Ved hjelp av en smart bestilling på den nye systemutviklingsavtalen er denne gjengen i ferd med å gjøre noe ganske revolusjonerende for Oslo kommunes kundehåndtering.
Av Svein Jørgen Kjenner Johansen
Selv blant de av oss som regelmessig har særlig yrkesbefatning med Oslo kommunes «kunder», kan ordet fortsatt bety litt ulike ting. Vi omtaler kundene våre innimellom som «innbyggerne», noen ganger kan selv en slik samlebetegnelse kompliseres til å bety borettslag, lokalt næringsliv, kommuneansatte eller sågar kommunale virksomheter.
Hvert system sitt register
Holder vi oss til definisjonen «innbyggere i Oslo», 673 469 individer per 1. januar 2018, er det fortsatt et utall måter å forholde oss til hver av dem som registrert «kunde». Søker de barnehageplass, vil de leie et skolelokale, står i kø for feierbesøk, trenger påfyll av vaksine eller kanskje gravlegges? En kommunes kunde kan være så mangt, noe som blant annet medfører mange fagsystemer å betjene henne i.
Og ettersom Oslo kommune består av et femtitalls autonome virksomheter, og fordi fødselsnummeret vårt ikke uten videre kan benyttes som identifikator, ender vi opp der vi står: Med ulike og ukoordinerte kundenumre for én og samme kunde.
FÅR SEG ETT NUMMER. Ingar Slette, Harald Høydal og Elin Fossen i HR- og økonomiforvaltning og Astri Olsen i Helseetaten (foran) i prosjekt Felles kunderegister.
Gjenstridige feil og ingen helhet
– Grovt sett er det to problemer med denne floraen av registerdata. Vi mister potensialet for en bedre og mer helhetlig innbyggerservice, for eksempel slik den er beskrevet i Tim-visjonen. Og vi åpner for gjenstridige feil, ved at adresse- eller statusendringer ikke automatisk oppdateres, sier Harald Høydal i HR- og økonomiforvaltning.
Han er prosjektleder for Felles kunderegister, et prosjekt opprettet for å gi kommunens digitalisering nok en dult fremover.
– Hovedleveransen er i stor grad knyttet opp til økonomisystemet, som jo brukes av alle kommunens virksomheter. Det er dermed egnet som masterdata for øvrige fagsystemer, sier Høydal.
Kundedata ett sted
Applikasjonen som driver den nye kunderegistreringen er utviklet av Netcompany etter en minikonkurranse på kommunens nye systemutviklingsavtale. Applikasjonen, som i prosjektet er kalt FRONT, produserer et nytt sjusifret kundenummer for alle kommunens kunder, knyttet opp mot fødsels- eller organisasjonsnummer.
– Uansett hvor du jobber i kommunen vil du kunne vaske lokale kunderegistre mot FRONT. Ved hjelp av synkronisering med enhetsregisteret og folkeregisteret, og duplikatsjekk mot økonomisystemet, holdes det nye registeret kontinuerlig oppdatert, sier løsningsarkitekt Ingar Slette.
Muligheter for Min side
Prosjektet ser potensialer for den nye løsningen, blant annet i utviklingen av Min side på www.oslo.kommune.no.
– Ett kundenummer vil for eksempel gjøre det mulig å se ubetalte fakturaer og betalingshistorikk for alle kommunale tjenester fakturert fra økonomisystemet på Min side. Slik vi i dag bruker PRK-nummeret for å registrere oss i ulike internløsninger, slipper vi å registrere navn, adresse og andre data når vi registrerer nye kunder. I fremtiden håper vi å åpne for single sign on også for innbyggerne, sier prosjektdeltaker Astri Olsen i Helseetaten.
– Veldig fint. Dette er altså ikke en «målbildebasert løsningsskisse for innovativ anskaffelsesdialog»?
– Nei da, dette eksisterer og installeres i disse dager. Løsningen piloteres frem til september, med en referansegruppe fra Bydel Grünerløkka, Boligbygg, Vann- og avløpsetaten, Plan- og bygningsetaten, Utdanningsetaten, Helseetaten og oss i UKE, sier Slette.