Nå blir det enklere å søke i offentlige dokumenter

eInnsyn.no gjør det enklere å få innsyn i offentlige dokumenter. Målet er mer åpenhet og demokrati, og nå tar også flere kommuner verktøyet i bruk.

Av: Sindre Haugan

– Vi ønsker å lage en løsning som kan brukes av vanlige folk, uten noen spesielle forkunnskaper. Derfor har vi lyttet til tilbakemeldingene, samlet erfaringer og brukertestet den nye løsningen sammen med journalister, politikere og mannen i gata, sier Erik Aarsand.

Erik jobber i Utviklings- og kompetanseetaten (UKE), og har ansvaret for designet og grensesnittet i eInnsyn. Verktøyet er en felles innsynsløsning for offentlig sektor.

INNSYN FOR ALLE. Erik Aarsand i UKE vil gjøre eInnsyn mer tilgjengelig for mannen i gata.

Hva er nytt?

I dialog med brukerne har eInnsyn-teamet identifisert en rekke utfordringer med brukeropplevelsen.

– Uansett om vi spør en journalist, politiker eller en innbygger peker de hovedsakelig på de samme utfordringene i den gamle versjonen. De har bekreftet mange av våre egne tanker, og gitt oss en tydelig retning i forbedringsarbeidet, sier Erik.

Han lister flere områder hvor den nye versjonen av eInnsyn er bedre enn forgjengeren:

  • Ny løsning for avansert søk.   
  • Enklere navigasjon.
  • Klarere språk.
  • Oppdatert design.

– Offentlighetsloven stadfester at alle innbyggere har rett til innsyn i saksdokumenter, journaler og lignende registre.  Derfor er det viktig at eInnsyn bidrar til å tilgjengeliggjøre og synliggjøre disse mulighetene, sier Erik. 

NYTT UTSEENDE. Den nye versjonen av eInnsyn byr bedre funksjoner i en ny innpakning.

Kraftigere søk

Søkemotoren er grunnstammen i eInnsyn, og har fått et realt løft. Nå har de lansert en helt ny avansert søkefunksjon, som gjør det enklere å spisse søket.

– Et av grepene vi har gjort er å bedre sorteringsmulighetene, slik at man enkelt kan sortere søkeresultatene på en rekke metadata som eksempelvis tittelfelt, datofelt, virksomhet, mottaker og avsender, sier Erik.

I motsetning til det generelle søket, kan man heller avgrense søket til bestemte metadatafelt. Slik at du kan gjøre spesifikke søk mot bestemte mottakere, titler eller saksnummer.

– Saksnummersøk vet vi har vært en etterlengtet funksjon blant de som jobber i forvaltningen, sier han.

Enklere navigasjon og språk

Brukertestingen avdekket også at det var en del brukere som hadde problemer å orientere seg i løsningen.

– Nå har vi utformet et nytt søkeresultat som er mer en tradisjonell tabellvisning, men det fungerer bedre til dataene vi presenterer. Vi vet at brukerne vil lese mest mulig informasjon på kortest mulig tid, sier Erik.

Design og språk går hånd i hånd, og for å tilgjengeliggjøre tjenesten har utviklerne jobbet med design, informasjonsknapper og brukerveiledninger.

– Forsiden er et godt eksempel, den skal hjelpe nye brukere å forstå hva eInnsyn er, og hvilke muligheter som ligger i verktøyet, sier Erik.  

Erik og teamet har også lagt til informasjonsknapper som skal forklare funksjonalitet og orientere nye brukere i det uoversiktlige landskapet som er offentlig saksforvaltning.

–  Vi lagde for eksempel informasjonsknapper for å forklare ulike datotyper, for det er litt sært. Hva er egentlig forskjellen publiseringsdato, journaldato, møtedato og dokumentdato? sier han. 

Flere kommuner med på laget

Prosjektet startet som et samarbeid mellom Oslo kommune og staten, men målet har hele tiden vært å få flere kommuner med på laget.

– Kongstanken har vært å lage en felles nasjonal innsynsløsning for det offentlige i hele Norge. Trondheim fylkeskommune kobler seg på nå, og det er en stor milepæl for oss. Snart kommer også Agder, Viken og Nordland fylkeskommune, så nå begynner ballen virkelig å rulle, sier Erik.

Det å samle flere kommuner og fylker i eInnsyn ser Erik som et viktig steg for å sikre at verktøyet bidrar til mer åpenhet og demokrati.

– Man får en dør inn og en mer helhetlig oversikt. Det er ikke alltid slik at saksbehandlingen stopper ved kommunegrensene. En annen fordel er at man slipper å lære seg mange ulike verktøy, sier han.  

Mer åpenhet, mer saksbehandling?

For å nå det fulle potensialet til eInnsyn er de avhengig av en felles innsats fra hver enkelt bydel og etat som bruker verktøyet.

– Vi har lagt til rette for publisering av hele dokumenter. Ikke bare metadata som titler og saksnummer. Brukerne forventer at dokumentene skal være tilgjengelig i sin helhet, men der er vi ikke enda, sier Erik.

FULLTEKST TILGJENGELIG. I søkefeltet er det enkelt å se om dokumentet er tilgjengelig eller man må søke om innsyn.

Selv om publisering i fulltekst vil kreve mer av saksbehandlerne i form av vurderinger rundt personvern, tror Erik det vil spare saksbehandlerne for mye tid på sikt.

– I følge utregninger fra staten tar det cirka 45 minutter å behandle en innsynsbegjæring, det slipper man naturlig nok når informasjonen allerede ligger tilgjengelig, sier han.

Erik tror det er viktig å innarbeide gode rutiner i virksomhetene, samt sikre bedre støtteverktøy slik at saksbehandlingen går smidigere enn den gjør i dag.

Lover abonnementstjeneste i 2021

Selv om eInnsyn nettopp lanserte en ny og forbedret versjon, stopper ikke arbeidet der. Erik og gjengen har flere store planer for neste år. Neste steg er å synliggjøre og visualisere brukerstatistikken.

– På forsiden viser vi litt statistikk over populære søk og mest etterspurte dokumenter. Dette skal vi bygge videre på for å tilgjengeliggjøre innholdet for enda flere brukere, sier han.

En annen julegave som må vente til nyåret er en abonnementstjeneste.

– Vi ser for oss en abonnementsløsning, hvor man kan lagre og abonnere på bestemte søk eller saker slik at man får varsel på e-post når det dukker opp noe ny informasjon i treffet ditt. Da får du ting servert, fremfor at man må inn i løsningen og lete seg frem. Vi vet at det er noe brukerne ønsker seg. Forhåpentligvis har vi dette klart innen første halvår av 2021, sier Erik. 

 Les mer:

Nå har einnsyn.no fått ny look og bedre funksjoner. (Medier24)

Trøndelag fylkeskommune først på eInnsyn (Trondelagfylke.no)