Hva mener du om UKE?

UKE leverer en rekke tjenester til virksomhetene i kommunen. – Nå vil vi høre hva du synes om det hele, sier etatsdirektør Bjørn Marthinsen.

Av Sindre Haugan

UKEs nye kundetilfredshetsundersøkelse sendes ut i løpet av den andre uken i mars. Her får et bredt utvalg av ledere og fagpersoner i kommunens virksomheter mulighet til gi tilbakemelding på det etaten leverer. Etatsdirektør Bjørn Marthinsen er spent på responsen. 

– Vi håper så mange som mulig svarer på undersøkelsen. Tilbakemeldingene er et viktig styringsverktøy for å sikre at de tjenestene UKE leverer dekker virksomhetenes behov, sier Marthinsen.

NYSGJERRIG. Bjørn Marthinsen tror undersøkelsen kan bidra til mer dialog og forutsigbarhet rundt tjenestene UKE tilbyr.

Internt er det knyttet store forventninger til undersøkelsen, som kan gi verdifull input for videre forbedrings- og utviklingsarbeid.

 – Alle avdelingene er representert, og er spent på tilbakemeldingene, sier Marthinsen.

Ikke anonymt

For å sikre god oppfølging, og fremme dialog i forbedringsarbeidet, er svarene i undersøkelsen ikke anonyme.

– Med et så bredt spekter av tjenester som det UKE tilbyr, så rekker vi ikke gå i detalj på hvert enkelt område i en slik undersøkelse. Derfor er det viktig at vi kan holde dialogen med virksomhetene i etterkant, sier Kristin Bakken, leveranseansvarlig for årets kundetilfredshetsundersøkelse.  

Kristin Bakken er redaksjonsansvarlig for undersøkelsen

Gjør det enkelt med Forms

Undersøkelsen er laget i Forms, som er en del av Office 365. Verktøyet gjør det enkelt å designe og innhente tilbakemeldinger, og kan brukes til alt fra små temperaturmålinger i møter og samlinger, til mer omfattende informasjonsinnhenting som denne undersøkelsen er.

– Vi var nysgjerrige på om det var praktisk mulig å gjennomføre en slik undersøkelse kun via Forms, og etter litt prøving og feiling fant vi ut at det var nøyaktig det vi trengte, sier Bakken.

Du bestemmer kompleksiteten

Undersøkelsen er dynamisk utformet, og du velger selv hvor mange tjenesteområder du ønsker å vurdere, i tillegg til en generell vurdering av samarbeidet med UKE.

– Den generelle delen baserer seg på tidligere undersøkelser, slik at vi har god anledning til å vurdere historisk utvikling. Vi håper selvsagt at den skal være positiv, men det viktigste er selvsagt at vi får et solid datagrunnlag for å drive kunnskapsbasert forbedringsarbeid, sier Bakken.

8 tanker om “Hva mener du om UKE?

  1. Åse N Andersen

    Savner saksbehandlingskurs for saksbehandlere helsetjenester i Oslo. Også del 2. Det har ikke vært del 2 på flere år. Det har vært stor utskifting av saksbehandlere og det trengs flere kurs.
    Det bør etter min mening rettes mer praktisk også, slik at man kan øke kompetansen i bydeler der det trengs.

    1. Sindre Haugan Innleggsforfatter

      Takk for tilbakemeldingen, Åse. Jeg videreformidler ønsket til de som jobber med kursene i UKE 🙂

    2. Kjersti Helen Langmoen

      Hei Åse!

      Jeg anbefaler deg å ta kontakt med Helseetaten for et slikt tilbud. UKE-akademiet tilbyr dessverre ikke fagsspesifikke kurs. Vår portefølje inneholder kompetansetilbud for alle ansatte i kommunen, uavhengig av hvilken sektor du tilhører.

  2. Lise Omholt

    Savner tilgjengelighet og mulighet for telefonkontakt med saksbehandlere på UKE lønn. Og helst fast saksbehandler. Ved bruk av Kompass blir det mye goddagmann-økseskaft svar, mange runder før avklaring av saker og mye ekstraarbeid for oss som er personalledere (og sikkert for UKE også)
    Bruk av vakttelefonen gir ingen nytte, de stort sett bare videreformidler, og har snever åpningstid.

    1. Jon Øgar

      Det er mulig å kontakte lønnstjenesten på telefon. Åpningstiden er satt med utgangspunkt i erfaring med at de aller fleste henvendelser kommer midt på dagen. Dessverre har vi nå redusert kapasitet på grunn av situasjonen med hjemmekontor, noe vi har varslet om tidligere.
      Enig i at det kan være utfordrende å få presis kommunikasjon i Kompass, så det jobber vi kontinuerlig med å bli bedre på. Det som er bra med Kompass, er at det er en sikker og etterrettelig kommunikasjonskanal som ivaretar informasjonssikkerheten. Bruk av Kompass gjør også at vi kan fordele jobben med å besvare på flere medarbeidere ved f.eks. fravær eller arbeidstopper.
      Informasjonsside om lønnstjenesten: https://felles.intranett.oslo.kommune.no/okonomi-faktura-og-regnskap/lonns-og-regnskapstjenester/lonnstjenester/

  3. Morten Stigen

    Jeg skulle gjerne sett at det kunne bli enklere for oss som jobber i ulike etater å kunne fremme ønsker om forslag til samkjøpsavtaler for varer eller tjenester der vi ansatte ser potensialet for at kommunen totalt sett vil kunne spare tid, krefter og ressurser. En samkjøpsavtale for kjøp av VR og AR er noe kommunen vil kunne tjene på totalt sett påstår jeg. Mange etater bruker allerede eller vil i nær framtid ha bruk for slik teknologi. Mange Osloskoler ønsker også å ta i bruk denne teknologien. Her burde UKE sette i gang et prosjekt å få på plass en samkjøpsavtale.

  4. marta bjørke

    Hei!
    1. Avstemming av feriesaldo til UKE tar uforholdsmessig mykje tid og ressurs for ledere ute i institusjon. I tillegg er Team IKT i Velferdsetaten ofte involvert for hjelp lokal leder + å nå gjennom til UKE med vår argumentasjon. Vårt arbeidsverktøy er primært GAT prod., der feriesaldo oftast stemmer. Feil i UKE sitt system ser ut til å følge år etter år trass jobb med å rette opp året før. Prindsen mottakssenter arbeider no med 41 saker der UKE sin feriesaldo ikkje stemmer med vår/ oversikt i GAT, – og UKE krev ei sak til Kompass pr medarbeider. Kva kan UKE bidra med for å betre dette?
    2. Enkelte tilbakemeldingar frå UKE via Kompass er vanskeleg å forstå. Opplever å bli fortalt kva som er feil heller enn kva som trengs for å løyse saka. Ber UKE arbeide med klart og løysingsorientert språk.
    3. Kjennes ugreit å betale gebyr for det UKE vurderar er ekstraarbeid. Kva vurdering blir gjort før fakturering?

    1. Jon Øgar

      Vi har forståelse for frustrasjonen når det oppstår avvik mellom feriesaldo i GAT og HR. Avviket kan skyldes flere ting, men ofte er det ved skifte av stilling internt i virksomheten at det går feil. Det er klare rutiner for hva som da må gjøres i GAT, men av og til etterleves ikke disse tilstrekkelig, og da kan det oppstå avvik. Avviket avdekkes hos UKE, men årsaken ligger i disse tilfellene hos virksomhetene. Vi er oppmerksomme på utfordringene med dette, og jobber derfor med å få på plass forbedringer i systemet som forhåpentligvis løser problemet.

      Vi beklager at det er vanskelig å forstå noen av tilbakemeldingene. Noen ganger kan det være fordi temaene er kompliserte, og i seg selv vanskelige. Men UKE kan også bli bedre til å kommunisere tydelig og mer konstruktivt, og vi jobber derfor kontinuerlig med det.

      Når UKE fakturerer for tilleggsarbeid, skyldes det at arbeidet ligger utenfor det som er avtalt som en del av standardtjenesten. Vi gjør alltid en vurdering av dette før vi fakturerer. Standardtjenesten er utformet med sikte på at den skal inneholde alt det som UKE bør gjøre, og at det ikke skal være behov for tilleggsarbeid.

Det er stengt for kommentarer.