Folk som ikke er på Workplace risikerer å gå glipp av viktige diskusjoner, tips og informasjon. – Litt som ikke-røykere i gamle dager, anser Eystein Simonsen i KKO Kundesenter.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

2017 i UKE har stått i digitaliseringens tegn. Kommunen har fått avtale om Skype for business, vi har inngått samarbeidsavtale om innovasjonsprosjekter med to av kommunens mest framlente bydeler, vi har innført leverandøroppfølgingsprogram med sted- og sanntidsovervåking og blitt kjent med Tim, det digitale hodet som skal vise vei til ORIGO, byrådets visjon for et effektivt og innbyggervennlig tjenestedesign.

Svar til forventning
Og vi tester ut Workplace på vegne av alle kommunens virksomheter. På et blunk hadde alle medarbeidere i UKE tilgang til et lommevennlig og intuitivt internkommunikasjonsverktøy. Et som i følge vaskeseddelen skulle bryte ned organisasjonssiloene og senke terskelen for deling, tilrettelegge for kompetanseutvikling og bygge kultur verdig en «grønnere, varmere og mer rettferdig by, med plass til alle».

FINGERNEMT. Eystein Simonsen i KKO Kundesenter er takknemlig for tilgang til et kjapt og håndterlig kommunikasjonssystem med umiddelbar tilgang på alle kollegaer.

Evaluering pågår
Sammen med medarbeiderne i de øvrige testvirksomhetene (Sykehjemsetaten, Bydel Alna, Kulturetaten og byrådsavdelingene) har hver av oss besvart flere runder via Questback, det er gjennomført dybdeintervjuer og innhentet betydelige volum med brukerdata fra både Workplace og andre kommunikasjonsverktøy.

Evalueringen går sin gang. Men sånn uvitenskapelig talt: Hva synes vi? Hvilken nytte har det nye verktøyet åpenbart for oss? Er vi blitt noe åpnere – og mer effektive?

Kollektiv samtale
– Jeg synes det er genialt å få en arbeidsflate som er så kjapp og i sanntid. Det reduserer behovet for mail, og lar alle – eller en definert gruppe – få se det du ønsker å dele, sier Eystein Simonsen i KKO Kundesenter.

Han farter mye rundt til UKEs kunder i hele kommunen, og liker å gi små rapporter i tekst og bilde hjem til Helsfyr.

– I tillegg setter jeg stor pris på innspill og tips og triks som kan være mer eller mindre knyttet til etatens kjerneoppgaver. Det blir en stor, kollektiv samtale om løst og fast. Til sammen flyter det enormt mye informasjon rundt i gruppene, som ellers ville ha blitt begrenset av fysiske eller organisatoriske skranker, sier Simonsen.

Kollega Grete Henly nikker i bakgrunnen, men føyer til at det også er nyttig med lukkede grupper for intern organisasjonsutvikling.

– Vi opprettet en egen Kundesenter-gruppe for få uker siden, og her har aktiviteten nærmest eksplodert, sier Henly.

NABOPRAT. ‎For Tone Sibilrud Rakvåg‎ og resten av HR- og økonomiforvaltning har Workplace bidratt til bedre internkommunikasjon.

Transparens
‎Tone Sibilrud Rakvåg‎ jobber i HR- og økonomiforvaltning. Også for henne er Workplace et verktøy for seksjonsintern samhandling.

– Vi driver med produksjon, og jeg er veldig glad for å kunne legge ut statusrapporter i HØF-gruppa. Tidligere sendte jeg slikt på e-post til én og én. Det var mer jobb, og i tillegg ser jeg at det har en viss disiplinerende effekt at slik informasjon deles kollektivt, sier Rakvåg.

Digital oppslagstavle
Sammen med seksjonsleder benytter hun også Workplace til å følge opp 10-FAKTOR og jobbe med internt forbedringsarbeid.

– Jeg synes det er snedig hvordan Workplace har gitt Lean-tavla vår et nytt, digitalt liv. Vi kan spille inn ting når som helst. Det er dessuten gøy å se hvordan seksjonen har vennet seg til det nye mediet. Flere og flere innser at det ikke er farlig å like eller kommentere på ting, og sånn blir miljøet vårt mer levende, sier Rakvåg.

Hun er også en ivrig leser.

– Jeg åpner alltid Workplace på bussen hjem. Både UKE-gruppa, Hverdags-IKT og Sosialt/praktisk-gruppa hører blant mine favoritter, i tillegg synes jeg det er kult å følge med hva som foregår i andre virksomheter, sier Rakvåg.

LYNKOMMUNIKASJON. Tor Arild Sunnevåg i Teknologi og forvaltning, her sammen med Mats André Lindeman i UKEs Service Senter, demonstrerer med kropp og sveis hvordan man ellers kan bruke Workplace til å holde hverandre oppdatert og samsnakket på tvers av etasjeskillene.  

Et virtuelt war room
Tor Arild Sunnevåg har en mer iskald tilnærming til bruk av Workplace. I den lukkede gruppa UKE/CIM gjøres fortløpende oppdatering og korrespondanse av feilsituasjoner og driftsstatus, blant annet mellom UKEs Service Senter og hans egen enhet Teknologi og forvaltning.

– Vi vokter oss vel for å bedrive saksbehandling, men gjennom CIM og den tilhørende chatten får vi en uvurderlig historikk over feilsituasjoner. Dermed blir det lettere å foreslå tiltak for nye situasjoner etter hvert som de uheldigvis oppstår, sier Sunnevåg.

Alltid og overalt tilgjengelig
Han anslår at det opprettes en samtale per uka, og forsikrer at Workplace er meget godt tilpasset formålet, ikke minst på grunn av tilgjengeligheten.

– Da verden ble truffet av WannaCry forrige uke sto jeg utenfor Husfliden i Oslo sentrum og svarte opp Beredskapsetaten. Med Workplace loggen hadde jeg god oversikt over hva som var gjort og når det var utført. Med dette nye mediet kan vi bistå hverandre i et felles forum fra hvor som helst på kloden, det fungerer som et virtuelt war room, sier Sunnevåg.

Han innrømmer at det ikke har blitt tid til så mye annen Workplace-bruk i løpet av de siste månedene, men anser at CIM-erfaringene har overføringsverdi til andre fagområder enn sitt eget.

– Samspillet mellom gruppeaktivitet og chat er det mest geniale med det nye verktøyet. Lav brukerterskel, god søkefunksjonalitet og ingen behov for lagring gjør at jeg håper vi tar det videre, sier Sunnevåg.

SVAR UT/SVAR INN. Vivi Libæk Hall i VIS er selverklært tvilende til etatens nye kommunikasjonsverktøy. Hun legger likevel for dagen en fullkommen forståelse av skikk, bruk og digital kutyme på sosiale jobbmedier. 

Usikkerhet om bruken
«Njaa – men hva har jeg med det å gjøre?» svarer teamleder Vivi Libæk Hall i VIS på spørsmålet om å uttale seg om Workplace i halvfull offentlighet. Men svare gjør hun likevel. Hun uttrykker dertil en viss forbauselse på egne vegne over hvordan det nye mediet har tatt seg til rette i arbeidshverdagen hennes.

– Man venner seg jo mer og mer til det. I dag vil jeg si det har stor nytte, særlig gruppen for sosial og praktisk informasjon. Her kan jeg legge beskjeder som har holdbarhetsdato, og folk kan få umiddelbart svar på ting de lurer på, sier Vivi (hun vil helst omtales ved fornavn).

Ikke alt bør deles
Hun setter pris på varslene i Outlook, ettersom dette er et verktøy hun åpner hver morgen. Et kjapt blikk skiller det relevante fra ren støy. Men teamlederen er likevel Workplace-forbeholden, og det er særlig personvern og saksbehandling som skaper vansker.

– Det er ikke lett å forstå hva vi skal bruke dette til, og hvordan. Men jeg prøver å være bevisst. Til praktisk informasjon fungerer det fint. Én spurte om feriedager, og det er jo greit å ta i full åpenhet, men så fort det blir snakk om opptjening og egne dager, flytter jeg samtalen over til e-post, sier Vivi.

– DET ER JO GØY. Gabriel Owesen i UKEs Service Senter liker å dele og holde seg oppdatert på fagstoff og nyheter via Workplace.

Mest for pausetiden
Gabriel Winderen Owesen i UKEs Service Senter er også avmålt med hensyn til den direkte nytteverdien. Han anser teknologibehovet for å kunne utføre jobben sin som vel forsynt selv uten Workplace.

– Men det er jo gøy! Jeg er for eksempel mer enn gjennomsnittlig opptatt av IKT-sikkerhet, og det er spennende å følge med på et internt forum der dyktige folk diskuterer aktuelle problemstillinger. I det siste har vi hatt mer enn nok å snakke om, sier Owesen.

Han ser på Workplace som en god arvtaker til Yammer når det gjelder intern informasjonsutveksling.

– Det var imponerende å se hvordan UKE håndterte situasjonen som oppsto i 17. mai-helgen, samtidig viste det begrensningen til Workplace hos oss, nemlig at ikke alle er på. Det hele er jo en Facebook-kloning, og enn så lenge er det hovedsakelig pausetiden min som går med til Workplace. Jeg holder meg mest på åpne grupper, det må være et poeng at vi deler så mye som mulig, sier Owesen.