Innføringen av Acos Websak hos virksomhetene har nådd marsjfart – og er kommunens første tjeneste på ny, moderne leveransemodell hos Sopra Steria. Det gir samtidig mulighet for å få sak og arkiv som fullforvaltet tjeneste.

At Oslo kommune vil ha godt av å få innført et felles saksbehandlingssystem har vi visst lenge. Allerede i 2016 ble det tegnet rammeavtale med det norske selskapet Acos om innføring av deres Noark 5-baserte hyllevare.

UKE og Byarkivets oppfølgingsprosjekt startet våren 2017. Formålet er å standardisere innføringsløpet, slik at ressursene til ACOS kan utnyttes mest mulig optimalt for kommunen, og flere implementeringer kjøre i parallell. Det er nå lagt opp til 5-6 prosjekter i parallell, og planen for 2019 er omtrent fulltegnet.

– Mange virksomheter er godt i gang med implementering fra fellesavtalen. UKE, UDE, Kemneren og Boligbygg er i full drift , mens Kulturetaten, Klimaetaten, Deichman, Fornebuetaten, Omsorgsbygg, Undervisningsbygg, Velferdsetaten og Brann- og redningsetaten implementerer i disse dager, forteller prosjektleder Kristin Lillefjære.

Tid for digital saksbehandling
Sammen med tjenesteleder Jonas Gjendemsjø forteller hun nå at arkivsultne virksomheter i Oslo kommune kan se lyst på fremtiden, etter at flere har ventet lenge. Mange er i prosess for innføring i løpet av det neste året, og målsettingen er at alle som ønsker det skal kunne stå med nytt papirløst system innen utgangen av 2021.

– Vi er veldig fornøyd med den nye verktøykassa på Kundeportalen, som gjør det lettere for små og store virksomheter å starte forberedelsene til innføring. Leverandøren har også mer tid til oss enn det som har vært tilfelle det siste året, så nå ser vi riktig lyst på innføringsløpet og tjenesteinnsalget, sier Gjendemsjø.

Kollektiv kunnskap
Arkivleder Siri Ørbech Ryan i Velferdsetaten er full av lovord om bistanden hun har fått fra sentralt hold i forbindelse med forberedelsene til nytt arkivsystem.

– Jeg gikk lenge frustrert over at så lite skjedde med det sentrale innføringsløpet. I vår etat er vi superklar for nytt saksbehandlingssystem, men det var ikke før UKEs omorganisering at jeg kjente meg skikkelig ivaretatt. Med Kristin og Jonas på plass kan jeg spørre om hva som helst og jeg har fått tilgang til et nettverk av andre fagpersoner jeg kan sparre med, sier Ryan.

Velferdsetaten har hatt stor glede av verktøykassa med rutinebeskrivelser og maler til innføringsløpet. Hun mener innsatsen som er lagt ned vil gi økt kvalitet og mer standardisering over hele kommunen.

Ingen lastverk hos Omsorgsbygg
Fagansvarlig Hélène Sevang i Omsorgsbygg bekrefter inntrykket, selv om hun innrømmer at byggforetaket ennå er tidlig i løpet med Acos-omlegging.

– Vi byttet fra Doculive til Public360 så sent som i 2010, men jeg vil si det er en fordel at vi har prosessgjennomgangen og kravene til forbedringsarbeid såpass friskt i kroppen. Selv har jeg fulgt arbeidet med anskaffelsen av Acos Websak tett, og jeg tror kommunen har fått et godt verktøy, sier Sevang.

Omsorgsbygg skulle egentlig innføre Websak allerede i februar 2018, men valgte å utsette fordi det tidsoverlappet med overføring til felles IT-plattform og kontorflytt fra Solli plass til Helsfyr.

– Egentlig passer det bedre med et års utsettelse, organisasjonen er mer moden nå, og vi er veldig tilfreds med oppfølgingen vi får fra folkene i UKE og Byarkivet. Flere hos oss ser gevinstene med nytt system, ikke minst integrasjonene mot Prosjektportalen, EU Supply og HMSREG, sier Sevang.

Hyllevare eller tjenesteavtale
– Jeg har ikke helt skjønt hva som er forskjellen på produktet Acos Websak og sak- og arkivtjenesten?

– Fra å ha flere ulike sak og arkivsystemer i bruk i dag, vil vi med Acos Websak få ett felles system i kommunen. Dette danner grunnlag for en mer helhetlig og digital behandling av informasjon og data på tvers innad i kommunen og mot innbyggerne. Systemet har standard oppsett av integrasjoner mot SvarInn, SvarUT, Webcruiter samt oppslag mot Folkeregisteret og Enhetsregisteret i Brønnøysund. Vi jobber også med å få opp flere integrasjoner mot fellessystemer, som feks konkurransegjennomføringsverktøyet EU-Supply og HMSREG, samt oppslag mot matrikkelen, ny scanneløsning og integrasjon mot kommunens skjemaer for digitalt veiledet dialog, sier Lillefjære.

– Sak og arkivtjenesten skal sikre en forvaltning av systemet. Tidligere har UKE kun tilbudt drift av sak- og arkivløsninger. Men med en felles forvaltning håper vi å kunne utnytte mulighetene vi har som en storkunde i markedet og legge til rette for en enklere hverdag for saksbehandlere og arkivarer, sier Gjendemsjø.

Nye muligheter med ny plattform
– Hva innebærer det for virksomhetene at sak- og arkivsystemet ligger på ny IKT-plattform?

– For det første betyr det at overgangen til Acos også er en migrering av sak arkiv til morgendagens plattform. Alle andre applikasjoner vil migreres over. Dernest vil den nye plattformen bidra til en økt kapasitet. Til slutt er det slik at den nye plattformen også gir muligheten til å tilby Acos websak til virksomheter som drifter sin egen klientplattform, sier Gjendemsjø.

Se også:
Fus på ACOS Websak (27.4.2018)
Kast alle papirene (13.4.2018)
Valgte ACOS til eArkiv (22.8.2016)
Sak/arkiv-anskaffelse kunngjort (15.9.2015)