Folk i første rekke

Bydel Frogner gjør omfattende forberedelser til neste års flytteprosess. – Den organisatoriske reisen er viktigere enn selve adresseendringen, sier prosjektleder Knut Robert Sande.

Oslos største bydel holder til i Sommerrogata 1 på Solli plass, et lekkert bygg med lang historie. I september 2018 forlates det til fordel for et annet praktbygg i samme nabolag; Rikstrygdeverkets gamle hovedkvarter i Drammensveien 60.

Organisasjonsutvikling
Men snarere enn å diskutere ærverdige Oslo-bygninger, ønsker prosjektleder Knut Robert Sande å snakke om den organisatoriske og kulturelle forandringen som den forestående lokasjonsendringen krever.

– Jeg anser flyttingen primært som et OU-prosjekt. Derfor bruker vi tiden frem til neste høst på å endre og omstille oss, slik at vi kan starte og utnytte de nye mulighetene fra dag én i nytt hus, sier Sande.


MEDARBEIDERNE FØRST. Prosjektleder Knut Robert Sande sammen med førstekonsulent Jorunn Sveinang Hemma, en av bydelens nyoppnevnte endringsagenter på veien frem til ny organisasjon – og nytt hovedkontor.

For svak samhandling
Sammen med rådgivere fra Konserntjenester – organisasjon og ledelse i UKE har bydelen laget et utviklingskonsept for bydelens ansatte, som skal gjøre dem i bedre stand til å løse oppgaver i samspill med hverandre, innbyggerne og teknologiens nye muligheter.

– Vi har lenge sett at vi har mer å hente i uutnyttet potensial. Dette må struktureres og brukes, særlig når det gjelder kommunikasjon mellom medarbeiderne på tvers av enhetene i bydelen. Vi kan forbedre språk og rutiner for effektiv samhandling, sier Sande.

Endringsagenter under utdanning
Sentralt i utviklingsprosjektet er internrekrutteringen av et korps med 40 endringsagenter. Dette er medarbeidere som i løpet av høsten 2017 vil bli opptrent til å stimulere og bistå sin del av organisasjonen i flytteforberedelsene.

– Særlig to forhold er avgjørende for at vi skal lykkes med forbedringsarbeidet: 1) At løsningene som velges er tilpasset behovene til bydelen som helhet og 2) At de utvikles av den lokale fagekspertisen. Vi skal jobbe nedenfra og opp, for å gjøre bydelen i stand til å utføre oppgaver slik de skal utføres i 2017, sier Sande.

Trenger nye møteplasser
Han fremholder at prosessene nesten helt sikkert vil få konsekvenser for bydelens organisasjonskart, men anser det som lite hensiktsmessig å spå nøyaktig hva dette innebærer.

– Vi går uansett for et dynamisk organisasjonskart; man er aldri ferdig organisasjonsutviklet. Det viktigste er å skape sosiale, teknologiske og fysiske møteplasser, for så å øve oss på å utnytte dem, sier Sande.


HJELP PÅ VEIEN. Malin Søimer Guttormsen, Cathrine Strandberg Greve og Katja Eggen har bistått prosjektleder Sande og Bydel Frogner i utviklingen av endringsreisen frem mot nytt bydelshus.

Åpent og digitalt
Konkret innebærer dette at hver etasje i det nye bydelshuset vil være tilpasset fagområder, uavhengig av seksjoner og avdelinger. Det vil bli tilgang på minst ett møterom for hver åttende medarbeider. Lokalene er tilpasset åpne løsninger, men uten utstrakt bruk av ledig plass («free seating»). Tynnklienter fjernes, til fordel for bærbare løsninger, og det blir sømløs internettforbindelse i absolutt alle deler av huset.

– Vi har sett hen til Signaler, et dansk arkitektfirma som har arbeidet med danske kommuner for å lage arbeidsplasser med stor fleksibilitet og gode samhandlingsarenaer. I tillegg har vi hentet mye inspirasjon hos andre virksomheter her til lands, blant annet Kemnerkontoret, Alna barnevernstjeneste og NAV Lillehammer.

Solid opplæring
Han mener bistanden fra UKE har truffet spikeren på hodet. Endringsagenter, ledere og medarbeidere har fått opptegnet tre løp frem mot flyttedato, med vekt på varig og kontinuerlig endring, snarere enn happenings og flyktige anledninger.

– Vi er veldig fornøyd med bistanden så langt. UKE har hjulpet oss med å konkretisere våre mer eller mindre løse forestillinger om hva vi vil få til. Jeg har inntrykk av at medarbeiderne gleder seg til fortsettelsen, og da har vi oppnådd mye allerede, sier Sande.