Kommunen har inngått dynamisk innkjøpsordning (DPS) for vektertjenester, noe som er godt nytt for en organisasjon med mange ulike behov. – Ordningen gir tilgang til et kvalifisert leverandørmarked med ti dagers tilbudsfrist, sier André Joachim Frank.
Av Svein Jørgen Kjenner Johansen
All tale om innkjøp av produkter og tjenester til Oslo kommune handler i stor grad om ulikhet og variasjon. Vi befinner oss i en organisasjon bestående av spesielle behov og unike hensyn; et uttrykk for at vi driver med ulike ting.
Innkjøp av vektertjenester illustrerer dette mangfoldet. Noen ganger trenger du et helt korps av vaktholdere til et mobilt arrangement for en dag eller en helg, andre ganger er det hensiktsmessig med én person stasjonert samme sted på helårsbasis. Driver du med byggforvaltning er behovet ditt annerledes enn om du leverer kemnertjenester eller innimellom trenger eksamensvakter.
Utnytter bredden
Flere virksomheter har på denne bakgrunnen hatt egne rammeavtaler med faste leverandører. Dette er en løsning som har fungert tilfredsstillende for noen, men som likevel innebærer at man ikke har fordelen av å utnytte mulighetene som ligger i hele markedet.
– Det er veldig spennende for oss å utforske mulighetene som ligger i denne moderne anskaffelsesformen, ikke minst gitt det mangfoldige behovet innen vektertjenester i kommunen. Ved etablering av innkjøpsordningen før jul ble både store og små leverandører tilknyttet, sier seksjonsleder André Joachim Frank i UKE Konkurransegjennomføring.
Konkurranser for hvert oppdrag
En vanlig rammeavtale vil nemlig gi en fordel til de største leverandørene. Konkrete enkeltbehov som flere kunne ha fylt, for eksempel mindre eller nystartede selskaper, kommer alle inn til leverandørene som kan møte alle typer behov – «vinneren tar alt».
– DPS er annerledes. Her kvalifiserer hver leverandør seg snarere gjennom forretningsmessig skikkethet, i dette tilfellet inkludert miljø- og lærlingekrav, og så konkurrerer man på enkeltoppdrag ettersom de konkurranseutsettes blant kvalifiserte leverandører. For øvrig har konkurranse under ordningen mange likhetstrekk med minikonkurranser under en parallell rammeavtale, sier Frank.
Digitalt og dynamisk
Konkurransene gjennomføres digitalt, så en annen nyhet er at alle som trenger vektertjenester vil trenge tilgang til kommunens konkurransegjennomføringsverktøy, som har en egen modul tilpasset DPS. (Kontakt UKE for tilgang).
– En fordel er at man sparer tid på at leverandørene allerede er kvalifisert. Man trenger altså ikke å ta stilling til denne typen evaluering, samtidig kan man sette tilbudsfristen til 10 dager i stedet for de vanlige 30 som gjelder ved en åpen anbudskonkurranse, sier Frank.
Tilrettelagt for kommunens virksomheter
For å forenkle prosessen er det utarbeidet maler for alle deler av konkurransen, slik at det bare er å fylle ut det som gjelder egne behov. Malene ligger i konkurransegjennomføringsverktøyet.
– På intranett ligger en innføring og et ferdig kontraktsformular som skal brukes i den enkelte avtale som inngås. De som ikke ønsker å gjennomføre konkurranser selv kan kontakte UKEs konsulentmiljø for anskaffelsestjenester, sier Frank.
Intranett:
Innkjøpsordning (DPS) for vektertjenester
Konkurransegjennomføringsverktøy