Fra 64 permer til én

Fakturasentralen i UKE sparte fem timeverk daglig bare på poståpningen etter at de startet med Lean. – Folk blir så mye mer happy når de får gå opp sine egne prosesser, sier teamleder Janne Kittelsen.

Se også: Forbedre, dag for dag (29.10.2015)

Fakturasentralen er, som navnet antyder, ansvarlig for all inngående faktura til Oslo kommune. En typisk produksjonsenhet, her snakker vi store volum.

Prosessene må holde tritt
Teknologien har i høyeste grad bidratt til effektiviseringen, tenk bare på effekten fra e-faktura. Dette ble innført som standardkrav til alle leverandører fra 2013, og gjorde at behovet for manuell håndtering stupte.

– Så er det likevel sånn at arbeidsrutinene ikke automatisk fornyes og forbedres bare fordi teknologien gjør et byks. Snarere må man følge med, helst være i forkant. For oss har Lean vært et strålende verktøy for å nyttiggjøre oss endringsviljen hos medarbeiderne, sier teamleder Janne Kittelsen.

ingeborg_janne_leantavle_844
«HAR DET KUNDEVERDI?» Ingeborg Alm og Janne Kittelsen i Fakturasentralen har endret på turnuser og rutiner som følge av Lean-arbeidet. – Penger og tid spart, høyere trivsel og bedre kvalitet, sier de om resultatet.

Endring hele tiden
Så noe er relativt nytt, samtidig som det gamle fortsatt henger ved. Ennå er ca. 30 prosent av fakturaene til Oslo kommune cellulosebasert. Med et samlet volum på 650 000, sier det seg selv at det fortsatt ankommer en del papirkonvolutter.

– Fortsatt er vi midt i endringen. Vi kan i liten grad basere oss på gamle erfaringer, men må endre oss hele tiden. Samtidig som vi skal forbedre kunde- og medarbeidertilfredshet. Det Lean gjør er å tilby en metodikk som alle kan forstå, og som kan brukes på nær sagt alt. Den lar oss ikke slå oss til ro med én måte å gjøre ting på, sier teamleder Ingeborg Alm.

Ikke noe hokuspokus
Kittelsen er selv sertifisert Lean-navigatør, men sier at arbeidet med prosessforbedring i overveiende grad har vært drevet «nedenfra».

– Endring kan være utfordrende uansett hva man jobber med. Samtidig er det jo ikke noe hokuspokus. Folk som kan faget sitt vet også hvordan det kan forbedres. Lean utfordrer oss alle sammen, hele tiden, til å se kritisk på det vi gjør: Er det nødvendig? Er det optimalt? Slik reduserte vi for eksempel tidsbruken ved poståpning, det hadde ikke noe med e-faktura å gjøre, sier hun.

Kritisk gjennomgang
Det samme kan sies om 64-delingen av antall permer, som skyldtes en kritisk gjennomgang av arkivrutinene.

– Vi hadde en rutine hvor en spesiell type dokumenter til faggruppen for regelverk ble skrevet ut og oppbevart i permer. Etter en verdistrømsanalyse fant vi ut at behovet ble like godt ivaretatt gjennom elektronisk lagring, bortsett fra den gjenværende permen med enkeltsaker som krever en annen type oppfølging, sier Alm.

Tilfredse kunder
Så er spørsmålet hva man gjør med all denne til overs-tiden.

– Det har knapt vært noe problem. Den viktigste forskjellen er at vi får lavere skuldre. En større fellesforståelse for hva vi driver med. Og ikke minst: Mer tilfredse kunder ute i kommunens virksomheter, sier Kittelsen.

Klikk her for å lese om UKEs nye Lean-tilbud.
Klikk her for å lese om Lean-erfaringene fra bydel Vestre aker.
Klikk her for å lese om sertifisering av nye lean-navigatører.

En tanke om “Fra 64 permer til én

Det er stengt for kommentarer.