Prosjektet for anskaffelse av ny IT-driftsavtale for Oslo kommune brukte sommeren på å forhandle med leverandørene. I august kom oppdaterte tilbud: Nå er det i gang igjen.

Etter forrige måneds signering av rammeavtale for utvikling av interaktive tjenester har det øket på med interesse for kommunens virkelig store IT-anskaffelse, nemlig den som skal erstatte de eksisterende konsernnett- og applikasjons- og basisdriftavtalene.

– Det er en veldig spennende fase nå. Tilbudene vi fikk inn før sommeren var solide, og vi har god dialog med de ulike leverandørene. Vi har all grunn til å tro at vi vil holde tidsplanen med avtaleinngåelse i tide for leveransestart i februar 2018, sier prosjektleder Maria Therese Sanna.

I tillegg til anskaffelsesprosjektet, som ledes av Sanna, opererer i disse dager en forhandlingsorganisasjon under ledelse av Gunnar Wedde, avdelingsdirektør for Konserninnkjøp.

INNSPURT TIL NYTT DRIFTSREGIME. Maria Therese Sanna, Siw Ånonsen og Gunnar Wedde gyver løs på andre forhandlingsrunde, før kontrakt signeres nærmere årsslutt. 

Signering før jul
Wedde og Sanna ber om forståelse for at det ikke er mulig å opplyse om hvem de utvalgte leverandørene er, ikke engang hvor mange som er valgt ut til å bli med i forhandlingsfasen, kun at de (betryggende nok) er mer enn én.

– Sikkert er det uansett at etableringsprosjektet formelt starter opp mot slutten av året og da begynner det spennende arbeidet med å involvere forskjellige brukergrupper virkelig å ta form, forteller Sanna videre.

Siw Ånonsen, som har holdt tak i referansegruppen, med medlemmer fra de ulike virksomhetene i kommunen, skal ha en sentral rolle som fagansvarlig i etableringsprosjektet.

– Vi har valgt «etableringsprosjekt» fremfor «mottaksprosjekt». Vi ser med andre ord for oss en smal prosjektorganisasjon, og bred involvering av linjen under innføringen av den nye avtalen; selvsagt med god støtte fra oss i UKE, sier Ånonsen.

Mye skjer fort
Hun forteller at det gode, gamle uttrykket «å snu seg rundt» kommer til god anvendelse når det er snakk om overgangen til ny driftsavtale.

– Så mye av etableringsstrategien er avhengig av forslagene som kommer fra ny driftspartner. Derfor er det en god del ting vi rett og slett ikke kan planlegge for ennå. Etter signering får vi det travelt, ikke minst med hensyn til dialogen med virksomhetene, sier Ånonsen.

Det er ikke slik at planleggingen ikke har startet, men som følge av anskaffelsens natur har den mange ukjentfaktorer. Prosjektet for anskaffelse av ny IT-driftsavtale har operert med en lett og dynamisk kravspesifikasjon for å kunne hente ut de beste effektene av den leverandøren som til slutt blir valgt. Partnerskap og langsiktighet har vært førende prinsipper.

Følger Kompass
Ånonsen forteller ellers at Etableringsprosjektet vil samarbeide med prosjektet for utrullingen av Kompass, kommunens nye service management-system.

– Kompass-prosjektet skal ferdigstilles i løpet av september, og er deretter klare til å rulle ut til flere virksomheter. Ved formell oppstart av ny driftsavtale vil vi dermed kunne ivareta henvendelser til UKE i nytt verktøy. Frem til da jobber vi med sluttbrukergrensesnitt og prosessene for saksbehandling, sier Ånonsen.

Se også:
Rapport fra dNA-tilbudskonferansen (8.3.2017)
En mer relevant driftsmodell (13.2.2017)
dNA – det begynner å ligne et liv (28.11.2016)
Heftig markedsmøte om IKT-drift (15.9.2016)