Fra sandkasse til automatiserte arbeidsprosesser

UKE og bydelene Alna og Stovner har inngått et unikt samarbeid om innovasjon og forbedringsarbeid. Innovasjonsprogrammet har som mål å utvikle fullautomatiserte administrative tjenester med lav sårbarhet. Arbeidet materialiseres i konkrete pilotprosjekter av inntil 6 måneders varighet, der resultatene benchmarkes mot aktører i og utenfor kommunen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Samarbeidsavtalen gjelder til 2020, med mulighet til å inkludere andre bydeler eller virksomheter i Oslo kommune underveis. Resultatene vil være åpent tilgjengelige.

– En viktig grunn til å jobbe sammen med to bydeler om innovasjon, er nærheten til brukerne og overføringsverdien til andre bydeler, sier etatsdirektør Marit Forseth i UKE.


BLIKKET OPP OG FREMOVER. Programstyret i innovasjonsprogram for bydelenes service- og støttetjenester er optimistisk på vegne av egen forbedringsevne. Fra venstre, foran: Bydelsdirektør Tore Olsen Pran i Alna; etatsdirektør Marit Forseth i UKE; bydelsdirektør Alv H. Sørland i Stovner. I midten: Winnie Bolstad, Bente F. Larsen og May Britt H. Grønningen i Bydel Stovner og Hege Schjenken i Bydel Alna. Bak: Torill Ovlien, Kari Hove og Jon Øgar i UKE.

Forbedring og læring
Programmet starter med to så forskjellige piloter som sourcing av lønnstjenester til UKE, og en pilot om uttesting av robotteknologi i fakturakontering.

– I det første tilfellet blir vi utfordret på gevinstrealiseringen, og sammenligner oss med best practice. I den andre piloten er vi i «sandkassa». Selv om vi skal prøve ut robotteknologi på en konkret prosess og også her definere og måle gevinster, er målet først og fremst læring, sier Forseth.

Innovasjonsprogrammet inkluderer et metodikkgrunnlag basert på Lean og Difis Prosjektveiviseren. Det hele er tradisjonelt organisert, med et programstyre, programkoordinator og en portefølje av enkeltstående prosjekter. Koordinatoransvaret er tillagt UKEs nyopprettede prosjektkontor.

Forme fremtiden sammen
Alna-bydelsdirektør Tore Olsen Pran understreker kontinuiteten som ligger i de tre virksomhetenes innovasjonspartnerskap.

– Innovasjonsarbeid foregår hele tiden, både i de tjenesteytende armene av kommunen og hos de som sitter sentralt. Det er særlig teknologiutviklingen som gjør timingen for dette samarbeidet riktig. Vi har unike muligheter for å effektivisere og forbedre innbyggertjenestene. Denne avtalen er en forpliktelse om å støtte hverandre i utviklingen av gode ideer, og dele løsningene som kommer ut på den andre siden, sier Pran.

Stovner-bydelsdirektør Alv Humborstad Sørland trekker fram viktigheten av å løfte fram lokale erfaringer og initiativ, som kan foredles og nyttiggjøres i større skala.

– Det er viktig for oss å være konkrete. Det er en velkjent øvelse å postulere forbedringspotensial med utgangspunkt i digitalisering, selvbetjening og stordatahåndtering. Programmet vårt vil løfte opp den kontinuerlige uttestingen av innovative løsninger for at lokale erfaringer skal komme flest mulig enkelt til gode, sier Sørland.


ENIGE OG TRO. Men ikke til Dovre faller. UKE, BAL og BSRs innovasjonsprogramplan er tidsbegrenset til 2017 – 2020. – Vi skal kjenne at det brenner litt under beina, sier virksomhetslederne Tore Olsen Pran, Marit Forseth og Alv Humborstad Sørland.

Bedre innbyggertjenester
De tre beskriver avtalen som en trening i målstyring, og understreker at prosjektene skal i gjennomsnitt sannsynliggjøre en effektiviseringsgevinst på 30 prosent i full drift. Hvert prosjekt tidsbegrenses til seks måneders varighet. Prosjektene vil benchmarkes mot aktører det er naturlig å sammenligne med, både i og utenfor kommunen.

– Hvilke øvrige piloter vi etter hvert vil ta opp i programmet, gjenstår å se. Det myldrer av idéer, og så får vi sortere ut hva vi har mest tro på å utforske nærmere – fordi vi tror det er lavthengende frukter og stor overføringsverdi til andre bydeler, eller fordi det er teknologi eller konsepter vi mener det er viktig å prøve, sier Forseth.

Se også: