Da UKE tok i bruk kommunens nye sak-/arkivsystem ACOS Websak var det noe mer enn en vanlig systemutskifting. – Dette er slutten for papirbaserte dokumentoriginaler, sier Randi Holmiere, Eva Balaban, Astrid Dybos og Terje Sætervik.

For UKE:
Hurtigguide til WebSak, liste over lokale superbrukere, kursoversikt med mer på UKEs intranett

For alle virksomheter:
Informasjon om incentivordning, krav til forprosjekt og godkjenning og verktøykasse for implementering på kommunens felles intranett

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Når dette leses er tiden allerede omme for traveren DocuLive, danskutviklet og NOARK 4-standardisert sak- og arkivsystem for UKE i en halv mannsalder, men heller ikke oppdatert siden 2013, og dårlig tilrettelagt for kommunalteknologiske nyvinninger som eInnsyn, SvarUt og digital saksflyt.

Digitalalderen starter nå
ACOS WebSak er ikke bare godkjent etter NOARK 5 og sømløst integrert mot Microsoft Office (noe som blant annet gjør at saker kan håndteres og arkiveres direkte via Outlook), den representerer også etatens, og dermed på et vis også kommunens, transsubstansiasjon fra en analog til en digital organisasjon.

– Inntil i dag har viktige dokumenter som ansettelseskontrakter, innkjøpsdokumenter og formelle brev vært papirbaserte. Etatens arkiv, og dermed kjernen av hvem vi er, har vært valset, bleket, utstanset og signert i papirformat. Nå er det digitalversjonen som er originalen, sier Terje Sætervik i IM, IS og analyse.

FORTIDEN BAK SEG. Randi Holmiere, Eva Balaban, Astrid Dybos og Terje Sætervik poserer rundt et Kapla-tårn av cellulosebasert arkivmateriale.

Arkivintegrasjon i august
Dermed blir det reduseres behovet for hylleplass med ringpermer, men også den ekstremt ressurskrevende praksisen med skanning og datalagring av papiroriginaler. Man kvitterer, signerer, lagrer og deler via tastaturet, uten behov for løpeturer til printerrommet og etterfølgende papirmakulering av dokumenter som likevel ikke skulle inn i perm og lagres hos den mystiske gjengen på Arkiv.

– Vi har gjort en skarp endring, som betyr at WebSak ble operasjonalisert fra dag én. DocuLive er allerede tatt ned, så medarbeidere som eventuelt hadde åpne saker i det gamle systemet må opprette disse på nytt. Selve dokumentene og sakene herfra tar vi selvsagt vare på, inntil de integreres i WebSak-arkivet over sommeren, sier prosjektleder Astrid Dybos.

Selvbetjent kunngjøring
I høst realiseres også en av de mest spennende mulighetene i WebSak, nemlig integrasjon mot eInnsyn. Da vil saker ikke bare behandles og godkjennes via fingertuppene til saksbehandler og fullmektig leder, men også gjøres tilgjengelig for allmennheten via kommunens nettsider (om de altså er omfattet av offentlighetsloven).

– Inntil videre kan vi nevne at for eksempel personalmapper gjøres tilgjengelig for leder via WebSak. Og saker kan opprettes fra e-post via drag and drop, slik vi hittil har kunnet gjøre med kalender- og oppgaveoppføringer. Jeg vil anbefale alle å ta en titt på intranettsidene våre; der står det en masse nyttig informasjon om hvilke muligheter det nye verktøyet gir, sier Sætervik.