Med Workplace, felles intranett og virksomhetenes nye og mobilvennlige «lokalaviser» bringes kommunen nærmere seg selv og gjør det lettere å dele kompetanse og samarbeide på tvers.
Påmelding frokostmøte om intranettinnsikt 10. oktober 2018
For bare litt siden var Workplace noe riktig nytt og bare noen få forunt. I dag er over tretti virksomheter i full utrulling, og en enklere påloggingsløsning for ansatte som ikke i dag benytter offisiell e-postadresse fra Oslo kommune er straks klar.
– Dette dreier seg om hele 15 000 kollegaer i for eksempel Renovasjonsetaten og bydelene. Workplace vil gi lavere terskel for interndialog blant alle kommunens medarbeidere, ikke bare de som tilbringer mesteparten av arbeidsdagen sin foran en PC, sier prosjektleder Thea Angelo.
Workplace fremmer tilgjengelighet
Sammen med Mari Sophie Hveem er hun nærmest kontinuerlig på tur hos kommunens virksomheter; med en aldri hvilende formålsparagraf om å finne ut hvilke løsninger som funker, hvilke virksomhetsbehov som trenger å dekkes, og hvilke medarbeidere som ledelsen sliter med å nå frem til med informasjon.
– Fortsatt er det slik at mye av informasjonsarbeidet her i kommunen foregår på e-post. Det anses av mange som en pålitelig kanal, ettersom «alle» leser e-post. Men det er slettes ikke riktig. En del mangler tilgang, og av massedistribuert e-post i kommunen leses kun 10–20 prosent, sier Angelo.
«CONNECTING PEOPLE» – Målet med arbeidet vårt er å gjøre det enklere å være ansatt i Oslo kommune, sier Thea Angelo, Marte Høgenhaug, Tobias Flatin, Mari Sophie Hveem og Kristin Halvorsen i UKE Virksomhetsdialog.
Kunnskapsbasert utviklingsarbeid
I tråd med denne lidenskapen for å oppsøke riktige svar og finne de beste løsningene, gjennomførte gjengen rett før sommeren en stor brukerundersøkelse for intranett. Den såkalte toppoppgaveundersøkelsen ble gjennomført i samarbeid med Netlife Research, og baserer seg på svar fra 1800 medarbeidere i kommunen.
– I tillegg har vi gjennomført erfaringsutvekslingsmøter og dybdeintervjuer av en kjernegruppe av ansatte i ulike kommune-roller: Vi har en miljøterapeut, sykepleier, lærer, ingeniør, barnehagelærer, nyansatt leder og ulike typer kontorarbeidere. Summen av data har gitt oss særdeles nyttig innsikt i hvordan vi skal jobbe med å skape bedre kunnskapsflyt i Oslo kommune, sier kollega Marte Høgenhaug.
Finn flinke folk
Så hva ønsker folk? Den tydeligste etterlysningen er å finne hverandre. Kommunens medarbeidere ønsker samarbeid, de vil utnytte den enorme kompetansen som er gjemt i massiver og sprekker i den enorme organisasjonen vår, men som ofte kan være vanskelig å finne tak i, dersom den ikke tilfeldigvis sitter på kontoret ved siden av.
– Dette er grunnen til at vi har lagt opp personsøk knyttet til PRK i et Google-bredt felt på felles-intranettets forside. Denne søkefunksjonen ønsker vi å videreutvikle. Ellers er siden preget av fellesinformasjon, tematisk sortert etter behovene uttrykt i toppoppgaveundersøkelsen. Personalhåndbok, lønnstabeller, lover og regler, samkjøpsavtaler og kurstilbud er blant enkelttemaene folk ønsker å finne, sier Kristin Halvorsen.
Intranett på trikken
Den nye, hvite publiseringsmalen for fellesintranettet sprer seg nå til stadig flere av lokalintranettene. Til glede for oss medarbeidere, ettersom flaten er tilgjengelig via mobil; det er bare å skrive intranett.oslo.kommune.no direkte i nettleseren og følge oppskriften, og så er man innlogget på trikken eller fra sofakroken.
– Så er det selvsagt ikke meningen at alle skal trenge å sjekke intranett døgnet rundt, men vi tror dialog, samarbeid og en sunn organisasjonsutvikling forutsetter tilgjengelighet. Godt samspill mellom Workplace og intranett kan bli gull. Vi ønsker å dyktiggjøre ansatte i kommunen. Så enten det så er mal for oppfølgingssamtale, skjema for foreldrepermisjon, nye lønnstabeller, kontaktinformasjon til fagfelle eller en bestemt samkjøpsavtale du er ute etter, så vil du finne det på mobilvennlige og dynamiske maler, sier Halvorsen.
Se også:
Workplace-avtale på plass (13.2.2018)
– Man må være med (29.5.2017)