Fus på ACOS Websak

9. april fikk alle saksbehandlere i Utdanningsadministrasjonen tilgang til kommunens nye sak-/arkivsystem. – En stor overgang for en organisasjon som har vært delvis papirbasert, sier IKT-direktør Bjørn Marthinsen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Informasjon om incentivordning, krav til forprosjekt og godkjenning og verktøykasse for implementering

Avtalen mellom Oslo kommune og ACOS ble signert allerede 11. juli 2016. Kontrakten ble inngått som en rammeavtale til bruk for alle kommunens virksomheter, med klausul om at alle fremtidige oppgraderinger eller utskiftinger av sak-/arkivsystem skal gjøres som avrop på den nye avtalen.

– Siden oppstart av implementeringsprosjektet har vi prioritert informasjonsarbeid, pilotering og etablering av basistjenester. Vi har en god del virksomheter i kø for å knytte seg til ACOS-avtalen i løpet av de neste årene. Synkronisert bruk av NOARK 5-godkjent saksbehandling er en vesentlig faktor i digitaliseringen av kommunen, så vi er tilfredse med å ha fått bevegelse i utrullingen, sier prosjektleder Lars D. Bjønnæs i Utviklings- og kompetanseetaten.


TØFFEST I SKOLEGÅRDEN. Utdanningsetaten er første virksomhet til å ta i bruk kommunens nye avtale for sak-/arkivsystem. Det passer Bjørn Marthinsen og Cecilie Schjander godt.

Detaljert prosess
UKE og Byarkivet har tegnet opp et innføringsløp der den enkeltes forretningsbehov avstemmes mot prosjektstyret og systemleverandørens utrullingsmodell. De ulike fasene, med støttemateriale, er beskrevet på kommunens felles intranett.

– Alle virksomheter må gjennomføre et eget forprosjekt hvor man definerer sitt eget behov og hvilke prosesser man vil ha digitalisert. Ved godkjent leveranseplan starter kontraktsforhandling med ACOS basert på felles malverk, eventuelt med bruk av kommunens låneordning for investering i nytt sak-/arkivsystem. Deretter overtar virksomheten gjennomføring og endringsledelse og gevinstrealisering, sier Bjønnæs.

Lean først
I april fikk alle saksbehandlere i UDEs administrasjon tilgang til det nye sak-/arkivsystemet. Skolene følger etter i høst og vinter. Marthinsen og prosjektleder Cecilie Schjander kvitterer på viktigheten av å gjøre solide forberedelser til ACOS-innføringen.

– Vi burde alle se på ACOS-avtalen som et organisasjonsutviklingsprosjekt. Starte med en fordomsfri samtale om prosesser og oppgaveløsning, og vurdere hver enkelt i lys av effektivisering, forenkling og kvalitet. En slik rekkefølge vil gi det beste utgangspunktet for en vellykket utrulling, sier IKT-direktør Bjørn Marthinsen i Utdanningsetaten.

Hyllevaren holdt ikke
Som førstemann inn på ACOS-avtalen uttrykker Marthinsen og Schjander en skjønn blanding av begeistring og harme på vegne av etaten sin. Piloten skulle egentlig ha vært avsluttet for om lag et år siden, men mangler ved løsningen har medført forsinkelser.

– Vi er fornøyde med løsningen slik den fremstår i dag, men det siste året har vært krevende. Funksjonalitet for både tilgangsstyring og sikker sone var ikke i henholdt til kommunens krav, og vi måtte jobbe ganske hardt for å få det på plass, sier Schjander.

Slutt på skanningen
Sammen med UKE, som har kjørt sin egen ACOS-pilot i samme periode, etablerte de to separate team for å løse utfordringen med leverandøren: Teknisk og merkantilt. Utviklingskostnaden ble delt med leverandør, og den mer dynamiske løsningen for tilgangsstyring og håndtering av sensitiv informasjon foreligger, selv om den enda ikke er formelt godkjent og det gjenstår noe feilretting. Alle kommunens virksomheter kan ta funksjonaliteten i bruk ved behov.

– I mellomtiden har vi forberedt organisasjonen på innføringen av en felles digital hukommelse. Blant annet vil vi sentralisere postmottaket, som tidligere foregikk papirbasert på 180 skoler. Integrasjon mot andre fagsystemer vil også gi gevinster, sier Marthinsen.

Må følge oppskriften
– Hva er de viktigste erfaringene fra UDE-piloten som dere tror har overføringsverdi til kommunens øvrige virksomheter?

– Først: Gjør en solid behovskartlegging, for eksempel ved hjelp av brukerreiser. Hver av oss inngår egne avtaler med ACOS, og kravspesifikasjonen er unik for din virksomhets behov. Dernest: Sørg for et profesjonelt testregime, be eventuelt om hjelp. Du kan ikke risikere å godkjenne noe så viktig som et dokumenthåndteringssystem på feil grunnlag. Til slutt: Planlegg produksjonssettingen så du vet nøyaktig hva du vil trenge av eventuelle tilleggsressurser. Og spør gjerne de som har gått foran deg i løypa om råd, sier Schjander.

– Husk også dette: ACOS Websak er brukervennlig og solid. Integrasjonen mot for eksempel Outlook er god, og man får det raskt under huden. Men det er ikke som en app på telefonen. Alle som skal bruke systemet må gjennomføre nødvendig opplæring. Man må også venne seg til å gjøre ting på enn annen måte enn i det systemet man hadde tidligere, konkluderer Marthinsen.

Se også:
Kast alle papirene (13.4.2018)
– Bli med på eArkiv-omvisning (2.12.2016)
Valgte ACOS til eArkiv (22.8.2016)