Kontorseksjonen i Virksomhetsstyring sendte før sommeren ut en tilfredshetsundersøkelse til alle i UKE. Nå presenteres forbedringstiltakene.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

De er en liten gjeng. Men blant de best kjente i UKE. Magnhild Hovden, Vivi Libæk Hall og Vegard Rasch-Fjeld utgjør Kontorseksjonen, og er dermed de vi gjerne kontakter når det «er noe».

Om det så gjelder kopipapir, reisekort, brannøvelse, postmottak eller en gåen knott på tastaturet, så er det Kontorseksjonen som fikser biffen for oss. De tar imot gjestene våre, fikser adgangskort og kontorstol når vi er splitter nye, sørger for at etaten er vel forsynt med kaffeposer, vaskepulver og stiftefjernere, og svarer på våre mer eller mindre veloverveide spørsmål.

– Sammen med avdelingsdirektør Terje Sætervik startet vi forberedelser allerede ved årsskiftet. Vi skulle ta en gjennomgang av arbeidsoppgavene og måten de blir utført på, prioritere og eventuelt foreslå tiltak for å bli bedre, forteller Vivi Libæk Hall.

FØRSTELINJEN. Magnhild Hovden, Vivi Libæk Hall og Vegard Rasch-Fjeld viser fram møterom og poserer med etatens nye projektordingser. Disse kan for eksempel settes tilbake i boksen etter bruk.

Trengte å bli bedre
«Kontinuerlig forbedring» heter det jo gjerne her i offentlig sektor. Selvsagt arbeider man ustanselig for å bli bedre til det man driver med. Måler, vurderer, analyserer, kalibrerer og raffinerer sin egen innsats. Eller kanskje slikt er lettere å snakke om enn faktisk å gjennomføre? Kontorseksjonen er ærlige på at forbedringsprosessen ikke er noe som kom ut av det blå.

– Både Terje og vi selv har nok fått tilbakemeldinger fra ulikt hold om at deler av tjenestene vi leverer ikke er gode nok, eller at noen ikke opplever dem som gode nok. Og det er klart, vi er førstelinjetjeneste, vi er veldig synlige. Da må folk kunne forvente en servicestandard de er fornøyde med, sier Magnhild Hovden.

Seksjonen tilkalte bistand fra Astri Skar i Konserntjenester – organisasjon og ledelse. Hun gjennomførte individuelle og felles møter, der det ble diskutert ulike strategier for å starte forbedringsarbeidet. Ett av tiltakene var spørreundersøkelsen. Den ble sendt ut i vår, og viser at særlig ett område er viktig å gyve fatt på …

… møterommene
Tilfredshetsindeksen på de fleste ansvarsområdene endte i nærheten av 4 (av 5), mens for møterommene ligger den nærmere 3. Spennet i folks tilbakemeldinger er også mye større her, noen er rett og slett veldig misfornøyde med møterommene her på huset. Så dette ble førsteprioritet.

– Noen har nok litt store forventninger til hva tre personer kan gjøre, men vi har iverksatt en ny rutine for å holde det pent og i orden på møterommene våre, med vekt på de her i femte etasje. Vi tar en ukentlig gjennomgang og bestiller ekstra renhold ved behov. Så håper vi at det vil smitte. At flere enn oss tar i et tak for å sørge for at vi har funksjonelle, ryddige og trivelige møte- og fellesrom, sier Vivi Libæk Hall.

Avhengige av samarbeid
– Og i samme slengen, og for n-te gang: Vær så vennlig å melde fra både i første etasje og hos oss i femte når vi venter besøk. Da kan vi sørge for en mye vennligere, sikrere og mer profesjonell mottakelse, sier Magnhild Hovden.

Oppfordringen gjelder også på det andre ansvarsområdet i seksjonen, nemlig førstelinje IT-støtte. Her er tilbakemeldingene i spørreundersøkelsen jevnt over positive, men noen er lite tilfredse med tilgjengeligheten.

– Mange foretrekker å gjøre personlige henvendelser. Det er veldig hyggelig, men lite effektivt. Vi har to skjemaer på intranett, ett for feilmelding og ett for spørsmål. Hvis folk kan bruke disse, kan jeg bruke tiden på saksbehandling, i stedet for å nøste opp informasjon som uansett trengs. Dessuten sikrer vi at ting blir løst i riktig rekkefølge, sier Vegard Rasch-Fjeld.

Flere forbedringer kommer
Brukerstøtte for MinTid og arkiv/elektronisk saksbehandling er også endel av seksjonen. Her var også tilbakemeldingene overveiende positive, men også her vil det settes inn tiltak etter hvert. I tillegg gjør de tre en generell innsats for å opptre enda mer profesjonelt, vennlig, initiativrikt og respektfullt.

– Vi sier spøkefullt at Astri ga oss et lite smilekurs. Og det har vi sikkert ikke vondt av. Så får håpet være at det også smitter av, sier Vivi Libæk Hall.