– Vi har endelig funnet den beste metoden å bistå kommunens virksomheter på refusjonsområdet, sier Svetlana Olsen og Torill Ovlien i lønns- og regnskapstjenester hos UKE.
Av Svein Jørgen Kjenner Johansen
Mange virksomheter i Oslo kommune har en utfordring med avstemming, opprydding og ajourhold på refusjonsområdet. Årsaken kan være generell tidsnød, eller at de mangler nødvendige verktøy og kompetanse for å få oppdaterte saldotall i regnskapet.
HJELPEN ER NÆR. Svetlana Olsen og avdelingsleder Torill Ovlien (bak) i Lønn- og regnskapstjenester er klare for å bistå de som sliter med motregning av NAV-refusjonskrav.
Må komme i orden
Saldotallene i regnskapet er et viktig styringsverktøy for kommunen og hver enkelt virksomhet, og når man ikke er à jour, blir tallene ikke til å stole på. Derfor har alle virksomheter fått beskjed om at de skal ha ryddet og fått oversikt over differanser innen regnskapsavslutningen 2015.
– Dette er bakgrunnen til at UKE iverksatte prosjektet EROK, forteller Svetlana Olsen i Lønn- og regnskapstjenester i UKE.
Funnet hva som virker
I prosjektet er det samordnet kompetanse og utviklet et sett med rutiner for å kunne gi nødvendig bistand til de avdelingene som henger etter på refusjonsfronten.
– UKE leverer fullservice-tjenester innen lønn og regnskap for en del virksomheter, og fra dette arbeidet har vi samlet erfaring og fått innsikt i de vanskelige sakene. Imens har vi fått nytt HR-system, rutiner er endret og skjermbildene er forbedret, og det er utarbeidet nye rapportmaler som effektiviserer prosessen i oppryddingen, sier avdelingsleder Torill Ovlien.
Ned i «grøten»
De to underslår ikke at refusjonsområdet er et detaljeringsarbeid. Mye pusling og nøsting, tidkrevende og for noen kanskje frustrerende.
– Vi må se på hver enkelt sak for seg, og for å få løst opp disse sakene trengs det tid og kompetanse. Det er mange avhengigheter. Vi kontakter NAV for å få historikk fra tidligere år hos virksomhetene. I enkelte tilfeller må vi ha hjelp fra IT-leverandøren for å løse systemfeil, sier Olsen.
Innen rekkevidde
I tillegg til bistanden fra EROK-prosjektet, tilbyr UKE også kurs i HR-systemets fraværs- og refusjonsmodul. Lønns- og regnskapstjenester kan hjelpe til med avstemming og opprydding hvis dere trenger ekstra ressurser.
– Det er bare å ta kontakt, avslutter de to.