Undersøkelsen om hvordan HR-systemet brukes viser at over halvparten av selvbetjeningsmulighetene ikke benyttes – hverken av ledere eller medarbeidere.
I virksomheter som har lykkes best med innføring av selvbetjening, er topplederforankring og relevant opplæring de viktigste driverne.
Dette er foreløpige funn fra undersøkelsen som ble sendt til virksomhetenes prosesseiere for HR-prosesser i uka før påske. Hovedtrekkene ble presentert på HR-forum 21.04.2015 – Intranett.
Mange følger fortsatt gamle rutiner, printer ut skjemaer som fylles ut manuelt og sender e-post med vedlegg eller papirkopier med internpost til hverandre. Til slutt havner dette hos en administrativ støttefunksjon eller HR som puncher inn de samme dataene i HR-systemet. Dette er en tidkrevende og farefull ferd med flere muligheter for feiltasting og dårlig datakvalitet.
Alternativet er at medarbeidere og ledere selv skriver opplysningene direkte inn i HR-systemet. Arbeidsflyten i systemet gjør at lederen som har godkjenningsfullmakt, straks får varsel om oppgaver på vent. Når data er godkjent, har HR-systemet umiddelbart oppdaterte og korrekte data.
Skal kommunen lykkes med digitalisering, er vi avhengige av at toppledelsen går foran som gode eksempler. Denne melding går dermed ikke minst ut til deg med lederansvar i byrådsavdeling og virksomhetens ledergruppe.
Som bruker opplever jeg feil på visse funksjoner, ved fraværsmelding for eksempel. Der ansatte har flere forhold står man fast i registrering av fravær. Selv om saken er meldt fra blir det ikke rettet slik at oppgaver hoper opp og rutiner ikke blir fulgt. Dette kan være en av årsakene til mindre benyttelse av HR systemet.
Hei, Mara
Du har helt sikkert rett i at det går en del slike historier om vanskelig brukergrensesnitt og manglende tillt til systemet. I undersøkelsen spurte vi om dette kunne være viktige hindringer for å ta i bruk selvbetjening.
Det viste seg særlig at dårlig brukergrensesnitt ble opplevd som viktige hindringer for flere av modulene. Manglende tillit til systemet ble ikke opplevd som en like stor hinding.