurs, en kickoff eller rett og slett et besøk hos en søsterkommune eller et av disse utflyttede statstilsynene fra Victor Norman-perioden. Da er det frem med trillekoffert og på tide å glede seg til frokostbuffet.

Og vi er som kjent en god del mennesker til sammen. Derfor ble det i 2016 bestemt at alle kommunens virksomheter skulle få anledning til å slutte seg til en felles rammeavtale for bestilling av flyreiser, hotellopphold og leiebil. Eventuelle eksisterende rabattavtaler skulle beholdes eller forbedres ved bestilling.

VERDEN DER UTE. For Jon Atle Andersen og resten av Utdanningsetaten er det «click and go» ved kurs og konferanser. 

Ikke bare flypoeng å spare
I følge årsrapporteringen fra leverandør Berg-Hansen reiser vi oftest til Trondheim, med København som den mest populære utenlandsdestinasjonen.

– Det interessante er at vi sparer 21 prosent per Trondheims-flyreise i forhold til gjennomsnittsprisen. For København-turene er besparelsen gjennomsnittlig 22 prosent, sier avtaleforvalter Espen Skistad i Konserninnkjøp.

Han er også imponert over at kommunens reiselystne i stor grad bestiller i god tid, og dermed sikrer seg de beste prisene og full forutsigbarhet. 58 prosent av oss bestiller flyreiser og hotell mer enn 14 dager på forskudd. 42 prosent bestiller via nettløsningen Webgate, en økning fra 33 i 2016.

Lærerne reiser mest – og best
En stor del av æren tilfaller Oslos skole- og barnehageansatte. Utdanningsetaten har størst volum av alle kommunens virksomheter, høy avtalelojalitet og meget god bestillerkultur.

– En av grunnene til at vi er såpass disiplinerte, er nok at vi allerede har gjennomgått læringsprosessen med å bruke felles reisebyrå. Før vi knyttet oss til kommuneavtalen, hadde vi en egen avtale med Egencia. Dermed ble vi ferdige med innvendinger om at «jeg fant en billigere billett på restplass.no» og fikk vennet oss til fordelene med å samle bestillinger og bygge volum, sier Jon Atle Andersen i økonomiavdelingen ved Utdanningsetaten.

I henhold til anskaffelsesloven
I dag rapporterer både skole- og administrasjonsledere om både tid og penger spart ved å bruke ett felles byrå, både med hensyn til sikkerhet, service og forutsigbarhet.

– Noen reiser jo ganske mye, og det kan være krevende å passe på terskelverdier og lovmessighet. Administrasjonskostnadene spares i forkant, under selve reisen, og ved oppgjør. Etter min erfaring er det ikke noen voldsom forskjell på Egencia og Berg-Hansen, men det er jo en fordel om vi utnytter kommunens innkjøpsmakt. Derfor håper jeg de øvrige virksomhetene også hekter seg på, sier Andersen.

Se også:
Presenterer ny reisebyråavtale (3.10.2016)
Rammeavtale på reisebyråtjenester (19.4.2016)