Deltakere fra Barne- og familieetaten stilte til opplæring i HMS-modulen i HR-selvbetjening. – Det er nyttig med en gjennomgang når en ikke bruker systemet så ofte, sier Ellen Falck, leder i Beredskapshjemavdelingen.

– En sint 15-åring kan godt være ufarlig. Men vi vet at han ikke alltid er det, forklarer Bjørn Mikalsen i Barne- og familieetaten (BFE).

Registrering og oppfølging
Sammen med kollega Ulla Pulkkanen er han kursansvarlig for UKEs opplæringsseanse for bruk av HMS-modulen i HR-selvbetjening. BFE registrerer i overkant av 200 skade-/vold-/trusselsaker hvert år, og alle medarbeidere i etaten bør ha kompetanse til å håndtere denne type hendelser.

– De fleste hendelsene er «snille», altså i kategorien spytt, spark og trusler. Uansett er det viktig å ha et velfungerende system for registrering og oppfølging av slike hendelser, og det er derfor vi er her i dag, sier Pulkkanen.

ET VÅKENT BLIKK. Ellen Falck og verneombud Bente Bekkelund Holm er enige om at det er viktig med kvalitetssikring av enhver rapportering. – Noen underrapporterer mens andre kanskje tar i litt. Også miljøterapeuter er ulikt skrudd sammen, sier Falck.

Bruker lokale eksempler
Pål Erling Torkildsen i HR-konsern ledet opplæringen, som i stor grad besto i å registrere reelle eller fiktive hendelser i egen organisasjon.

– At folk får anledning til å benytte egne erfaringer bringer en nærhet til stoffet. Læringen går lettere, og vi får gjort et praktisk arbeid i samme slengen, sier Torkildsen.

RØDT FELT. Fører man inn riktige verdier, vil mange felter forhåndsutfylles, sier kursleder Torkildsen.

Ubrukt selvbetjeningspotensial
Ledere og medarbeidere i hele organisasjonen ble våren 2015 spurt hvordan de bruker selvbetjeningsmodulene i HR-systemet. Undersøkelsen viste at løsningen ikke benyttes i den grad potensialet skulle tilsi, spesielt i små virksomheter.

– Når et så sentralt fagsystem som HR-systemet ikke utnyttes optimalt, øker risikoen for feil, noe som reduserer kvaliteten og øker ressursbehovet. Og når vi sitter igjen med mindre tid til å løse oppgaver for innbyggerne, så synker tilfredsheten i alle ledd, fastslår Torkildsen.

Opplæring tilgjengelig
Derfor tilbys ledere sammen med respektive HR-medarbeidere i mindre virksomheter opplæring i bruk av kommunens HR-system. Opplæringen varer en halv dag per fagområde og gis av fagansvarlig i HR-forvaltning og superbrukere i virksomheter med beste praksis. Les mer om opplæringstilbudet på UKEs intranettside.

– Opplegget for BFE er et virksomhetstilpasset tilbud jeg har kjørt sammen med Olav Schjølberg fra UKE. Vi kjører lignende opplegg for ressursforvaltningsmodulen og andre deler av HR-systemet, sier Torkildsen.

Godt med bistand
– Det er flott at UKE gir opplæring i moduler vi ikke bruker så ofte. Heldigvis, får jeg si, har ikke min avdeling så mange hendelser som må rapporteres. Sykefraværsmodulen bruker jeg oftere, så jeg kjenner systemet, sier Ellen Falck.

– Fungererer HR-selvbetjening som det skal?

– Ja, selv om det sikkert kunne ha vært bedre. De fleste av oss benytter så mange IT-applikasjoner i løpet av en dag, og mange har nok en forventning om at de skal være enkle og selvforklarende. Men det fungerer jo, så vi får gjøre det beste med de systemene vi har, sier Falck.

«SIMSALABIM». Kursleder Pål Erling Torkildsen bistår avdelingsleder Hanne Hellund og assisterende avdelingsleder Roy Møllerud