Leaner stabsfunksjonen

Arbeidet skal bidra til at administrasjonen i Brann- og redningsetaten gir mer effektiv støtte til etatens brannforebygging og redningsinnsats ved branner og ulykker.

Brann- og redningsetaten er spredt på åtte brannstasjoner og tjenestesteder, og en stor del av lederne og ansatte går i turnus. Her rykkes ut i gjennomsnitt 1,5 ganger i timen, og kulturen er preget av det særegne oppdraget. Dette får også følger for de som jobber i administrasjonen.


STØTTEEFFEKTIVISERING. Sammen med Malin Søimer Guttormsen fra UKE (foran, t.v.) jobber personalsjef Einar Bakkevig, Mette Kolstø, Elsa Kjelvik, Wenche Karlsen, Wibekke Mulstad og Shanthy Ravichanthar med å modernisere og forbedre HR-, lønns- og bemanningsprosessene i Brann- og redningsetaten.

Effektiv ressursbruk
De siste årene har medført endringer i flere deler av støtteorganisasjonen. Oppretting av bemanningskontor i 2014 og IT-bortsourcingen til Oslofelles i 2016 hører til bakgrunnen for at personalsjef Einar Bakkevig i vår bestemte å se nærmere på de administrative prosessene.

– Brann- og redningsetaten skiller seg nok fra andre virksomheter på en del områder. Likevel gjelder visse ting uavhengig av hvor i kommunen man jobber, for eksempel prinsippet om kontinuerlig forbedring. Våre rutiner og arbeidsprosesser har utviklet seg gjennom mange år, så vel som IT-systemene. Målet er at vi sørger for å utnytte dem så effektivt som mulig, sier Bakkevig.

Redusert dødtid
Arbeidet i regi av UKEs Konserntjenester – organisasjon og ledelse startet rett over sommeren. Først med intervjuer av medarbeidere i både stab og linje, deretter to workshops som har gitt grunnlag for å jobbe mer konkret med samspillet mellom de ulike HR-funksjonene.

– Neste skritt blir å operasjonalisere forbedringene med linjelederne ute på stasjonene. Det viser seg at våre HR-prosesser i grensesnittet mellom stab og ledelse preges av mye venting. Arbeidet med nye rutiner vil gi alle parter økt effektivitet, noe som ikke minst er viktig i en arbeidshverdag preget av hyppige avbrudd og lite tid foran PC-en, sier Bakkevig.


POST-IT. Aina Helen Holten, Cathrine Greve og Malin Søimer Guttormsen fra UKE billedrapporterer fra det innledende analysearbeidet. Bakkevig i midten.

Hver sine kjerneoppgaver
Han er takknemlig for den profesjonelle bistanden fra UKE – både prosesshjelpen fra rådgiverne Malin Søimer Guttormsen og Cathrine Greve og systemstøtten fra kundeansvarlig Eystein Simonsen.

– Jeg er glad for at kommunen får utnyttet mer av konserntankegangen, der ulike virksomheter får konsentrert seg om hver sine kjerneoppgaver. Våre særegenheter stiller krav til at rutinene er enkle og solide nok. Da er det betryggende med litt eksperthjelp i utformingen, sier Bakkevig.

Også lean leanes

Kommunens tilbud om lean-sertifisering har vært en fabelaktig suksess siden oppstarten for to år siden. I henhold til rammeavtalen med leverandøren skulle det ha vært arrangert to kurs i året. Etterspørselen har ført til at vi i stedet har endt på fem i året, til sammen ti (!).

– Vi regner med å opprettholde et lignende tempo fremover, ikke minst fordi selve tilbudet er strammet inn. Vi ønsker å få med flere ledere, derfor er antallet kursdager redusert fra seks til fire. I tillegg har vi kuttet ut bortreisedel, og kjører i stedet alt i egne, nye lokaler i Grenseveien 92, sier fagansvarlig Liv Stien Ulvmoen.

Kule kurslokaler
Avdelingen har nylig flyttet og etablert et splitter nytt kurssenter med moderne klasserom og to grupperom, der kommunens ledere i følge planen skal leanes i løpet av høsten og neste år.

– Vi har også stilt tydeligere krav til leverandøren om oppfølging i løpet av lean-sertifiseringen. Eksamenskravene består, og det faglige innholdet er like sterkt som før, men vi har konsentrert det for å få enda flere med på kommunens forbedringsreise, sier Ulvmoen.

Se også:
•    Brannmennene byttet plattform (8.6.2016)
•    Leanet egen ledergruppe (23.5.2016)
•    Lean i alle leire (4.12.2015)
•    Forbedre, dag for dag (27.10.2015)
•    Bli med og leane kommunen (31.8.2015)
•    Tavlemesteren (24.8.2015)