Lytt til erfarne fagfolk

– Rekruttering er en kommunal investering som er for stor til å overlates til den enkelte leders magefølelse, mener Astri Skar, Birgit Aakre og Trude Aasbø i HR-konsern.

Få ansvarsområder ved lederrollen er viktigere for kommunens tjenestenivå, verdiskaping og omdømme enn akkurat rekruttering.

Kjøp av IKT-systemer, tjenestebiler, kopipapir og automatkaffe kan påklages, justeres, angres eller avlyses. Det finnes etablerte standarder som anskaffelsen kan måles opp mot. Og er man ikke fornøyd, kan man i flere tilfeller kreve pengene tilbake.

Les om rekruttering i tjenestekatalogen

Nåla i høystakken
Personalutvelgelse gjøres blant mennesker. Og det finnes én som er best egnet til akkurat den stillingen du skal fylle. Forventningen fra Oslo kommunes innbyggere er at du finner akkurat den personen – og at alle de andre opplever prosessen som profesjonell og rettferdig.

Enhver ansettelse har riktignok en prøvetid, men både leveranseforventninger, tidsbruk og kontinuitet krever at du bør treffe riktig første gang.


REKRUTTERINGSHJELPERE. – Noen ganger bidrar vi i hele prosessen fra utarbeidelse av jobbanalyse og kravspesifikasjon til referansesjekk. Andre ganger bidrar vi kun med bruk av tester, forteller Astri Skar og Trude Aasbø i HR-konsern. I bakgrunnen: Avdelingsdirektør Birgit Aakre.

Be om hjelp
Fagsjef for topplederrekruttering Joar Sæterdal Vik ved Byrådslederens kontor mener de fleste av oss gjør særlig én svær feil når det skal rekrutteres: Vi stoler for mye på oss selv.

– Det beste tipset på generelt grunnlag er å vektlegge forskning som finnes på området. Jobbintervjuet er den mest anvendte seleksjonsmetoden som benyttes. Det er en meget god metode for å måle enkelte kompetanser, og en svært uegnet metode for å måle andre. Vi har en tendens til å legge for stor vekt på intervjuet som metode. Den beste forutsetningen for et nyttig jobbintervju er en metodikk som sikrer at alle kandidatene vurderes så likt og rettferdig som mulig, sier Vik.

Lojalitet mot kompetanseprofilen
I følge Vik er det ofte subjektiviteten som skaper utfordringer i rekrutteringen.

– For å vurdere kandidater opp mot hverandre sier det seg selv at vi er avhengig av å måle på samme måte og samme kompetanser. Med andre ord, at man forholde seg til kompetanseprofilen man har utarbeidet, måler alle kandidatene mot denne, og kun den, sier han.

Anekdotisk erfaring
Det hender også at selvopplevde tilfeller får lov til å trumfe forskning og statistikk. Dette er i følge Vik en stor utfordring.

– En vanlig kritikk mot økt standardisering av rekruttering er utsagn som at «jeg har rekruttert mange ganger og det har jo gått bra». En slik kommentar bygger på en feilslutning. Forklaringen er enkel, dersom man tenker at generell arbeidsprestasjon er normalfordelt, vil det statistisk være svært stor sannsynlighet for at man rekrutterer noen som vil gjøre jobben «gjennomsnittlig bra». En god rekruttering handler ikke om å ansette en som vil gjøre en gjennomsnittlig jobb, men å ansette den med størst sannsynlighet for å gjøre en over snittet god jobb. Her ligger svært store gevinster med tanke på organisasjonseffektivitet, og dette krever metodisk ryddighet, sier Vik.

Forvalter fellesskapets ressurser
Han minner om at kostnadene av en feilansettelse er store, også fordi man fra forskning vet at en medarbeider som presterer svakt tilfører organisasjonen vesentlig mindre effekt enn en som presterer godt.

– Vi ser at det er et gap mellom forskningsresultater og praksis. Dette gjelder selvsagt ikke bare oss her i kommunen, men vi i offentlig sektor har et spesielt ansvar for å forvalte fellesskapets ressurser best mulig. Oslo kommune har relativt lav turnover, noe som ytterligere forsterker konsekvensene ved en feilansettelse. Vi har derfor et ansvar for å benytte kunnskapsbasert metodikk; vi kan ikke tillate oss omtrentligheter, sier Vik.

Prediktiv validitet
Han forklarer at en god rekrutteringsprosess handler om å kunne forutse en størst mulig andel av fremtidig arbeidsprestasjon.

– Dette kalles prediktiv validitet og er selve kjernen i rekruttering. Det vil alltid være en viss risiko knyttet til rekruttering. Vi vil aldri kunne forutsi den komplette fremtidige arbeidsprestasjonen og eliminere risikoen for feilansettelse. Ved å bygge kompetanse på rekruttering bidrar UKE til å redusere denne risikoen, og det er et viktig arbeid, sier Vik.

 

Ikke gå for bredt ut
UKE har nemlig rekruttert og sertifisert rådgivere som er eksperter på rekrutteringsfaget; fra behovsavklaring og utlysning til testgjennomføring, intervjuteknikk, referansesjekk og utvelgelse. Seniorkonsulent Astri Skar i HR-konsern mener det et problem i Oslo kommune at man går for bredt ut og tidvis er for lite presise i stillingsannonsene.

– Hensikten er åpenbart at man ikke vil diskvalifisere flinke folk, men konsekvensen er at man ender opp med altfor lang søkerliste og mindre effektive rekrutteringsprosesser, sier Skar.

Hjelp i hele prosessen
Hun er blant rådgiverne som bistår virksomhetene ved små og store ansettelsesprosesser. Slik konsulentvirksomhet ble tidligere utført av eksterne konsulenter, men i årets tildelingsbrev fra Byrådslederens kontor har UKE fått i oppdrag å utvikle tilbud om kunnskapsbasert prosesstøtte til rekruttering.

– Oppgaven kan sammenlignes med å bygge et godt business case: Hva du ender opp med er i stor grad avhengig av hvor godt du på forhånd har definert hva du trenger. Ved å involveres tidlig kan vi hjelpe ledere med å unngå å gjøre kostbare feil, sier kollega Trude Aasbø.

– Er det ikke litt skummelt å omtale en nyansatt som en feil?

– Det er ikke medarbeideren det er noe feil med, men vurderingen og den følgende avgjørelsen som kanskje ikke er ett hundre prosent riktig. En ansettelse er en investering som følger deg og kommunen i lang tid. Forskjellen på å finne den rette og å ende opp med noen andre, gjør seg gjeldende hver dag. Da er det viktig å unne seg velprøvde og faglig baserte metoder i prosessen, insisterer Skar.

Les om rekruttering i tjenestekatalogen