Forbedring via fjernarbeid

Lean-konsulentene Ann-Rita Langnes og Ola Kristoffersen har bistått både bydeler, etater og kommunale foretak med kontinuerlig prosessforbedring. Nå er de som resten av oss overlatt til kommunikasjonsteknologiens begrensninger – og muligheter.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Trykk her hvis du trenger bistand til lean

Det passet liksom ingen, denne globale pandemien. Når skole- og barnehagebarn må være hjemme, kontoret er i lockdown, og alle kollegaer, innbyggere, leverandører og samarbeidspartnere er potensielle bærere av en potensielt dødelig smitte, så sier det seg nærmest selv at arbeidshverdagen går inn i en ny og annerledes modus.

Tiden er umoden
De fleste av behovene i kommunal sektor er imidlertid de samme som før. Gatene må feies, PC-ene må fungere, utbyggingssaker må behandles, den eldre garde må bistås, og de som er i utdanning må få en eller annen form for undervisning. Dette prøver vi nå å balansere, alle sammen. Ingenting er som det har vært, men alt må gå videre.

Her sitter vi – i samme båt, men likevel fullstendig adskilt – og tenker ett av to om ting som kontinuerlig forbedring: Enten at slikt overhodet ikke kan prioriteres nå som alt står på hodet, eller tvert imot at dette er det perfekte øyeblikk for å optimalisere flytskjemaer og linjeprosesser: Nå trenger vi lean – og vi trenger bistand til leaningen!

– De fleste av oss i Oslo kommune tenker nok på den første måten, mest fordi det er slik vi er vant til å tenke. Men jeg mener dette er akkurat riktig tidspunkt å børste støv av gammel kunnskap, sier lean-konsulent Ola Kristoffer Kristoffersen i UKE Konsulenttjenester.

DIGITALE VEILEDERE. – Start med å løse de mest åpenbare og konkrete utfordringene, så vil du lære mer om de underliggende problemene som kan takles etter hvert, konstaterer UKEs lean-konsulenter Ann-Rita Langnes og Ola Kristoffersen. (Foto: Skjermdump).

Gamle rutiner ruster ikke – eller?
Lean er nemlig ikke noe nytt her i kommunen. Vi har hatt utdannings- og sertifiseringstilbud til kommunens medarbeidere i flere omganger, senest i regi av KPMG, og mange virksomheter sitter på en mer eller mindre taus kunnskap i form av lean-navigatører og utøvere med «belter» i hele regnbuens spekter.

– Lean handler om å etablere ryddigere prosesser. Finne enklere og bedre måter å oppnå de beste resultatene på. De fleste arbeidsplasser har rutiner som har utviklet seg gjennom mange år. Rutiner som er utviklet som følge av enkeltpersoners preferanser og skiftende styringssignaler. Dette er ikke ment som kritikk, det er rett og slett slik det blir, sier kollega Ann-Rita Langnes.

– De færreste arbeidsplasser har nok effektivisert prosessene sine maksimalt, og sikret full automatisering av unødvendige manuelle rutiner. Situasjonen gir oss en god mulighet til å reflektere og bygge opp noe nytt, fremfor å gjenskape rutiner fra en arbeidshverdag hvor ikke alle er hundre prosent operative, oppfordrer Kristoffersen.

Fikk lean-hjelp til RPA
En av de som har vært heldige med bistanden som er kommet fra lean-konsulentene i UKE, er Anne-Marthe Hellgren i Sykehjemsetaten. Hun leder et prosjekt for uttesting av RPA for etatens prosesser, et initiativ som ble utviklet i samarbeid med UKE og innovasjonsprogrammet.

– Jeg har tatt navigatørkurs via KPMG, og har egentlig lean i ryggmargen. Det er et tankesett som alle burde ha med seg, ikke minst i et samfunnsoppdrag hvor vi kontinuerlig utfordres på kostnadseffektivitet og sporbarhet. Lean er en selvfølge når en vurderer RPA, men vi tenkte det var nyttig å skalere opp når vi først gjennomgikk prosesser, forteller Hellgren.

SOLHILSEN. Anne-Marthe Hellgren i Sykehjemsetaten (numera fra hjemmekontoret) taler varmt og gjerne om bistanden fra UKE Konsulenttjenester.

Krasjet i korona
Sykehjemsetaten har fått på plass én RPA så langt, en robotisering av rapporttelling fra etatens fagsystem. De øvrige prosessene som ble vurdert som modne, står foreløpig i utredningskø. De øvrige prosessene som skulle optimaliseres som del av løpet Hellgren og de andre avdekket sammen med lean-konsulentene fra UKE, ble midlertidig satt på «korona-vent».

– Vi fikk uvurderlig hjelp fra Ann-Rita og Ola. De er drevne i metodikken og har et godt grep om kommunens systemer og rutiner. Vi i etaten har så mange oppgaver og folk har fulle kalendre, så det var veldig nyttig med noen som både var selvgående og kunne trekke litt i oss andre, sier Hellgren.

– Disse konsulentene påstår at de kan gjøre en like god bistand via e-post, Workchat og telefon; vil dere vurdere å plukke opp tråden der dere slapp tidligere i år?

– Vi er fornøyd med bistanden vi mottok, så med en gang vi får klarsignal om at det er rom for å arbeide med disse tingene igjen, tar vi opp tråden igjen. Vi må innse at sykehjemmene er i en veldig presset situasjon akkurat nå, så vi må «skynde oss langsomt», konkluderer Hellgren.

Se også:
Leaner stabsfunksjonen (16.10.2017)
Leanet egen ledergruppe (23.5.2016)
Leanet arbeidsmiljøet; deler kunnskapen (21.1.2016)
Lean i alle leire (4.12.2015)
Forbedre, dag for dag (27.10.2015)
Fra 64 permer til én (30.10.2015)
Bli med og leane kommunen (31.8.2015)
Tavlemesteren (24.8.2015)