Om lag 70 prosent av filene på Oslo kommunes nettverk har ligget uendret og uåpnet i to år eller mer. – Vi har alle et ansvar for å holde orden i filstrukturen, sier Per Kristian Olsen i UKE.
Av Svein Jørgen Kjenner Johansen
Den samlede lagringskapasiteten til serverne på Oslofelles er 1,2 petabyte. En tilforlatelig lydende størrelse, ikke minst fordi de IT-kyndige blant oss vil vite at det tilsvarer i overkant av en billiard bytes (1015).
«Formålstjenlig og kostnadseffektivt»
Samtidig uttrykker det også at det faktisk er begrenset plass – og vi minnes på at all diskplass må betales for. Og de av oss som har lest IKT-reglementet vil huske formuleringen i § 1, hvor det slås fast at «Oslo kommune skal ha en formålstjenlig og kostnadseffektiv bruk og forvaltning av informasjons- og kommunikasjonsteknologi».
– Det lyder kanskje litt hårete, men utgangspunktet vårt for prosjektet var faktisk IKT-reglementet. Det er ikke å overdrive og si at deler av organisasjonen ikke fullt har implementert regelverket. Lagringsveilederen er ment som en hjelp på veien, sier produktforvalter Per Kristian Olsen i IKT Leverandør.
Hva skal hvor
Selve veilederen ligger på intranett. Den viser hvordan hver og en av oss skal bruke de ulike diskene som er tilgjengelig fra datamaskinene våre, hvordan vi gjør tilgjengelig arbeidet vårt for kollegaer, og hvilken anledning vi har til å oppbevare privat informasjon på kommunens utstyr.
– Så består prosjektet også av en egen hjelpepakke for virksomhetene. Denne består av et sett av analyser og prosesser for å etablere hensiktsmessig merking, lagring, deling og gjenfinning av informasjon. Noe skal deles, noe skal skjules, noe skal bevares. Mye bør slettes, sier Olsen.
Veilederen er blitt utviklet i tett samarbeid med Bydel Ullern, Bydel Gamle Oslo og Kulturetaten. Disse vil også pilotere bruken av veilederen.
Ekstra vellagret
Hver virksomhet i Oslo kommune har nemlig ansvar for forvaltning, drift og vedlikehold av sin egen informasjon. Ingenlunde kan Olsen sitte på Helsfyr og bestemme seg for at det gjøres for dårlig arbeid i øvrige virksomheter. Men han kan tilby bistand.
– Informasjonsforvaltning har lett for å falle mellom to stoler. IT-folk har gjerne ansvaret for databehandlingen, snarere enn selve informasjonen. Andre ledere er kanskje mest opptatt av personvern, bunnlinjen eller tjenestekvalitet, men uansett kommer vi ikke utenom det personlige ansvaret for å lagre – og slette – riktig. Nå har vi begynnelsen på et felles rammeverk som alle kan benytte, noe som gir forutsigbarhet, effektivitet og lavere kostnader, sier Olsen.
Se veilederen her (intranett).
Se også
Ser potensial for samhandling (29.1.2016)