Bruker smarte verktøy til å forenkle rekrutteringen

Hvordan tiltrekker man de riktige folka til jobben og unngår feilansettelser? I Bydel Stovner har de satt i gang med å forbedre rekrutteringsprosessen fra A til Å.

Av: Sindre Haugan

Bydelen har de samme utfordringene som organisasjoner flest. Et bredt spekter av ulike tjenester og arbeidsoppgaver med egne etablerte rutiner. Liten grad av standardisering gjennomsyrer rekrutteringsprosessen.

– Vi ser at det er stor variasjon i hvordan ansettelsesprosesser gjennomføres. Derfor så vi et behov for å profesjonalisere og standardisere rekrutteringsarbeidet på tvers av avdelinger, sier Ingrid Stensland.

Ingrid har en master i organisasjonspsykologi, og jobber med organisasjonsutvikling og forenkling av arbeidsprosesser i seksjon HR og kvalitet i bydel Stovner.

MER ROM FOR LEDELSE. Ingrid Stensdal i Bydel Stovner ønsker å forenkle og standardisere rekrutteringen.

Ansettelser er en dyr affære

– Å rekruttere er en av de dyreste investeringene organisasjoner gjør, sier Ingrid. 

Derfor var det viktig å ta tak i alt fra stillingsutlysning til å sikre riktige IT-tilganger da Bydel Stovner gikk i gang med forbedringsarbeidet.

– Det hjelper ikke å gi riktige IT-tilganger til nyansatte hvis vi rekrutterer feil folk. Derfor var vi nødt til å starte i riktig ende, sier hun.

Erfaringene nye kandidater gjør i en slik prosess vil være med å fargelegge inntrykket av organisasjonen.

– Måten vi tar imot nyansatte vil i stor grad påvirke hvordan de ser på arbeidsplassen som helhet. Bommer man her er det vanskelig å hente det inn igjen senere. Lykkes man, kan det bidra til å skape motivasjon og tilhørighet, sier hun.

Fem hovedtiltak

For å kartlegge hele prosessen har Bydel Stovner tegnet opp hele flyten i en ansettelse, både slik det er nå, og hvordan de ønsker det skal være. Kartleggingsarbeidet summeres opp i fem hovedtiltak:

  1. Ny rutine for rekruttering
  2. Opplæring av ledere
  3. Standardisering og digitalisering av skjemaer, tilganger og utstyr
  4. Felles opplæringsprogram for nyansatte
  5. Bruke statistikk for å ta strategiske beslutninger innenfor rekruttering

Tiltakene gir retning for det pågående arbeidet.

Mer ledelse og mindre papir

Bydel Stovner bestemte seg for å digitalisere og forenkle prosessene som må gjennomføres ved en nyansettelse, slik at lederne kan bruke tiden sin på viktigere ting.

– Vi skal ikke erstatte den relasjonelle biten av rekruttering, men gi lederne mer rom til å fokusere på det verdiskapende arbeidet, sier Ingrid. 

Bydel Stovner har allerede erfaring med Kompass lokal servicedesk som saksbehandlingsverktøy innen HR og IT. Med gode erfaringer herfra, var det naturlig å utforske hvilke flere muligheter som fantes i verktøyet.

– Kompass var allerede et etablert verktøy som lokal servicedesk og for å motta henvendelser fra ledere, sier hun.

ET SKJEMA FOR ALLE. Slik ser den digitale løsningen ut fra Kompass lokal servicedesk.

– Vi må standardisere prosessen først for å kunne digitalisere den. I bydelen har vi ikke hatt så klart definerte linjer, og det har vært mange måter å gå frem på. For eksempel ønsker vi å gå bort fra å bruke papirskjemaer, hvor man skriver ut, fyller inn og legger det i en posthylle, sier hun. 

MINDRE PAPIR. Bydel Stovner vil ha mer standardisering og en slutt på papirskjemaer. Illustrasjonsbilde: Nikolai Kobets Freund.

Kartleggingen har krevd en stegvis gjennomgang av alle involverte parter, for å finne ut hva som er deres funksjon i forbindelse med ansettelsen.

– Viktige funksjoner som lønn og IT er selvfølgelig involvert utviklingen også. Vi må ha med de folka som faktisk skal bruke verktøyet og kjenner prosessene godt i dag, sier Ingrid. 

Enklere bestilling av utstyr og tilganger

Målet er at når lederne melder fra om en nyansettelse i Kompass, fordeler systemene i bakhånd automatisk oppgavene videre, og sikrer riktige tilganger og utstyr klart til første arbeidsdag.

I tillegg kommer informasjon om lønn, og utstyr som jobbtelefon, adgangskort og PC. For å virkelig utnytte potensialet i Kompass er man nødt til å systematisere saksbehandlingen og sørge for at henvendelsene kommer i riktige kanaler. Løsningen er nå utviklet, men den er ikke tatt i bruk enda. De gjenstår arbeid med testing og pilotering.

– Det er først nå vi skal sette i gang med dette i praksis, og får høstet erfaringer fra ledere på hvordan det fungerer. Derfor kommer det helt sikkert til å gjøres tilpasninger underveis, som vil gjøre prosessen enda enklere, sier hun.

God støtte fra UKE

Ingrid forteller at de har vært avhengig av god dialog med UKE for å digitalisere innmeldingsskjemaene.

– Det digitale skjemaet vi har utviklet er ikke en standardløsning, derfor har vi gjort tilpasninger og testet underveis i samråd med tjenesteavdelingene våre. Her har tjenesteteamet i UKE hjulpet oss å finne gode løsninger for våre behov, og ikke minst synliggjøre mulighetene til å koble sammen ulike skjemaer og systemer, sier hun.

 Kompass er allerede  koblet opp mot de store fagsystemene, slik som Gerica, familia og fasit. Dermed man gjenbruke det som allerede eksisterte i den nye løsningen.

Kompass gir retning

Ingrid er opptatt av å kommunisere fordelene ved Kompass for å motivere ledere til å ta det i bruk. Når ledere melder saker til HR gjennom kompass gjøres de tilgjengelig disse for hele seksjonen.

–  Vi blir mindre sårbare, siden alle har tilgang til sakene. Verktøyet gir oss også muligheten til å se statistikk over antall saker fordelt på ulike områder. Det blir mye mer synlig og visuelt enn hvis det ligger begravd i mailboksen, sier hun.

Ut fra statistikken kan de vurdere om det er områder de bør legge et ekstra fokus fremover.

– Hvis vi ser at vi får spesielt mange henvendelser innenfor områder som rekruttering eller sykefravær, kan vi for eksempel vurdere om vi skal sette av ekstra ressurser til opplæring av ledere. Det gir oss en mye bedre styringsinformasjon, sier Ingrid.

Interessert i hvilke muligheter som finnes i Kompass lokal servicedesk?

Ta kontakt med din kundekontakt i Utviklings- og kompetanseetaten.

Nettmøte/erfaringsutveksling med Bydel Stovner og Kompass-teamet 8.12.2020:

Se videoopptak i Teams.

Les også:

Slik rekrutterer du digitalt

Kompass blir bedre

Enda smartere jobbannonsering