Mer automatikk i HR-avdelingene

NAV-oppgjør i forbindelse med fravær har lenge vært forbundet med knallhard punsjing og sårbart for manuellfeil. Nå skjer det automatisk.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Dypt inne i de helsfyrske fjellmassiver sitter et prosessforbedringsprosjekt som heter DFR – digitalisering av fravær og refusjon. Og den noe fremmedgjørende TBF-en til tross, prosjektets mandat går rett i kjerneveden på det man gjerne beskriver som den mest automatiseringsklare stabsfunksjonen i offentlig sektor, nemlig HR.


HENDA I FANGET. Mye tid spart med automatiseringer i HR-systemet, anser Siss-Anita Bergtun Thorsen, Anne Havnen og Harald Høydal i UKE Tjenesteforvaltning.

Kontroll av pengeflyt
Vi hører tale om digital sykmelding (kommer nærmere årsslutt), ny refusjonsmodul i HR-systemet (kommer nærmere årsslutt), mens i denne omgang er det altså funksjonen som heter automatisk utligning som har nyhetsverdi.

– Når vi er sykmeldt over 16 dager, overtar NAV det økonomiske ansvaret fra arbeidsgiver. Kontroll på dette oppgjøret har tidligere måttet gjøres manuelt, ved at HR-medarbeider lastet ned rapporter fra Altinn og avstemte mot egne data, forteller prosjektleder Harald Høydal i UKE Tjenesteforvaltning.

Konsentrasjon på det viktigste
Slikt er sysifosarbeid. Tidkrevende pirkearbeid, sårbart for feil og dørgende kjedelig for de fleste. Takket være første leveranse fra prosjektet i fjellet, foregår denne delen av NAV-dialogen nå nesten av seg selv. Som er bra, for kommunen mottar refusjonsinntekter fra NAV for 1,1 milliarder kroner i året.

– Det er rett og slett genialt og en mye bedre måte å jobbe på. 80 prosent av jobben gjøres av seg selv, slik at vi kan konsentrere oss om de gjenstående sakene hvor et menneskelig blikk er påkrevet. Vi sparer masse tid og penger, en hel dag i måneden bare i vår lille bydel, og tjenestekvaliteten blir mye bedre, sier HR-teamleder Harald Holen i Bydel Nordstrand.

Alle sammen sammen
Sammen med Vestre Aker var nordstrendingene først i byen med den nye automatiseringen. Men nå har alle virksomheter tilgang til de digitale deiligheter.

– Vi har vist litt vei for blant annet Bydel Østensjø, men vi har jo inntrykk av at løsningen er svært enkel å benytte. Det er hvertfall enklere enn å sitte og skanne gjennom hundrevis av linjer på papirutskrift, humrer Holen.

Så virker det kanskje underveldende at refusjonsutligning automatiseres i 2018, men Oslo kommune er faktisk blant de første i offentlig sektor som får dette til.

– Leverandøren har gjort en god jobb med å tilpasse programmet slik at vi kan få dette på plass i vår. Vi har ikke nøyaktige tall på hvor stort kvalitets- og innsparingspotensialet er ennå, men UDE sier de regner med å spare 8 dagsverk i måneden, sier Anne Havnen i UKE Tjenesteforvaltning.

– Men det viktigste er nok tjenestekvaliteten. Med automatisering er vi garantert lytefri utligning, samtidig som vi får frigjort tid til å arbeide med de mer kompliserte sakene. Og ikke minst andre viktige rutiner, sier kollega Siss-Anita Bergtun Thorsen.

Les om prosjektet på intranett.

Se også:
Supernytt fra HR-systemet (20.4.2018)
Bygger felles kunderegister for hele kommunen (27.3.2018)