Kunsten å holde tiden

4. november var representanter fra hele kommunen samlet til workshop i UKE for å avklare egne behov for nytt tids- og timeregistreringssystem. – Vi trenger ikke alle åtte vi har i dag, sier prosjektleder Kristin Brørs.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Om vi ikke var klar over behovet for et pålitelig og felles tids- og timeregistreringssystem i Oslo kommune, så har norske medier elskverdig nok gjort oss oppmerksom på det i løpet av høsten. Antall brudd på arbeidsmiljøloven fremstår astronomiske i den ene virksomheten etter den andre.

Behovsavklaring frem til januar
Oppdraget for anskaffelse av felles tids- og timeregistreringssystem kom imidlertid fra Byrådsavdeling for finans. I tillegg gjorde Finansavisen en sommersak, der UKEs etatsdirektør melder anskaffelse av et robust, enhetlig og pålitelig løsning – og det er dette arbeidet som nå er formelt startet.

– Selve anskaffelsesprosessen er ikke igangsatt, først er det viktig at vi gjør en skikkelig kartlegging av brukerbehov og systemkrav. Og vi har fått svært gode innspill fra brukerreisemetodikken på dagens workshop, sier prosjektleder Kristin Brørs.

MANNSTERKE. Invitasjon til workshop gikk bredt ut, og ga oppmøte fra nesten alle virksomheter. – Det er takknemlig å jobbe i et prosjekt hvor engasjementet er så stort, sier prosjektleder Kristin Brørs.

Må passe overalt
Så skulle man tro at tids- og timeregistrering er relativt enkelt, og det er det kanskje – om man holder turnus utenfor. En slik luksus har ikke prosjektet, hvis oppdrag er å fornye tids- og timeregistreringssystemet for alle dagansatte, med turnus som opsjon. Kommunens GAT-brukerne får dermed muligens fortsette på nåværende system, avhengig av hva markedet leverer.

– Enhver systemoppgradering er potensielt utfordrende, særlig når målbildet er one size fits all. Samtidig må jo systemet vi til slutt velger være kompatibelt med kommunens øvrige systemer, spesielt HR- og økonomisystemet, fortsetter prosjektlederen.

– Kunne utfordringen ha vært løst enkelt ved å bruke HR-systemet til tidsregistrering – eller overført alle på GAT?

– Akkurat hvilke systemer vi ender opp med er det for tidlig å si noe om. Foreløpig er vi i behovsavklaringsfasen. Generelt kan jeg si at vi ser etter hyllevare som er enkelt i bruk, og som likevel har fleksibilitet til å møte behovene til alle kommunens virksomheter, sier Brørs.

Stort potensial
Underveis i seansen fremgår det dessuten at tids- og timeregistrering er mindre tilforlatelig enn man kunne tro. Ulike fraværskoder aktiviserer midler fra ulikt hold, som NAV, arbeidsgiver og i noen tilfeller andre offentlige instanser. Og spøkelset om negativ medieoppmerksomhet lurer bak ethvert system som ikke er enkelt nok til at selv sjefen behersker det.

– Det spennende ved dette prosjektet er jo utsikten til å gjøre tids- og timeregistrering pålitelig og mer smertefritt. Selv jobber jeg i en etat hvor deler av fraværsregistreringen må føres dobbelt, i tids- og HR-systemet. Det blir en enklere hverdag dersom mesteparten av dette digitaliseres. Men det er ingen tvil om at det fortsatt vil stilles høye krav til lederne våre om å følge opp i henhold til arbeidsmiljøloven, Dok 25 og kommunens tariffavtaler, sier Brørs.